Служебная записка о доплате за отсутствующего работника

Служебная записка о доплате за отсутствующего работника — внутренний документ, которым руководитель подразделения просит установить доплату сотруднику, взявшему на себя чужую работу на время отпуска, больничного или командировки коллеги. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

об установлении доплаты за временное замещение

16 ноября 2026 г. № 14

Менеджер отдела продаж А. А. Сидорова уходит в отпуск с 1 по 24 декабря 2026 года. Её клиенты и текущие сделки на это время переданы менеджеру О. О. Кузнецову: он ведёт переписку, проводит встречи и закрывает заявки по её направлению.

Прошу установить О. О. Кузнецову доплату за временное замещение на период с 1 по 24 декабря 2026 года в размере 30 % оклада менеджера отдела продаж. Объём работы согласован с О. О. Кузнецовым, письменное согласие прилагаю.

Приложение: согласие работника на замещение на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна записка о доплате

Когда сотрудник исполняет обязанности отсутствующего коллеги без освобождения от своей работы, ему положена доплата. По ст. 151 ТК РФ её размер устанавливают по соглашению сторон трудового договора с учётом содержания и объёма дополнительной работы.

Служебная записка — документ, с которого начинается это соглашение. Руководитель подразделения описывает, кто кого замещает, на какой срок и какой объём работы берёт на себя, и просит установить доплату. На основании записки и письменного согласия работника издаётся приказ, а в трудовой договор вносят дополнительное соглашение.

Что указать в записке

Кому адресована: руководителю компании или тому, кто решает вопросы оплаты труда.
Кто пишет: должность и фамилия руководителя подразделения.
Кого замещают: должность, фамилия и инициалы отсутствующего работника, причина и период отсутствия (отпуск, больничный, командировка).
Кто замещает: должность, фамилия и инициалы сотрудника, который берёт работу.
Объём работы: какие обязанности и по какому направлению переходят к замещающему.
Размер доплаты и срок, на который её устанавливают.
Подтверждение согласия работника — отдельным документом или отметкой на записке.
Дата и подпись автора, приложения.

Как оформить доплату

Зафиксируйте отсутствие. Проверьте приказ об отпуске, листок нетрудоспособности или приказ о командировке — записка опирается на эти документы.
Согласуйте объём с работником. Объясните сотруднику, какие обязанности он берёт и на какой срок, и получите письменное согласие.
Напишите записку. Укажите замещаемого, замещающего, период, объём работы и размер доплаты.
Издайте приказ. На основании записки и согласия работника руководитель издаёт приказ об установлении доплаты.
Закрепите в договоре. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору с размером и сроком доплаты.

Совмещение, совместительство и замещение — в чём разница

Совмещение — сотрудник в своё рабочее время выполняет ещё и работу по другой должности на том же предприятии. Совместительство — отдельная работа в свободное от основной время, обычно по отдельному трудовому договору. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника — замещение на период, пока коллега в отпуске, на больничном или в командировке, без освобождения от своей основной работы.

При совмещении и исполнении обязанностей отсутствующего работника доплату по ст. 151 ТК РФ согласуют стороны. Работу по совместительству оплачивают по условиям отдельного трудового договора. Служебная записка о доплате за отсутствующего работника оформляет замещение без освобождения от основной работы.

Частые вопросы

Обязателен ли фиксированный процент доплаты?

Нет. Закон не устанавливает минимальный или максимальный размер доплаты за замещение — его определяют соглашением сторон. В записке указывают предложенный процент или сумму, а окончательный размер закрепляют приказом и дополнительным соглашением.

Можно ли установить доплату задним числом?

Доплату устанавливают на будущий период. Если работа уже выполнена без оформления, придётся доказывать объём и период — лучше оформлять записку до начала замещения.

Нужно ли согласие работника?

Да. По ст. 151 ТК РФ размер доплаты устанавливают по соглашению сторон, поэтому письменное согласие работника на замещение и на размер доплаты прикладывают к записке.

Что делать, если замещение длится дольше месяца?

Доплату устанавливают на весь период замещения, но не дольше срока отсутствия коллеги. Если замещение затягивается, оформляют дополнительное соглашение на новый срок или рассматривают перевод на должность.

Чем отличается доплата от надбавки?

Доплата компенсирует дополнительную работу по другой должности или увеличенный объём, надбавка — это стимулирующая выплата за качество, стаж или квалификацию. Замещение оформляют доплатой.

Когда замещения и доплаты теряются в переписке

Чтобы кадровые бумаги собирались сами

Записки о замещении, согласия и приказы о доплате проходят через несколько рук: руководитель пишет, кадры проверяют, бухгалтерия считает. Без общей схемы документы теряются, а доплату начисляют с опозданием.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с приказами и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»