Авансовый отчёт по командировке: образец заполнения

Авансовый отчёт — документ, которым сотрудник показывает, куда ушли деньги, выданные ему под отчёт, и прикладывает подтверждения: билеты, счета гостиницы, чеки на такси. Для командировки он закрывает проезд, проживание и суточные.

Отчёт — первичный документ по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Утверждённый руководителем отчёт даёт бухгалтерии основание списать выданный аванс и учесть расходы.

Обязательной формы нет: компания вправе пользоваться своим бланком или формой № АО-1 из постановления Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Главное — чтобы в документе были обязательные реквизиты первички: кто составил, что потрачено, когда, подпись и подтверждения.

Отчитаться по командировке нужно в течение трёх рабочих дней после возвращения. Правило действует с 30.11.2021: раньше срок был привязан к дате окончания поездки иначе, сейчас отсчёт идёт от дня приезда.

Если сотрудник не сдал отчёт и не вернул деньги, сумму можно удержать из зарплаты: по ст. 137 ТК РФ работодатель вправе удержать неизрасходованный и своевременно не возвращённый аванс, если работник не оспаривает основание и размер удержания. Решение нужно принять не позднее месяца после окончания срока возврата; общий предел удержаний — 20 % каждой выплаты зарплаты.

Когда удержать нельзя или сотрудник уволился, долг могут признать его доходом и начислить НДФЛ и страховые взносы. Поэтому отчёт лучше не откладывать.

Вернулся раньше срока. В отчёте показывают фактически израсходованные суточные за реальное число дней. Если суточные уже перечислены за больший срок, лишнее сотрудник возвращает в кассу или пишет заявление на удержание из зарплаты — в отчёте эта сумма идёт в остаток.

Билеты и гостиницу оплатила компания. Сотрудник не тратил подотчётные деньги на эти цели, поэтому в отчёте показывает только свои расходы — суточные, такси. Копии билетов и счёта гостиницы прикладывают для подтверждения, что поездка состоялась; отдельная бухгалтерская справка законом не требуется.

Нет чеков. Сотрудник пишет объяснение, почему документа нет, и пытается получить дубликат у продавца. Если подтвердить расход нечем, руководитель решает, признавать ли трату. Без документов налоговая расходы не признаёт, а сумму могут удержать из зарплаты или признать доходом сотрудника с НДФЛ и взносами.

Электронный отчёт. Отчёт можно оформить в электронном виде и подписать электронной подписью — сила у него та же, что у бумажного.