Индивидуальный график работы сотрудника: образец и бланк

Индивидуальный график работы — документ, которым работодатель устанавливает конкретному сотруднику чередование рабочих дней и выходных, начало и конец смены на учётный период. Ниже — бланк и заполненный образец для продавца, который работает два дня через два.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Продавец Т. А. Смирнова

Структурное подразделение: магазин на Ленина, 5

График работы

на ноябрь 2026 года

Утверждаю: директор ООО «Ромашка» П. П. Петров, 30 сентября 2026 г.

Работнику установлен суммированный учёт рабочего времени с учётным периодом — календарный месяц. Норма рабочего времени за ноябрь 2026 года — по производственному календарю при 40-часовой рабочей неделе.

Рабочие дни: 1, 2, 5, 6, 9, 10, 13, 14, 17, 18, 21, 22, 25 и 26 ноября — с 9:00 до 21:00; 29 ноября — с 9:00 до 15:00. Перерыв для отдыха и питания — 1 час в течение каждой смены. Остальные дни — выходные. Всего за месяц — 159 рабочих часов.

С графиком ознакомлена не позднее чем за месяц до введения в действие.

Составитель графика

Начальник магазина

____________ / И. И. Иванова /

Работник

Продавец

____________ / Т. А. Смирнова /

Зачем нужен индивидуальный график

Индивидуальный график работы нужен, когда сотрудник трудится не по общему режиму компании: посменно, по скользящему графику, с суммированным учётом рабочего времени. Общий график отдела в таком случае не подходит — у одного человека смены выпадают на другие дни, и считать переработку надо по его личному графику.

При сменной работе график сменности доводят до сведения работника не позднее чем за месяц до введения, кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом. Для других режимов срок проверяют по применимым правилам. Для отдельного сотрудника действует то же правило: график утверждают заранее, знакомят под подпись, и только потом он начинает работать.

Если сотрудник работает по обычному режиму — пять дней с двумя выходными, с фиксированным началом и концом дня, — отдельный график не нужен: достаточно условий в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка.

Что указать в графике

Наименование организации и подразделение, где работает сотрудник.
Должность, фамилию и инициалы работника — график составляют на одного человека.
Учётный период, если введён суммированный учёт рабочего времени: месяц, квартал или другой срок.
Норму рабочего времени за учётный период по производственному календарю.
Конкретные даты и время смен, чередование рабочих и выходных дней.
Время перерыва для отдыха и питания.
Подпись составителя и отметку об ознакомлении работника.

Как оформить график одному сотруднику

Проверьте трудовой договор. Режим работы сотрудника должен быть прописан в договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка. Если там общий режим, а нужен сменный, сначала оформите изменение условий договора по статье 74 ТК РФ или по соглашению сторон.
Определите учётный период. Для сменной работы и скользящего графика удобен суммированный учёт: переработку в одном месяце закрывает недоработка в другом. Учётный период не может быть больше года.
Посчитайте норму. Возьмите норму рабочего времени за учётный период из производственного календаря при 40-часовой неделе. Для сокращённого времени норма уменьшается пропорционально.
Расставьте смены. Распишите по датам, кто и сколько часов работает, где выходные, где перерыв. Смены ставьте так, чтобы за учётный период не вышло сверх нормы без оплаты как сверхурочных.
Утвердите и ознакомьте. График утверждает руководитель. Сотрудника знакомят с ним под подпись не позднее чем за месяц до введения в действие.

Частые ошибки

Путают график работы с режимом рабочего времени в трудовом договоре: договор задаёт общие рамки, график — конкретные смены на период.
Вводят график без месяца на ознакомление — статья 103 ТК РФ требует предупредить заранее.
Не считают норму за учётный период и не видят переработку, которая требует повышенной оплаты по статье 152 ТК РФ.
Ставят сотруднику две смены подряд без учёта требований к междусменному отдыху.
Не указывают перерыв для отдыха и питания, хотя по статье 108 ТК РФ он составляет от 30 минут до 2 часов.

Частые вопросы

Чем индивидуальный график отличается от графика отдела?

График отдела задаёт смены всем работникам подразделения сразу. Индивидуальный график составляют на одного сотрудника, когда его режим отличается от общего: неполный день, свои смены, другой учётный период.

Обязательно ли знакомить сотрудника с графиком за месяц?

Да, если график вводится в рамках статьи 103 ТК РФ — при сменной работе. Работодатель доводит график до сведения работников не позднее чем за месяц до введения в действие.

Можно ли поменять график после утверждения?

Можно по соглашению с работником. Если меняются условия трудового договора, действует порядок статьи 74 ТК РФ: работника предупреждают письменно не позднее чем за два месяца, если иное не установлено законом.

Нужен ли график при неполном рабочем дне?

Отдельный график не обязателен, если в трудовом договоре прямо указаны рабочие дни и часы. График удобен, когда дни и часы меняются от недели к неделе.

Сколько хранить графики работы?

Графики работы (сменности) хранят в организации по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда графики, заявки и согласования отнимают время у руководителя

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Графики смен, заявки на подмену и согласования отпусков съедают часы: каждую бумагу надо проверить, сверить с нормой часов и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют часы с производственным календарём и приносят руководителю готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»