Письмо о недостаче товара при приёмке: образец

Недостачу находят при вскрытии упаковки: коробок меньше, чем в накладной, или в ящике не хватает части товара. Ниже — бланк письма поставщику и заполненный образец, а также порядок: что зафиксировать до письма, какие сроки даёт закон и что требовать.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Северный склад»

А. В. Смирнову

от ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

Уведомление о недостаче товара

по договору поставки № 47 от 12 октября 2026 г.

18 ноября 2026 г. № 112

По договору поставки № 47 от 12 октября 2026 г. 16 ноября 2026 г. по универсальному передаточному документу № 903 на склад ООО «Ромашка» поступил товар — кофемашины модель КМ-200 в количестве 20 штук.

При вскрытии упаковки 16 ноября 2026 г. в присутствии кладовщика П. П. Петрова и менеджера И. И. Иванова обнаружена недостача: фактически в машине находилось 17 кофемашин, не хватает 3 штук. Упаковка без внешних повреждений, пломбы целы. Составлен акт о недостаче № 5 от 16 ноября 2026 г.

Прошу в течение 10 календарных дней с даты получения уведомления допоставить 3 кофемашины КМ-200 либо вернуть стоимость недостающего товара — 174 000 рублей с НДС. Акт № 5 от 16 ноября 2026 г. и фотографии упаковки прилагаю.

Приложение: акт о недостаче № 5 от 16.11.2026 на 1 л. в 1 экз.; фотографии упаковки на 4 л. в 1 экз.

Руководитель покупателя

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем письмо, если есть накладная

Недостачу фиксируют при приёмке, но требование к поставщику предъявляют письмом: устные звонки не создают доказательств, а срок на уведомление о несоответствии товара по статье 483 ГК РФ определяют закон, иные правовые акты или договор, а если срок не установлен — продавца извещают в разумный срок после того, как нарушение должно было быть обнаружено с учётом характера и назначения товара.

Письмо решает две задачи: сообщает поставщику о недостаче и фиксирует дату, с которой покупатель ждёт ответа. К нему прикладывают акт о недостаче и документы приёмки — без них поставщик вправе считать, что товар принят без замечаний.

Что сделать до письма

Проверить товар при вскрытии упаковки в день поставки, не откладывая: статья 513 ГК РФ требует проверить количество и качество в срок, установленный законом, договором или обычаями.
Составить акт о недостаче с участием представителя поставщика, если он приехал, или своими сотрудниками — не меньше двух человек.
Сфотографировать упаковку, пломбы и товар до вскрытия и после: это подтверждает, что недостача не возникла на складе покупателя.
Сохранить транспортные документы и УПД с отметкой водителя о количестве мест.
Направить письмо поставщику способом, который подтверждает получение: заказным письмом с описью вложения, курьером под подпись или по электронной почте, если адрес указан в договоре.

Что указать в письме

Реквизиты договора и товарной накладной или УПД: номер и дата.
Дату и место приёмки, кто принимал товар.
Сколько единиц или мест должно быть по документу и сколько оказалось фактически.
Стоимость недостающего товара по цене договора с выделением НДС, если поставщик — плательщик налога.
Что вы требуете: допоставить товар, вернуть деньги или зачесть сумму в счёт следующих поставок.
Срок ответа и приложения: акт, фотографии, копия накладной.

Как написать письмо о недостаче

Сошлитесь на документы. Первый абзац — договор, накладная и дата поставки. По ним поставщик находит партию в своей системе.
Опишите, что нашли. Укажите, сколько товара прибыло по документу и сколько оказалось в упаковке, кто и когда это зафиксировал.
Назовите сумму. Посчитайте стоимость недостающего товара по цене договора и укажите её с НДС.
Выберите требование. Допоставка, возврат денег или зачёт. Если поставщик не передал предварительно оплаченный товар в срок, покупатель вправе потребовать передачи товара или возврата предоплаты за непереданный товар по пункту 3 статьи 487 ГК РФ.
Отправьте с подтверждением. Заказное письмо с описью вложения, курьер или электронная почта по адресу из договора. Копию с отметкой о получении оставьте у себя.

Частые ошибки

Принять товар по количеству мест, не вскрыв упаковку, и обнаружить недостачу через неделю: доказать, что товара не хватало при поставке, почти невозможно.
Составить акт в одиночку: суд оценивает такой акт ниже, чем составленный комиссией.
Написать письмо без суммы и требования: поставщик отвечает отпиской, сроки тянутся.
Отправить письмо обычным письмом без описи: подтвердить дату получения нечем.
Указать стоимость без НДС, хотя поставщик — плательщик налога: сумма к возврату окажется меньше.

Частые вопросы

В какой срок нужно направить письмо о недостаче?

Срок уведомления по статье 483 ГК РФ устанавливают закон, иные правовые акты или договор, а если он не установлен — действует разумный срок после того, как нарушение должно было быть обнаружено с учётом характера и назначения товара. Договор часто устанавливает свой срок — например, 5 или 10 рабочих дней с даты приёмки. Если срок в договоре есть, соблюдайте его: при пропуске срока поставщик может отказать в допоставке при условиях пункта 2 статьи 483 ГК РФ.

Можно ли потребовать деньги, а не допоставку?

Да. Если поставщик не передал предварительно оплаченный товар в срок, покупатель вправе потребовать возврата предоплаты за непереданный товар по пункту 3 статьи 487 ГК РФ. Если товар оплачен полностью, в письме просят вернуть стоимость недостающего.

Нужен ли представитель поставщика при составлении акта?

Желательно, но не обязательно. Если поставщик не приехал или отказался, акт составляют сотрудники покупателя — не меньше двух. В акте отмечают, что поставщик приглашался, но не явился.

Что делать, если поставщик не отвечает на письмо?

Направьте повторное уведомление с расчётом процентов по статье 395 ГК РФ на сумму долга и претензию по правилам части 5 статьи 4 АПК РФ — за 30 календарных дней до иска, если договор не устанавливает иной срок. Дальше — иск в арбитражный суд.

Нужна ли печать на письме?

Печать не обязательна: письмо подписывает руководитель или уполномоченный представитель. Если в компании печать используется, её ставят рядом с подписью.

Пока письма и акты собираются вручную, недостачи повторяются

Чтобы приёмка и претензии шли по одной схеме

На складе каждую поставку проверяют по-разному: где-то вскрывают упаковку сразу, где-то через день, акт составляет один кладовщик. Недостачи находят с опозданием, и поставщик отказывает.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по документу поставки формируют чек-лист приёмки, сверяют фактическое количество с накладной и готовят письмо поставщику с актом по шаблону компании.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»