Акт приёма-передачи личных дел работников: образец

Акт приёма-передачи личных дел фиксирует, что один сотрудник передал, а другой принял личные дела работников — целиком или по списку. Ниже образец с описью дел и бланк, по которому акт можно заполнить от руки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Акт приёма-передачи личных дел работников

по описи на 12 листах

16 ноября 2026 г. № 7

Ведущий специалист отдела кадров Смирнова Ольга Петровна передала, а специалист по кадрам Кузнецова Анна Игоревна приняла личные дела работников по описи, приложенной к настоящему акту. Всего передано 12 (двенадцать) личных дел на 12 листах описи.

В каждом деле: заявление о приёме на работу, трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, приказ о приёме, копия паспорта, документ об образовании, СНИЛС и ИНН, согласие на обработку персональных данных, приказы о переводах, отпусках и поощрениях, приказ об увольнении — по составу, который компания закрепила в положении о личных делах.

Опись и внутренние описи дел сверены, расхождений нет. Замечания при передаче: отсутствуют.

Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Передал

Ведущий специалист отдела кадров

____________ / О. П. Смирнова /

Принял

Специалист по кадрам

____________ / А. И. Кузнецова /

Зачем нужен акт приёма-передачи личных дел

Личное дело работника — это документы о его трудовой биографии: заявление, трудовой договор, приказы, копии паспорта и документов об образовании, согласия на обработку персональных данных. Когда кадровик уходит в отпуск, увольняется или дела переезжают в архив, нужен документ, который покажет: что именно передали, кому и в каком состоянии.

Акт решает три задачи. Фиксирует ответственность за сохранность персональных данных: с подписью принявшего он отвечает за дела, которые принял. Показывает полноту: по описи видно, какое дело и на скольких листах передано. Закрывает вопросы при проверке Роскомнадзора и внутреннем аудите: видно, кто и когда имел доступ к делам.

Обязательной формы закон для коммерческих компаний не устанавливает. Ведомства утверждают свои образцы для подведомственных организаций, а бизнес берёт их за основу или делает собственный бланк приложением к положению о личных делах.

Что указать в акте

Название компании, ИНН и КПП — чтобы акт однозначно относился к организации.
Дату и номер акта по журналу регистрации внутренних документов.
Кто передаёт и кто принимает: должность, фамилию, имя, отчество обоих.
Основание передачи: увольнение, перевод, отпуск, передача дел в архив, реорганизация.
Перечень дел: фамилии работников, номера дел по номенклатуре, число листов в каждом.
Состав личного дела или ссылку на положение, где состав закреплён.
Результат сверки: совпадают ли описи с фактическим содержимым, какие есть замечания.
Число экземпляров и подписи обеих сторон с расшифровкой и датой.

Как оформить передачу дел

Составьте опись. Перечислите дела по номенклатуре: номер дела, фамилия и инициалы работника, число листов. Опись — приложение к акту, в акте на неё ссылаются.
Сверьте содержимое. Пройдите по каждому делу и проверьте, что документы на месте и совпадают с внутренней описью. Расхождения запишите в акт, а не оставляйте на словах.
Заполните акт. Укажите стороны, основание передачи, число дел и листов, результат сверки. Подпишите в двух экземплярах: один остаётся у передающего, второй у принявшего.
Передайте дела. Дела передаются вместе с актом и описью. Принявший расписывается в получении, с этого момента он отвечает за сохранность.
Подшейте акт в дело. Акт хранится в номенклатурном деле вместе с описями, по которым передавали дела: он подтверждает движение документов.

Когда ещё составляют акт

При увольнении кадровика акт защищает обе стороны: уходящий подтверждает, что сдал всё, а компания не предъявит претензий о пропавших документах. При переводе сотрудника в другой отдел или филиал акт показывает, что дела переехали вместе с обязанностями.

При передаче дел в архив акт составляют по правилам архивного учёта: с описью дел, указанием сроков хранения и подписями представителя архива и организации. Личные дела работников хранят 75 лет, если они закончены делопроизводством до 2003 года, и 50 лет — если после 2003 года; компании закрепляют сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

При реорганизации, когда кадровая служба переходит в новое юридическое лицо, акт приёма-передачи становится частью передаточного акта: он показывает, какие личные дела и в каком объёме перешли к правопреемнику.

Частые вопросы

Обязателен ли акт при передаче личных дел?

Закон не требует акта для коммерческих компаний, но без него не видно, кто и когда получил доступ к персональным данным. При проверке Роскомнадзора и при споре с уволенным кадровиком акт — основной документ, который подтверждает передачу.

Кто подписывает акт?

Обе стороны: тот, кто передаёт дела, и тот, кто принимает. Если дела принимает руководитель отдела кадров или директор, он подписывает как принимающая сторона. Печать компании не обязательна, если компания не установила её для внутренних документов.

Сколько экземпляров нужно?

Два: по одному каждой стороне. Третий делают, если акт нужен в архив или в бухгалтерию для подтверждения передачи документов.

Что делать, если в деле не хватает документов?

Записать расхождения в акт до подписания и указать, какие документы отсутствуют. Подписывать акт без замечаний, когда документов нет, нельзя: принявший берёт на себя ответственность за неполное дело.

Можно ли передать дела по электронной почте?

Сам акт можно подписать электронной подписью и передать через систему документооборота, если компания так работает. Личные дела содержат персональные данные, поэтому пересылать их сканами по обычной почте нельзя: передают оригиналы под подпись или через защищённый канал.

Передача дел не должна занимать неделю

Чтобы кадровые документы собирались по шаблону

Акты, описи и приказы по личным делам собираются вручную, и при смене кадровика часть бумаг теряется.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют списки работников с кадровой системой и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»