Журнал регистрации договоров

Закон не требует от коммерческой организации вести журнал договоров и не устанавливает его форму. Момент заключения договора от записи в журнале не зависит: договор вступает в силу тогда, когда это указано в нём самом или в законе.

Журнал решает другие задачи. По нему видно, сколько договоров действует и когда истекает срок; понятно, у кого подлинник и все ли приложения на месте; проще найти нужный документ, когда его требует контрагент, аудитор или суд.

Ведение журнала становится обязательным по сути, когда договоры заключают несколько подразделений или менеджеров: без общей записи приложение к договору легко теряется, а продление срока забывается.

Компании, которые работают по 44-ФЗ, дополнительно попадают в реестр контрактов в единой информационной системе в сфере закупок. Это внешний учёт: сведения о контракте направляет заказчик, и реестровая запись живёт по правилам закона о закупках.

Внутренний журнал договоров нужен и в этом случае: в нём видно, кто отвечает за контракт, где подлинник и какие допсоглашения подписаны. Один документ не заменяет другой.