Акт рекламации: скачать бланк

Акт рекламации фиксирует, что именно не так с поставленным товаром или оборудованием: какой дефект, при каких условиях он проявился и что подтверждают документы. Ниже — бланк в Word и образец заполнения по осмотру партии станков.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «СтанкоТрейд»

ИНН 7712345678, г. Москва

Покупатель: ООО «Механика»

Договор поставки от 12 марта 2026 г. № 47

Акт рекламации

по качеству поставленного оборудования

20 ноября 2026 г. № 3

19 ноября 2026 года при пусконаладке в цехе покупателя осмотрены три станка модели СТ-400, поставленные по товарной накладной от 10 ноября 2026 г. № 218. У двух станков (заводские номера 44117 и 44123) при выходе на рабочую нагрузку появляется вибрация шпинделя, при которой обработка деталей с допуском по чертежу невозможна.

Дефект воспроизводится трижды на каждой единице при нагрузке от 60 % паспортной мощности. Охлаждающая жидкость и оснастка соответствуют паспорту, монтаж выполнен по инструкции завода-изготовителя.

Оборудование принято на ответственное хранение в цехе покупателя, пломбы поставщика не нарушены. Прошу рассмотреть рекламацию и заменить две единицы либо устранить дефект силами сервисной службы.

Приложение: товарная накладная от 10.11.2026 № 218, паспорта станков, акт пусконаладки, видеозапись проверки — на 6 л. в 1 экз.

Покупатель

Главный инженер ООО «Механика»

____________ / А. С. Громов /

Поставщик

Представитель ООО «СтанкоТрейд»

____________ / В. Н. Литвин /

Зачем нужен акт рекламации

Акт рекламации — документ, которым покупатель фиксирует дефект поставленного товара или оборудования и предъявляет его поставщику. В акте описывают, что сломано, при каких условиях это проявилось и какие документы подтверждают поставку и эксплуатацию.

Акт составляет комиссия или специалист покупателя, а подписывают обе стороны. Подписанный акт становится основанием для замены, ремонта, возврата или перерасчёта: по нему видно, что дефект зафиксирован в момент обнаружения, а не выдуман позже. Форму закон не устанавливает — компания берёт свою или бланк поставщика.

Что указать в акте рекламации

Номер и дату акта, реквизиты договора поставки и товарной накладной.
Поставщика и покупателя: наименование, ИНН, адрес.
Наименование товара или оборудования, модель, заводской или серийный номер, количество.
Дату выпуска, дату продажи и дату пуска в эксплуатацию, если оборудование уже работало.
Описание дефекта: что происходит, при какой нагрузке, как часто воспроизводится.
Условия эксплуатации и монтажа: соответствуют ли они инструкции завода-изготовителя.
Состояние упаковки, пломб и комплектность на момент осмотра.
Требование покупателя: замена, ремонт, возврат, перерасчёт.
Перечень приложений: накладные, паспорта, акты, фотографии, видеозапись.
Подписи представителей обеих сторон с расшифровкой.

Где взять бланк акта рекламации и можно ли скачать его бесплатно

Бланк акта рекламации скачать бесплатно можно в двух местах: у поставщика оборудования — у многих производителей своя форма, которую они принимают к рассмотрению, — или взять типовой бланк и дополнить его своими строками. Готовый бланк в Word есть на этой странице: скачайте файл, впишите реквизиты и распечатайте в двух экземплярах — по одному для покупателя и поставщика.

Если поставщик настаивает на своём бланке, заполняйте его: спор о форме акта отнимает время, а дефект нужно зафиксировать, пока оборудование стоит на гарантии. Свой бланк приложите дополнительно, если в нём есть строки, которых нет у поставщика, — например, описание условий монтажа.

Как составить акт рекламации

Осмотрите товар при получении. Дефект фиксируйте в момент приёмки или при пусконаладке, пока товар не ушёл в работу. Позже доказать, что дефект был изначально, сложнее.
Опишите дефект фактами. Не «не работает», а что именно происходит: вибрация при нагрузке, ошибка на дисплее, обрыв цепи. Укажите, как часто и при каких условиях дефект повторяется.
Проверьте условия эксплуатации. Сверьте монтаж, питание и нагрузку с паспортом. Зафиксируйте нарушения и проверьте, связаны ли они с возникшим дефектом.
Соберите приложения. Накладная, паспорт, гарантийный талон, акт пусконаладки, фото и видео. Чем полнее пакет, тем меньше споров.
Подпишите у обеих сторон. Вызовите представителя поставщика. Если он не приехал, отправьте акт с уведомлением о вручении и сохраните отметку об отправке.

Частые ошибки

Дефект описан словами «брак» или «не работает» без условий и частоты проявления.
Нет заводского номера и накладной — поставщик не может сопоставить акт с поставкой.
Акт подписан только покупателем, а поставщику не направлен.
Условия монтажа и эксплуатации нарушены, но в акте об этом ни слова — поставщик откажет.
Акт путают с претензией: акт фиксирует факт, требование о возврате денег оформляют отдельным документом.

Частые вопросы

Чем акт рекламации отличается от претензии?

Акт фиксирует дефект и обстоятельства его обнаружения. Претензия — требование: заменить товар, вернуть деньги, оплатить ремонт. Акт обычно прикладывают к претензии как доказательство, но сам по себе он требования не содержит.

Обязан ли поставщик подписать акт?

Обязанности подписывать акт закон не устанавливает. Но если поставщик отказался участвовать в осмотре или подписать акт, покупатель направляет акт с уведомлением о вручении и сохраняет доказательства отправки — в споре это работает против поставщика.

Можно ли составить акт без представителя поставщика?

Да. Покупатель составляет акт своей комиссией, фиксирует дефект и направляет поставщику. Если поставщик не явился по вызову, в акте делают отметку об этом.

Что делать дальше после акта?

Направить поставщику акт с претензией и требованием. Если поставщик не отвечает или отказывает, спор решают по условиям договора: переговоры, претензионный порядок, суд.

Нужен ли акт рекламации при возврате товара в магазин?

Для потребителя достаточно заявления и чека. Акт рекламации чаще составляют компании между собой по договору поставки, когда речь идёт об оборудовании или партии товара.

Рекламации, акты и переписка с поставщиками съедают время

Чтобы документы по рекламациям собирались сами

Каждый акт рекламации — это осмотр, описание дефекта, приложения и переписка с поставщиком. Когда таких случаев десятки в месяц, руководитель тонет в бумагах.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают акты и претензии по шаблону, подтягивают данные из накладных и договоров и приносят руководителю готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»