Шаблон счёта на оплату в Excel

Счёт на оплату — документ, по которому покупатель переводит деньги: в нём банковские реквизиты продавца и перечень товаров или услуг с ценами. Ниже — бланк в Excel и Word, образец заполнения и разбор реквизитов.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Поставщик: ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

р/с 40702810000000000001 в АО «Банк»

Покупатель: ООО «Василёк»

ИНН 7707654321, КПП 770701001

Счёт на оплату

№ 27 от 30 октября 2026 г.

30 октября 2026 г.

Основание: договор поставки № 12 от 1 октября 2026 г.

Прошу оплатить следующие товары (услуги) по указанным реквизитам.

Сумма к оплате: 122 000 руб., в том числе НДС 22 % — 22 000 руб.

Поставщик

Директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Нужен ли счёт на оплату и какая у него форма

Счёт на оплату не относится к первичным документам бухгалтерского учёта: закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ его не упоминает. Это документ для расчётов, в котором продавец указывает свои банковские реквизиты и перечень товаров или услуг с ценами, чтобы покупатель мог перевести деньги.

Обязательной формы в законе нет. Поэтому шаблон в Excel каждый делает под себя: главное — чтобы из счёта было понятно, кому и за что платить. Удобно, когда бланк сразу считает суммы формулами: цена умножается на количество, внизу итог и НДС.

Что указать в счёте на оплату

Название и номер счёта, дату выставления.
Реквизиты поставщика: название организации или ИП, ИНН, КПП (у ИП его нет), адрес, банк, расчётный счёт, БИК, корреспондентский счёт.
Реквизиты покупателя: название или ФИО, ИНН, КПП, если есть.
Таблица: наименование товара или услуги, единица измерения, количество, цена за единицу, сумма.
Итог: общая сумма, ставка НДС и сумма налога или пометка «Без НДС».
Основание: номер и дата договора, счёта или заявки, если они есть.
Подпись и расшифровка: руководителя или ИП.

Как заполнить шаблон в Excel

Откройте бланк и впишите свои реквизиты. Название, ИНН, КПП, банк и счета — один раз. Дальше этот лист можно копировать под каждый новый счёт.
Заполните покупателя. Название или ФИО, ИНН и КПП. Если счёт выставляют на физлицо, КПП не нужен: достаточно ФИО и адреса.
Внесите товары или услуги. По строке на позицию: наименование, количество, цена. Сумма посчитается формулой.
Проверьте НДС. Если работаете с НДС, укажите ставку и сумму налога. Если освобождены от НДС, поставьте «Без НДС» и укажите основание — например, освобождение по статье 145 НК РФ при УСН.
Сохраните в PDF и отправьте. Excel удобен для расчётов, но покупателю надёжнее отправить PDF или скан с подписью, чтобы он не изменил суммы.

Чем счёт отличается от УПД и накладной

Счёт на оплату — документ для перевода денег. Отгрузку и передачу товара он не подтверждает.
УПД и накладная подтверждают отгрузку. Для вычета НДС нужен счёт-фактура или УПД, который объединяет счёт-фактуру и передаточный документ.
Счёт-фактура нужен для вычета НДС. Счёт на оплату его не заменяет.
Поэтому к счёту на оплату обычно прилагают договор, а после оплаты выставляют УПД или накладную.

Частые вопросы

Можно ли скачать шаблон счёта на оплату в Excel бесплатно?

Да. Форма счёта законом не установлена, поэтому любой бланк в Excel или Word можно взять за основу и подогнать под свои реквизиты.

Нужна ли печать на счёте на оплату?

Нет. Печать на счёте не обязательна: закон её не требует, а подписи руководителя или ИП достаточно. Многие компании печать уже не используют.

Как выставить счёт от ИП?

В шапке укажите «Индивидуальный предприниматель», ФИО, ИНН, адрес и банковские реквизиты. КПП у ИП нет, поэтому эту строку убирают. Подпись — ИП с расшифровкой.

Что писать в счёте, если работаю без НДС?

В строке НДС напишите «Без НДС» и укажите основание: например, освобождение по статье 145 НК РФ при УСН или применение патента к этой деятельности. Сумма к оплате тогда равна стоимости товаров или услуг.

Можно ли выставить счёт на предоплату?

Да. В назначении укажите «аванс» или «предоплата» и долю, например 50 %. После отгрузки покупателю понадобится УПД или накладная, а счёт-фактуру на аванс выставляют, если продавец платит НДС.

Чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры?

Счёт на оплату нужен, чтобы покупатель заплатил. Счёт-фактура — документ для вычета НДС, у него строгая форма по постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. Один документ другого не заменяет.

Счета, заявки и акты собираются вручную

Чтобы документы по сделкам собирались сами

Когда сделок десятки, счета и заявки удобнее собирать не в Excel, а автоматически: из заявки в CRM или из письма клиента.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут данные клиента и позиции заказа, подставляют их в шаблон, проверяют суммы и присылают готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»