Запись в трудовую о переходе на электронную трудовую книжку 2023

Работник, который написал заявление об электронных сведениях о трудовой деятельности, получает бумажную трудовую на руки. Перед выдачей кадровик вносит в неё закрывающую запись: с этого дня книжку не ведут, сведения идут только в электронном виде. Ниже — образец такой записи и порядок её внесения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Работник: Петрова Анна Сергеевна

Должность: менеджер по продажам

Заявление от 12 января 2023 г.

Запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку

образец заполнения граф 1–4

17 января 2023 г.

Графа 1: 25 — очередной порядковый номер записи.

Графа 2: 17.01.2023 — дата выдачи трудовой книжки работнику.

Графа 3: Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

Графа 4: Заявление Петровой А. С. от 12.01.2023.

Запись заверил

Специалист по кадрам

____________ / А. И. Смирнова /

Зачем нужна закрывающая запись

С 2021 года сведения о трудовой деятельности работника работодатель подаёт в Социальный фонд электронно. Бумажная трудовая книжка осталась у тех, кто начал работать раньше и не отказался от неё.

Работник вправе в любой момент подать письменное заявление о том, чтобы сведения о его работе велись только в электронном виде. С этого дня работодатель прекращает вести бумажную книжку, вносит в неё закрывающую запись и выдаёт книжку работнику на руки. Основание — статья 66.1 Трудового кодекса и статья 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Запись подтверждает: книжку больше не ведут, и прежние записи в ней не продолжатся. Без неё следующий работодатель не поймёт, почему после увольнения в книжке нет новых записей, а работник не докажет, что отказался от бумажного формата.

Что написать в каждой графе

Графа 1 — очередной порядковый номер записи после предыдущей.
Графа 2 — дата выдачи трудовой книжки работнику: день, когда книжку фактически передают на руки.
Графа 3 — дословно: «Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».
Графа 4 — основание: заявление работника с датой.
Под записью — подпись кадровика и печать организации, если она есть.

Как оформить переход

Примите заявление. Работник пишет заявление в свободной форме: просит вести сведения о трудовой деятельности электронно. Заявление храните — это основание записи.
Внесите запись. В графах 1–4 трудовой книжки сделайте закрывающую запись по образцу выше. Дату ставьте ту, когда книжку выдаёте.
Заверьте. Подпишите запись, поставьте печать организации, если она есть. Исправления в закрывающей записи не приветствуются: лучше заполнить аккуратно с первого раза.
Выдайте книжку. Отдайте трудовую работнику под подпись в книге учёта движения трудовых книжек или в личной карточке.
Подайте сведения в фонд. Оформите кадровое мероприятие о переходе на электронные сведения и передайте его в Социальный фонд в установленном порядке.

Частые ошибки

Пишут в графе 3 «переведён на электронную трудовую книжку» — такой формулировки закон не даёт, нужна фраза из статьи 2 закона № 439-ФЗ.
Ставят в графу 2 дату заявления, а не дату выдачи книжки на руки.
Забывают графу 4 и оставляют основание пустым.
Продолжают вести бумажную книжку после записи: новые приёмы и переводы в неё уже не вносят.
Не выдают книжку на руки: работодатель не вправе её удерживать после отказа работника от бумажного формата.

Частые вопросы

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после такой записи?

Нет. После подачи заявления о переходе на электронные сведения и внесения записи в трудовую книжку возобновление ведения бумажной книжки законом не предусмотрено. Поэтому заявление работник пишет один раз и осознанно.

Кто вносит запись, если прежний работодатель её не сделал?

Только тот работодатель, которому работник подавал заявление. Новый работодатель такую запись не вносит: он принимает работника по сведениям о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР) и ведёт учёт электронно. Если запись пропущена, работнику нужно обратиться к прежнему работодателю.

Что делать, если работник говорит, что он на электронной книжке, а записи нет?

Проверьте сведения о трудовой деятельности: если в них нет данных о заявлении, работник остаётся на бумажной книжке. Принимайте его по бумажной трудовой, а при утере — по дубликату с последнего места работы.

Нужно ли издавать приказ о переходе?

Закон требует заявления работника и записи в книжке. Приказ о прекращении ведения и хранения книжки и о её выдаче полезен для порядка в документах, но его реквизиты в трудовую не вносят.

Нужна ли печать на записи?

Печать ставят, если она у организации есть. Отсутствие печати у компании, которая её не использует, запись не порочит.

Какой датой подавать сведения в фонд?

Кадровое мероприятие о переходе на электронные сведения передают в Социальный фонд в порядке и сроки, установленные для этого мероприятия. Дату записи в книжке и дату сведений в фонд лучше не разносить по месяцам.

Кадровые бумаги отнимают время у бизнеса

Чтобы кадровый учёт шёл без ручной рутины

Заявления, записи, приказы и отчёты в фонд повторяются каждый месяц. На небольшой компании это ложится на одного человека, и любая пропущенная запись всплывает через годы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные работника и готовят кадровое мероприятие к отправке.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»