Письмо поставщику о предоставлении документов: образец и бланк

Документы по поставке нужны покупателю для трёх вещей: оприходовать товар в учёте, подтвердить вычет НДС по счёту-фактуре и доказать качество и происхождение товара, если до него дойдёт спор. Без бумаг этих задач не решить, и переписка с поставщиком — самый быстрый способ их получить.

Письмо фиксирует, что покупатель просил документы и когда. Если дело дойдёт до суда, такое письмо вместе с отметкой о получении или квитанцией электронной почты показывает, что покупатель действовал добросовестно и дал контрагенту возможность исполнить обязанность.

Срок ответа закон для коммерческой переписки не устанавливает: его назначает покупатель и указывает в письме. Разумный срок — от пяти рабочих дней, если документы есть у поставщика, до двух недель, если их надо запрашивать у производителя или перевозчика.

Если поставщик не ответил, покупатель вправе отказаться от товара по статье 464 ГК, когда назначенный срок истёк, а документы так и не пришли. Отказ оформляют отдельным письмом со ссылкой на первое требование. Другой путь — приостановить оплату следующей партии, если договор разрешает это делать до получения документов.

Когда речь о вычете НДС, счёт-фактуру можно запросить повторно: без корректного документа вычет не заявить, и покупатель вправе настаивать на его оформлении.