Соглашение об использовании факсимиле: образец

Факсимиле — оттиск печати с подписью, которым заменяют собственноручную подпись. Закон допускает такую замену, когда стороны договорились об этом письменно. Ниже — образец соглашения, по которому две компании договариваются, какие документы подписывать оттиском и как это подтверждать.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», именуемое в дальнейшем «Сторона 1», в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава,

и ООО «Василёк», именуемое в дальнейшем «Сторона 2», в лице генерального директора А. С. Смирновой, действующей на основании устава,

Соглашение об использовании факсимиле

о порядке подписания документов факсимильной подписью

16 ноября 2026 г. № 7/Ф

Стороны договорились, что документы по договору поставки от 12 января 2026 г. № 14/П, а также счета, акты, спецификации и заявки к нему подписываются факсимильной подписью. Факсимиле каждой Стороны — оттиск, образец которого приведён в приложении 1 к настоящему соглашению.

Факсимильная подпись признаётся равнозначной собственноручной подписи уполномоченного лица. Каждая Сторона отвечает за то, что факсимиле хранится у уполномоченного лица и не передаётся третьим лицам.

Стороны не применяют факсимиле на договорах, которые требуют нотариального удостоверения или государственной регистрации, на документах для налоговых органов и на документах, для которых закон устанавливает собственноручную подпись.

Документ, подписанный факсимиле, Сторона направляет другой Стороне в электронном виде на адрес, указанный в настоящем соглашении, а по требованию — на бумаге. Спор о подлинности оттиска решается путём сличения с образцом из приложения 1.

Соглашение действует до 31 декабря 2027 г. и продлевается на каждый следующий год, если ни одна Сторона не заявит об отказе за 30 календарных дней до окончания срока.

Сторона 1

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Сторона 2

Генеральный директор ООО «Василёк»

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужно соглашение об использовании факсимиле

Пункт 2 статьи 160 ГК РФ разрешает при сделках использовать факсимильное воспроизведение подписи по соглашению сторон. Без такого соглашения оттиск не заменяет подпись: документ могут признать неподписанным.

Соглашение фиксирует три вещи: кто вправе ставить оттиск, на какие документы это распространяется и как сторона подтверждает, что оттиск её. Дальше документы подписывают оттиском без отдельной бумаги на каждый счёт или акт.

Что прописать в соглашении

Перечень договоров и документов, на которые распространяется факсимиле: договор поставки, счета, акты, спецификации, заявки.
Образец оттиска каждой стороны в приложении — по нему сверяют подлинность.
Кто отвечает за хранение факсимиле и что оно не передаётся третьим лицам.
Запрет на факсимиле там, где закон требует собственноручной подписи: нотариальные сделки, документы для госрегистрации, налоговая отчётность.
Порядок обмена: адрес электронной почты, обязанность прислать бумажный экземпляр по требованию.
Срок действия и порядок отказа от соглашения.

Где факсимиле не подходит

Договоры, которые требуют нотариального удостоверения, — оттиск нотариус не заверит.
Договоры и права, подлежащие государственной регистрации: без подписи от руки регистрирующий орган документ не примет.
Налоговая отчётность и документы для налоговых органов: их подписывают собственноручно или усиленной квалифицированной электронной подписью.
Кадровые документы, с которыми работника знакомят под подпись: трудовой договор, приказы, лист ознакомления.
Векселя и другие бумаги, для которых закон прямо требует собственноручной подписи.

Как оформить соглашение

Сверьте оттиски. Возьмите по одному чистому оттиску факсимиле каждой стороны и приложите к соглашению как приложение 1.
Перечислите документы. Назовите договор с датой и номером и виды документов к нему, которые будут подписывать оттиском.
Определите ответственных. Укажите, чьё факсимиле используется и кто отвечает за его хранение.
Задайте порядок обмена. Запишите адрес электронной почты для сканов и срок, в который сторона пришлёт бумажный оригинал по запросу.
Подпишите и сохраните. Подпишите соглашение от руки в двух экземплярах, по одному каждой стороне; храните вместе с приложением-образцом.

Частые вопросы

Можно ли подписать договор факсимиле без отдельного соглашения?

Нет. Пункт 2 статьи 160 ГК РФ допускает факсимиле только по соглашению сторон. Без него оттиск не считается подписью, и вторая сторона сможет оспорить, что договор заключён.

Обязательно ли нотариальное удостоверение такого соглашения?

Нет. Соглашение об использовании факсимиле — обычная сделка в простой письменной форме, нотариус для неё не нужен.

Достаточно ли прописать факсимиле в тексте основного договора?

Достаточно, если в договоре есть условие о том, что документы подписывают факсимиле, и приложены образцы оттисков. Отдельное соглашение удобнее, когда договоров много: одно соглашение покрывает всю переписку и все счета.

Что делать, если контрагент получил документ с чужим оттиском?

Сличить оттиск с образцом из приложения и заявить о подделке письменно. Дальше спор решает суд, в том числе с помощью экспертизы оттиска.

Можно ли отменить соглашение?

Да. Стороны вправе расторгнуть его по соглашению или отказаться от него, если такое право записано в самом соглашении. Документы, подписанные оттиском до отмены, остаются действительными.

Когда бумаги с оттисками идут потоком

Чтобы документы с факсимиле не терялись в переписке

Соглашение подписано, но счета, акты и спецификации с оттисками приходят по почте и в мессенджерах, и сверить их с образцом вручную некому.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы из почты и мессенджеров, сверяют оттиск и реквизиты с образцом и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»