Таблица графика работы на месяц: образец пустая Excel

График работы на месяц — таблица, где по строкам идут сотрудники, по столбцам — дни месяца, а в клетках стоят выходы, выходные и часы. Ниже — пустой бланк для Excel: какие столбцы завести, что писать в клетках и как посчитать часы формулой.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Февраль 2027 года

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

График работы на месяц

на ____________________ 20__ года

«___» __________ 20__ г.

Форма учёта рабочего времени: суммированный учёт, учётный период — календарный месяц.

Продолжительность рабочей смены — 8 часов, обеденный перерыв — 1 час.

С графиком ознакомлены под подпись не позднее чем за месяц до введения в действие.

Составитель графика

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Согласование

Председатель профсоюза

____________ / С. С. Сидоров /

Зачем графику отдельная таблица

График работы нужен там, где люди выходят не по общему календарю: смены, дежурства, посменная торговля, производство в несколько смен. В клетках таблицы видно, кто в какой день работает, кто отдыхает и сколько часов набегает за месяц.

По ст. 103 ТК РФ график сменности доводят до работников не позднее чем за месяц до введения в действие. Поэтому таблицу удобно держать в Excel: её правят каждый месяц, распечатывают и подписывают, а часы считают формулой, а не вручную.

Какие столбцы завести в пустом бланке

Порядковый номер строки и ФИО сотрудника — по одной строке на человека.
Должность и табельный номер — чтобы бухгалтерия сверила с табелем учёта рабочего времени.
Дни месяца: 1–31 отдельными столбцами, с датой и днём недели в шапке.
В клетке на пересечении сотрудника и дня — код: «Я» — явка, «В» — выходной, «О» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка.
Колонки «Итого часов», «Итого смен», «Переработка» — справа от дней месяца.
Строка «Подпись об ознакомлении» внизу — если график доводят под подпись.

Как собрать таблицу в Excel

Сделайте шапку. В первой строке — название месяца и года, во второй — номера дней, в третьей — дни недели. Закрепите первые столбцы и строки, чтобы при прокрутке ФИО оставались на экране.
Заполните строки сотрудников. Один человек — одна строка. Столбец с ФИО сделайте шире, а дни — узкими, по 3–4 знака: в клетку должен влезать код.
Поставьте коды выходов. Вводите коды вручную или списком через «Проверка данных» в Excel: так в клетку не попадёт лишний текст и таблица останется ровной.
Посчитайте часы. Справа заведите столбец «Итого часов» и просуммируйте часы по строке. Если часы стоят в отдельных клетках, используйте СУММ; если только коды — считайте число явок через СЧЁТЕСЛИ и умножайте на длину смены.
Сверьте с нормой. Сверьте часы каждого сотрудника с нормой за установленный учётный период. При суммированном учёте сверхурочную работу определяют по превышению нормального числа часов за этот период и оплачивают по ст. 152 ТК РФ.
Распечатайте и подпишите. Настройте область печати на месяц, поставьте подписи составителя и руководителя, ознакомьте сотрудников под подпись не позднее чем за месяц до введения графика.

Частые ошибки в графике

Клетки заполняют словами «работает» и «отдыхает» — таблица расползается, и её нельзя посчитать формулой.
Нет итоговых столбцов: часы считают вручную и теряют переработку.
График утвердили за неделю до месяца — нарушен срок ознакомления по ст. 103 ТК РФ.
В одном месяце у человека не проставлены дни отпуска или больничного — потом расходятся график и табель.
Норма часов взята из прошлого года: производственный календарь на каждый год свой, и норму надо брать на нужный месяц.

Частые вопросы

Обязателен ли график работы на месяц?

Обязателен, если в компании сменный режим: по ст. 103 ТК РФ график сменности доводят до работников не позднее чем за месяц до введения в действие. При обычной пятидневке с общими выходными достаточно правил внутреннего трудового распорядка и табеля учёта рабочего времени.

Какого размера должна быть таблица?

Столбцов столько, сколько дней в месяце, плюс шапка с ФИО, должностью и итогами. Строк — по числу сотрудников, которым строят график. Ориентацию листа в Excel ставьте альбомной, иначе 31 день не поместится на печать.

Можно ли вести график в одном файле на год?

Можно: сделайте отдельный лист на каждый месяц и подтяните в шапку название месяца. Так удобнее сверять переработку за учётный период, если он больше месяца.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком под подпись?

При сменном режиме — да, не позднее чем за месяц до введения в действие (ст. 103 ТК РФ). Подпись ставят в отдельной строке или в листе ознакомления, приложенном к графику.

Как отметить в таблице отпуск и больничный?

Буквенными кодами, как в табеле: «О» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка. Часы за такие дни в итог не ставят, а в табеле они идут по своим кодам.

Когда таблицы собираются вручную каждый месяц

Чтобы графики и табели собирались сами

График на месяц, табель, сверка часов — рутина, которая повторяется у кадровика или руководителя каждый месяц и отнимает часы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие таблицы по шаблону, переносят данные из учётной системы и приносят готовый файл на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»