Опись дела: образец и бланк

Опись дел — учётный документ архива: в неё по порядку вносят каждое дело с заголовком, крайними датами, сроком хранения и числом листов. Ниже — бланк и заполненные образцы для дел постоянного хранения, дел временного хранения и внутренней описи документов внутри одного дела.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Наименование организации: ООО «Ромашка»

Фонд № 12

Опись № 1

Опись дел

постоянного хранения за 2026 год

«___» __________ 20__ г.

№ п/п 1 | Индекс дела 01-01 | Заголовок дела: Приказы генерального директора по основной деятельности | Крайние даты: 12.01.2026–28.12.2026 | Кол-во листов: 84

В данный раздел описи внесено 46 (сорок шесть) дел с № 1 по № 46, в том числе литерные номера: нет; пропущенные номера: нет.

Составитель описи

Начальник отдела делопроизводства

____________ / И. И. Иванова /

Согласование

Протокол ЭК от 15.01.2027 № 2

____________ / Утверждено протоколом ЭПК от 20.01.2027 № 4 /

Что такое опись дела

Опись дел — перечень дел фонда с учётными данными: номер, индекс, заголовок, крайние даты, срок хранения и число листов. По описи архив принимает дела, находит их и подтверждает, что дело на хранении есть.

Опись составляют на дела одного вида: постоянного хранения, временного хранения, по личному составу. Внутри крупной организации описи делают по структурным подразделениям, а затем сводят в сводную опись фонда.

Форму описи дел и правила её заполнения задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Компания может взять рекомендуемый образец оттуда и закрепить его в инструкции по делопроизводству.

Какие графы заполнить в описи дел

Номер по порядку — сквозная нумерация дел в описи.
Индекс дела по номенклатуре дел: например, 01-05, где 01 — номер подразделения, 05 — номер дела.
Заголовок дела — так, как он записан в номенклатуре: что за документы и за какой период.
Крайние даты — первая и последняя даты документов в деле. В описи дел постоянного хранения графу со сроком хранения не заполняют.
Срок хранения — для дел временного хранения и дел по личному составу: по перечню типовых архивных документов.
Количество листов в деле — по листу-заверителю, который заполняют при формировании дела.
Примечание — для пометок о литерных и пропущенных номерах, об изъятых делах.

Как составить опись дел

Соберите дела по номенклатуре. Возьмите номенклатуру дел за год и проверьте, что каждое заведённое дело в неё внесено, а заголовки совпадают с фактическими.
Пронумеруйте и заверите листы. В каждом деле листы пронумерованы, а лист-заверитель подписан: из него берут число листов для описи.
Заполните таблицу описи. Внесите дела по порядку номеров: индекс, заголовок, крайние даты, срок хранения, число листов. Дела одного подразделения — в отдельный раздел.
Сделайте итоговую запись. После последней строки раздела напишите, сколько дел внесено, с какого по какой номер, какие номера литерные и пропущенные.
Подпишите и согласуйте. Опись подписывает составитель, её рассматривает экспертная комиссия организации, а дела постоянного хранения утверждает экспертная комиссия архива.

Внутренняя опись документов дела

Внутренняя опись — отдельный документ внутри одного дела. В неё вносят каждый документ дела: регистрационный номер, дату, заголовок и номера листов, которые документ занимает. Она нужна в делах, где документы подшиты по одному и их много: приказы, протоколы, личные карточки.

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе по рекомендуемому образцу приказа Росархива № 77. В конце указывают, сколько документов внесено и сколько листов занимает сама опись; лист подписывают и подшивают в начало дела.

Внутренняя опись помогает найти документ, не перелистывая дело, и проверить сохранность: если документ потерян, это видно по несовпадению номеров листов.

Частые ошибки

Заголовки дел в описи не совпадают с номенклатурой: при передаче в архив опись возвращают на переработку.
В описи дел постоянного хранения заполняют графу «срок хранения» — по правилам её оставляют пустой.
Нет итоговой записи с числом дел и номерами: опись нельзя закрыть и утвердить.
Число листов взято на глаз, а не по листу-заверителю: при проверке дела в архиве обнаруживается расхождение.
Опись подписана, но не рассмотрена экспертной комиссией организации: дела постоянного хранения не утверждены.
Внутреннюю опись путают с описью дел: первая — внутри одного дела, вторая — перечень всех дел фонда.

Частые вопросы

Чем опись дел отличается от номенклатуры дел?

Номенклатура — список дел, которые будут заведены в следующем году, её составляют заранее. Опись — перечень уже заведённых и закрытых дел с числом листов, её делают по итогам года перед передачей в архив.

Чем внутренняя опись отличается от описи дел?

Внутренняя опись лежит внутри одного дела и перечисляет документы этого дела. Опись дел — отдельный документ, в котором перечислены все дела фонда или подразделения за год.

Нужна ли опись дел, если у компании нет архива?

Нужна. Дела постоянного хранения и по личному составу хранят в компании и передают в архив по описи. Без описи нельзя подтвердить, что дело есть и в каком оно состоянии.

Кто утверждает опись дел?

Опись дел постоянного хранения рассматривает экспертная комиссия организации, затем её согласует экспертная комиссия государственного или муниципального архива. Описи дел по личному составу и временного хранения согласует экспертная комиссия организации.

Сколько листов может быть в деле?

Правила Росархива ограничивают объём дела: обычно не больше 250 листов. Если документов больше, дело делят на тома и каждый том вносят в опись отдельной строкой.

Можно ли вести опись дел в электронном виде?

Можно, если в компании есть система электронного документооборота или архивная программа. Итоговый экземпляр описи подписывают и хранят на бумаге или в системе с электронной подписью.

Когда учёт документов держится на одном человеке

Чтобы дела собирались в опись сами

Номенклатура, листы-заверители и описи отнимают дни у делопроизводителя, а без них архив не примет дела.

Я собираю ИИ-агентов, которые по шаблону готовят описи и внутренние описи из данных учётной системы, проверяют число листов и приносят документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»