Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Как написать письмо на согласование: образец

Письмо на согласование — деловое письмо, которым одна сторона просит другую подтвердить решение, условия договора или документ. Ниже — образец с просьбой согласовать проект дополнительного соглашения и разбор, что в нём важно.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Письмо на согласование

о согласовании проекта дополнительного соглашения к договору поставки

16 ноября 2026 г. № 48

Прошу согласовать проект дополнительного соглашения № 2 к договору поставки от 12 января 2026 г. № 17/П, которым меняется срок поставки второй партии товара.

Проект соглашения и протокол разногласий прилагаю. Ответ прошу направить до 23 ноября 2026 г. на адрес электронной почты, указанный в реквизитах.

Приложение: 1) проект дополнительного соглашения на 2 л. в 1 экз.; 2) протокол разногласий на 1 л. в 1 экз.

Автор письма

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Что такое письмо на согласование

Письмо на согласование — деловое письмо, которым организация или предприниматель просит контрагента, вышестоящий орган или партнёра подтвердить документ, условия сделки или решение. Его пишут, когда нужно официальное подтверждение от другой стороны: без ответа нельзя подписать договор, начать работы или внести изменения в документ.

Единой формы в законе нет. Письмо оформляют на бланке организации или с реквизитами отправителя, а адресата, дату, номер и подпись ставят по правилам деловой переписки. Если компания утвердила инструкцию по делопроизводству, форму берут из неё.

Что указать в письме на согласование

  • Адресата: должность, название организации, фамилию и инициалы в дательном падеже.
  • Отправителя: название организации или ФИО предпринимателя, должность и фамилию подписанта.
  • Дату и исходящий номер — по правилам делопроизводства компании.
  • Предмет согласования: что именно просите согласовать, с реквизитами документа — номер, дата, название.
  • Срок ответа: конкретную дату или количество рабочих дней с момента получения.
  • Приложения: проект документа, протокол разногласий, расчёты — с количеством листов.
  • Подпись уполномоченного лица с расшифровкой.

Как написать письмо на согласование

  1. Определите адресата. Пишите тому, кто вправе согласовать документ: руководителю контрагента, в вышестоящую организацию, в орган, который выдал разрешение.
  2. Назовите предмет. В первом абзаце — что согласовываете: проект договора, дополнительного соглашения, акта, локального документа. Укажите номер и дату.
  3. Сформулируйте просьбу. Второй абзац начинается со слова «прошу»: согласовать, подтвердить, направить ответ. Без просьбы письмо останется информационным.
  4. Поставьте срок. Укажите дату, до которой ждёте ответ, или срок в рабочих днях. Если срок не указан, адресат вправе ответить в удобное время.
  5. Приложите документы. Проект соглашения, протокол разногласий, расчёты — всё, что нужно для решения. Перечислите приложения с количеством листов.
  6. Отправьте и зафиксируйте. Отправьте письмо так, чтобы осталось подтверждение доставки: заказным с уведомлением, курьером с отметкой или по электронной почте с уведомлением о прочтении.

Частые ошибки

  • Нет предмета согласования: письмо просит «рассмотреть вопрос», но не называет документ и его реквизиты.
  • Не указан срок ответа — согласование затягивается, а отправитель не знает, когда напоминать.
  • Приложения перечислены без количества листов — адресат не может проверить комплектность.
  • Письмо подписал сотрудник без полномочий: без доверенности или приказа такой ответ не имеет силы.
  • Письмо путают со служебной запиской: записка — внутренний документ, письмо — внешний, для другой организации.

Частые вопросы

Чем письмо на согласование отличается от служебной записки?

Письмо на согласование — внешний документ: его отправляют в другую организацию или орган. Служебная записка — внутренний документ компании, которым сотрудник обращается к руководителю или в другой отдел. Форму письма закон не устанавливает, поэтому компания берёт её из своей инструкции по делопроизводству.

Можно ли отправить письмо на согласование по электронной почте?

Да. Электронное письмо с вложенным проектом документа и уведомлением о прочтении подтверждает отправку и получение. Если стороны договорились об электронном документообороте, письмо подписывают электронной подписью — тогда оно имеет силу бумажного.

Нужна ли печать на письме на согласование?

Закон не требует печати на деловых письмах. Печать ставят, если это предусмотрено уставом компании или договором с контрагентом. Достаточно подписи уполномоченного лица с расшифровкой.

Что делать, если ответ не пришёл в срок?

Направьте напоминание со ссылкой на первое письмо и новый срок ответа. Если согласование предусмотрено договором и молчание контрагента означает отказ или согласие, смотрите условия договора: там может быть правило о том, как считается ответ при отсутствии возражений.

Сколько хранить письма на согласование?

Срок хранения зависит от содержания. Переписка по договорной работе обычно хранится столько же, сколько сам договор. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать в журнале

Когда согласования съедают рабочий день

Чтобы письма и согласования собирались сами

Письма на согласование, заявки и ответы контрагентам отнимают у руководителей часы: каждое надо проверить, сверить с договором и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, подставляют реквизиты и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы