Выписка из штатного расписания: образец и бланк

Выписка из штатного расписания — документ, в котором воспроизводят часть штатного расписания: одну должность, одно подразделение или несколько строк. Работник просит её для суда, банка, соцзащиты или нового работодателя. Ниже — бланк и образец заполнения по одной должности.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Юридический адрес: 101000, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Выписка из штатного расписания

на 1 (одну) должность

16 ноября 2026 г. № 14

Настоящая выписка выдана по заявлению менеджера отдела продаж И. И. Иванова от 10 ноября 2026 г. и подтверждает, что в штатном расписании ООО «Ромашка», утверждённом приказом от 01 января 2026 г. № 1, по состоянию на 16 ноября 2026 г. числятся следующие должности:

Отдел продаж: менеджер по продажам — 1 штатная единица, оклад 85 000 рублей в месяц, надбавка за стаж — 10 %.

Выписка выдана для предъявления в банк по месту требования.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / С. С. Сидорова /

Что такое выписка из штатного расписания

Штатное расписание — документ, в котором перечислены подразделения, должности, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Его утверждают приказом руководителя и ведут по форме № Т-3 (рекомендуемый образец) либо по форме, самостоятельно разработанной и утверждённой руководителем; обязанности применять Т-3 нет.

Выписка — это часть штатного расписания, перенесённая на отдельный лист. В ней воспроизводят только те строки, которые нужны получателю: одну должность, одно подразделение или несколько смежных. Полное штатное расписание — коммерческая информация, поэтому целиком его выдают редко.

Кому и зачем нужна выписка

Работнику — для банка при получении кредита или ипотеки, чтобы подтвердить доход и должность.
Работнику — для соцзащиты, пенсионного фонда или суда, когда нужна справка о работе и окладе.
Работнику — для нового работодателя, если тот просит подтвердить прежнее место работы.
Руководителю — для обоснования сокращения или изменения окладов, когда нужно показать отдельную должность.
Бухгалтерии и кадровой службе — для внутренних проверок и подготовки отчётов.

Что включить в выписку

Наименование организации, ИНН и КПП, адрес — чтобы получатель знал, от кого документ.
Дату и регистрационный номер выписки.
Номер и дату приказа, которым утверждено штатное расписание.
Подразделение, должность, количество штатных единиц, оклад, надбавки — только по запрошенным строкам.
Основание выдачи: заявление работника или служебная записка руководителя.
Цель выдачи: «для предъявления в банк», «для суда» и т. п.
Подписи руководителя и начальника отдела кадров, заверенные печатью, если компания её использует.

Как оформить выписку

Получите заявление. Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать выписку и указывает, для чего она нужна.
Выберите строки. Откройте штатное расписание и перенесите только те строки, которые относятся к запросу. Не включайте лишние должности и оклады.
Оформите бланк. Заполните шапку, дату и номер, основание и цель выдачи. В тексте перечислите должности и суммы.
Заверьте. Выписку подписывают руководитель и начальник отдела кадров. Если в компании есть печать, поставьте её на подпись.
Выдайте под подпись. Отметьте выдачу в журнале регистрации или на копии заявления. Копию выписки оставьте в деле.

Частые ошибки

В выписку включают всё штатное расписание — это раскрывает оклады всех сотрудников.
Не указывают, каким приказом утверждено штатное расписание, — получатель не может проверить документ.
Забывают основание выдачи: без заявления работника непонятно, почему выписка выдана.
Не ставят дату и номер — документ сложно учесть и подтвердить в суде.
Выписку подписывает только кадровик без руководителя — для внешних получателей этого может быть недостаточно.

Частые вопросы

Чем выписка отличается от копии штатного расписания?

Копия воспроизводит весь документ целиком, выписка — только нужные строки. Копию обычно заверяют полностью, выписку — в части, которую она содержит.

Обязан ли работодатель выдать выписку работнику?

Закон не обязывает работодателя выдавать выписку по первому требованию, но работник может запросить документы, связанные с работой, в том числе копии. Штатное расписание не относится к документам, которые работодатель обязан выдавать по статье 62 ТК, поэтому порядок выдачи лучше закрепить в локальном акте.

Нужна ли печать на выписке?

Если компания использует печать, её ставят на подпись руководителя. Если печати нет, достаточно подписей. Для банка или суда лучше уточнить требования заранее.

Можно ли выдать выписку в электронном виде?

Да, если компания ведёт электронный документооборот и получатель согласен. Электронную выписку подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.

Сколько хранить выписку?

Выписку хранят в деле вместе с заявлением работника. Срок хранения зависит от содержания: если она подтверждает трудовые отношения, её хранят по правилам для кадровых документов, обычно не менее 50 лет.

Читать в журнале

Когда выписки и справки собираются вручную

Чтобы кадровые документы готовились сами

Выписки, справки и копии отнимают время у кадровой службы: каждую нужно найти, сверить и заверить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят на подпись руководителю.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»