Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Журнал регистрации заявлений

Журнал регистрации заявлений — учетная книга, в которой компания фиксирует каждое заявление работника: дату, автора, суть просьбы и решение. Ниже — бланк журнала и образец заполнения на заявлениях об отпуске и увольнении.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Начат 11 января 2026 г.

Окончен «___» __________ 20__ г.

Журнал регистрации заявлений

учета заявлений работников

2026 год

Запись 1. 12.01.2026. Иванова Ирина Игоревна, менеджер отдела продаж. Заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска с 02.02.2026 на 14 календарных дней. Решение: согласовано, приказ от 15.01.2026 № 8.

Запись 2. 19.01.2026. Петров Петр Петрович, водитель. Заявление об увольнении по собственному желанию с 02.02.2026. Решение: уведомление направлено, приказ от 30.01.2026 № 12.

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / О. О. Орлова /

Зачем нужен журнал регистрации заявлений

Заявление работника — документ, с которого начинаются отпуск, перевод, увольнение или изменение условий труда. Если заявления теряются, компания не может доказать ни дату просьбы, ни свое решение по ней.

Журнал регистрации закрывает этот пробел: в одной книге видно, кто и когда обратился, о чем просил и что ему ответили. Записи идут по порядку номеров, поэтому пропуск или подмену заявления легко заметить.

Обязанность вести именно журнал закон для коммерческой компании не устанавливает. Но учет заявлений помогает в трудовой инспекции и в суде, когда работник утверждает, что просил об отпуске или переводе, а подтверждения нет. Форму компания закрепляет в инструкции по делопроизводству.

Какие графы завести

  • Порядковый номер записи — сквозной на весь год или на весь срок жизни журнала.
  • Дата заявления — та, что стоит в самом заявлении, а не дата, когда его принесли.
  • Фамилия, имя, отчество и должность работника, подразделение.
  • Содержание заявления: о чем просьба, с какой даты и на какой срок.
  • Решение руководителя и реквизиты приказа или распоряжения: номер и дата.
  • Отметка о том, что работник ознакомлен с решением, если это нужно.
  • Подпись ответственного за ведение журнала.

Как завести и вести журнал

  1. Утвердите форму. Опишите журнал в инструкции по делопроизводству или приложите бланк к приказу руководителя: так у книги появляется официальный статус.
  2. Пронумеруйте и прошнуруйте. Листы нумеруют сквозной нумерацией, книгу прошивают и скрепляют подписью руководителя с печатью, если печать есть. Концы нити выводят на последний лист и подписывают.
  3. Заполняйте по порядку. Каждое заявление регистрируют в день поступления. Запись делают ручкой, исправления заверяют подписью ответственного.
  4. Ставьте решение рядом. Когда руководитель подписал приказ, в журнал вносят его номер и дату — так видно, что просьба не осталась без ответа.
  5. Сдайте в архив. Законченный журнал передают в архив вместе с заявлениями и приказами, к которым он относится.

Частые ошибки

  • Журнал ведут в электронной таблице без резервных копий и без возможности подтвердить, что запись не менялась задним числом.
  • Регистрируют только заявления об отпуске, а заявления о переводе и увольнении хранят россыпью.
  • Не вносят реквизиты приказа — по журналу нельзя понять, чем закончилась просьба.
  • Нумерация начинается заново каждый месяц, и в споре неясно, о какой записи идет речь.
  • Журнал хранят в отделе кадров без описи, и при смене ответственного книга теряется.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации заявлений?

Для коммерческой организации обязанности вести именно журнал закон не устанавливает. Но учет заявлений нужен, чтобы подтвердить дату просьбы работника и решение по ней. Компания закрепляет форму журнала в инструкции по делопроизводству или приказом руководителя.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если компания работает с электронными документами и обеспечивает их сохранность и защиту от изменений. В бумажном виде журнал проще предъявить инспектору и суду: листы прошнурованы, подпись и печать на месте.

Сколько хранить журнал регистрации заявлений?

Срок зависит от того, какие заявления в нем записаны. Заявления и документы по личному составу, к которым относятся отпуска, переводы и увольнения, хранят по перечню типовых архивных документов, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Что делать, если в журнале испортили запись?

Ошибочную запись зачеркивают одной чертой, рядом пишут верные сведения, ставят дату исправления и подпись ответственного. Замазывать и заклеивать записи нельзя: книга должна показывать, что именно исправлено.

Нужна ли печать на журнале?

Печатью скрепляют прошнуровку на последнем листе, если в компании есть печать. Каждую запись печатью не заверяют: достаточно подписи ответственного за ведение журнала.

Заявления теряются, а решения принимаются устно

Чтобы поток заявлений не держался на памяти одного кадровика

Заявления приносят лично, присылают в мессенджерах и на почту, а регистрируют их через день или не регистрируют вовсе. К концу месяца непонятно, чья просьба еще ждет ответа.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявления из почты и мессенджеров, вносят запись в журнал и передают руководителю готовый список на решение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы