Книга учёта трудовых договоров: образец и бланк

Книга учёта трудовых договоров — журнал, в котором кадровик записывает каждый заключённый, изменённый и расторгнутый трудовой договор. Закон её не требует, но она держит под контролем сроки и спасает при проверке. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

Ответственный за ведение: инспектор по кадрам С. А. Кузнецова

Книга учёта трудовых договоров

начата 12 января 2026 г., окончена «___» __________ 20__ г.

Запись № 1 — 12 января 2026 г.

1 | 12.01.2026 | 14/2026-тд | Иванов Пётр Сергеевич | менеджер по продажам | бессрочный | 12.01.2026 | — | — | подпись

2 | 15.01.2026 | 15/2026-тд | Смирнова Анна Игоревна | бухгалтер | срочный до 31.12.2026 | 15.01.2026 | — | — | подпись

Ответственный за ведение

Инспектор по кадрам

____________ / С. А. Кузнецова /

Зачем нужна книга учёта трудовых договоров

Книга собирает в одном месте все трудовые договоры компании: когда заключён, с кем, на какой срок, когда изменён или прекращён. По ней видно, у кого заканчивается срочный договор, кто работает без письменного договора, у кого не оформлено дополнительное соглашение.

Закон вести такую книгу не обязывает. Её вводят приказом руководителя и закрепляют форму в инструкции по делопроизводству. Польза практическая: при проверке инспектор труда просит список работников и договоры, и книга отвечает на это за минуту, а не за день поисков по папкам.

Что указать в книге

Порядковый номер записи — сквозной на весь год или на всю книгу.
Дату заключения договора и его номер: у каждой компании своя нумерация, обычно с индексом подразделения или года.
Фамилию, имя и отчество работника полностью, как в паспорте.
Должность по штатному расписанию и структурное подразделение, если оно есть.
Вид договора: бессрочный или срочный, а для срочного — дату окончания.
Дату приёма на работу, если она отличается от даты договора.
Отметки об изменениях: перевод, изменение оклада, продление срочного договора — с датой дополнительного соглашения.
Дату прекращения договора и основание: статья Трудового кодекса или пункт договора.
Подпись работника об ознакомлении с записью — по желанию, но с ней книга становится доказательством.

Как завести и вести книгу

Издайте приказ. Приказом руководителя назначьте ответственного за ведение книги и утвердите её форму, если берёте не типовую.
Прошейте и подготовьте. Листы нумеруют, книгу прошивают, концы нити выводят на последний лист и скрепляют подписью руководителя и печатью компании, если печать есть. На последнем листе пишут число листов.
Заполняйте по порядку. Каждую запись вносят при подписании договора или дополнительного соглашения. Пустых строк не оставляют, ошибку исправляют зачёркиванием и новой записью с пометкой «исправлено».
Закрывайте по окончании. Когда книга заполнена, на последнем листе пишут дату окончания и передают книгу в архив по описи.

Частые ошибки

Записи вносят задним числом: книга теряет смысл как доказательство, а расхождение с датами договоров видно сразу.
Книгу ведут в электронной таблице без резервной копии и без приказа — при проверке нечем подтвердить, что это официальный учёт компании.
Не отмечают изменения: перевод и продление срочного договора остаются только в дополнительном соглашении, и по книге картину не восстановить.
Хранят книгу вместе с текущими договорами вместо архива и теряют при переезде.

Частые вопросы

Обязана ли компания вести книгу учёта трудовых договоров?

Нет. Трудовой кодекс такой книги не требует. Её вводят приказом руководителя для внутреннего порядка, и тогда ведение становится обязательным для самой компании.

Кто ведёт книгу?

Обычно инспектор по кадрам или сотрудник, который оформляет приём и увольнение. Если кадрового работника нет, книгу ведёт руководитель или бухгалтер — по приказу.

Можно ли вести книгу в электронном виде?

Можно, если компания так решила. Тогда нужны резервные копии и понятный порядок подписания записей. Бумажная книга с подписями работников надёжнее в спорах.

Сколько хранить книгу?

Срок зависит от вида книги. Приказы по личному составу и документы, их заменяющие, хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: часть — 75 лет при завершении делопроизводства до 01.01.2003 и 50 лет после этой даты. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Нужна ли печать на книге?

Печать ставят на последнем листе при прошивке, если она есть у компании. На каждой записи печать не нужна — достаточно подписи ответственного.

Когда кадровые бумаги отнимают время у собственника

Чтобы учёт договоров шёл сам

Книга, приказы, дополнительные соглашения и сроки по каждому работнику — рутина, которая ложится на одного человека и держится на его памяти.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные работника с договором и приносят готовую запись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»