Письмо на почту: образец

Деловое письмо на почту читают с телефона между встречами, поэтому решение принимают по первым строкам. Ниже — образец письма с просьбой и бланк, по которому его собирают за пять минут.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Кому: ООО «Ромашка», коммерческому директору

П. П. Петрову

Копия: руководителю отдела закупок А. С. Смирновой

Деловое письмо

о согласовании сроков поставки

16 ноября 2026 г.

Добрый день, Пётр Петрович!

По договору поставки от 12 октября 2026 г. № 47 очередная партия должна прийти на наш склад 20 ноября. Вчера перевозчик сообщил, что машина задержится на три дня.

Прошу подтвердить новую дату отгрузки — 23 ноября — и прислать скан транспортной накладной до конца недели. Если срок сдвинется ещё раз, сообщите об этом сразу: от даты зависит график сборки.

Приложение: письмо перевозчика о переносе рейса, 1 л.

Отправитель

Начальник отдела закупок

____________ / А. С. Смирнова /

Чем письмо на почту отличается от бумажного

Деловое письмо на почту решает ту же задачу, что и бумажное: зафиксировать просьбу, договорённость или претензию и получить ответ. Отличается подача — письмо открывают в списке входящих, где рядом десяток других, и решают за несколько секунд, читать его или отложить.

Поэтому в письме на первом месте тема и первый абзац: в них должна быть суть и то, что нужно от адресата. Реквизиты бланка, исходящий номер и ссылки на нормативные акты нужны, когда письмо пойдёт дальше — в суд или к контрагенту в качестве официального документа. Для рабочей переписки хватает обращения, сути, просьбы и подписи с контактами.

Что должно быть в письме

Тема: о чём письмо и что нужно сделать — «Согласование сроков поставки по договору № 47 до 20 ноября».
Обращение по имени и отчеству к тому, кто принимает решение.
Первый абзац: суть в двух-трёх предложениях — что случилось и почему пишете.
Просьба отдельным абзацем: что сделать, к какому сроку, что будет дальше.
Вложение: название файла и что в нём, чтобы адресат не открывал наугад.
Подпись: имя, должность, телефон и адрес почты — по ним отвечают.
Копия тому, кто должен знать о решении, если вопрос затрагивает несколько человек.

Как написать письмо на почту

Сформулируйте тему. Тема — не «Вопрос», а действие: что нужно от адресата и по какому поводу. По ней письмо находят через месяц в поиске по ящику.
Обратитесь по имени. Обращение по имени и отчеству в первой строке задаёт тон и снижает шанс, что письмо перешлют коллеге как чужое.
Напишите суть в первом абзаце. Два-три предложения: что произошло, на что ссылаетесь, чего ждёте. Дальше можно добавить детали, но решение читатель уже поймёт.
Сформулируйте просьбу. Отдельный абзац со словом «прошу»: что сделать, к какому сроку, что приложить в ответ.
Проверьте вложение и подпись. Файл назван понятно, в подписи есть телефон и почта. Письмо без подписи и контактов часто остаётся без ответа.

Частые ошибки

Тема «Вопрос» или пустая: письмо теряется среди других и его открывают последним.
Суть спрятана в конце: пока читатель дойдёт до просьбы, он решит, что письмо информационное.
Несколько просьб в одном письме: часть из них потеряется, лучше вынести каждую в отдельное письмо.
Вложение без названия или с именем вида «документ1.pdf»: адресат не понимает, что открывать.
Нет срока ответа: просьба без даты висит в ящике неделями.

Частые вопросы

Нужно ли писать в письме исходящий номер?

Для рабочей переписки не нужно: номер и дата нужны, когда письмо регистрируют в делопроизводстве или оно пойдёт в качестве доказательства. В остальных случаях достаточно даты в тексте или в подписи.

Можно ли отправить письмо без обращения?

Можно, но обращение по имени повышает шанс, что письмо прочитает нужный человек. Без обращения письмо выглядит рассылкой и его чаще пересылают коллеге.

Что делать, если ответа нет?

Через несколько рабочих дней отправьте короткое напоминание в той же переписке: со ссылкой на первое письмо, датой и просьбой ответить. Напоминание в той же ветке сохраняет историю и не создаёт новую тему.

Можно ли приложить файл больше допустимого размера?

Почтовые сервисы ограничивают размер вложения. Большие файлы отправляют ссылкой на облачное хранилище с доступом по ссылке, а в письме указывают, что именно лежит по ней и до какого срока ссылка действует.

Хранится ли переписка как документ?

Переписка по сделкам и договорам подтверждает договорённости, поэтому её сохраняют. Срок хранения документов бухгалтерского и налогового учёта — 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, если другой срок не установлен.

Читать в журнале

Письма клиентам пишутся вручную и съедают день

Чтобы ответы и письма собирались сами

Однотипные письма — подтверждения, напоминания, ответы на частые вопросы — отнимают время у менеджеров, а ошибки в сроках и суммах стоят дорого.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, берут данные из CRM и 1С и приносят менеджеру готовый текст на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»