Журнал учёта выданных доверенностей: скачать форму

Журнал учёта выданных доверенностей ведут, чтобы в любой момент знать, кто и на что уполномочен от имени компании и когда это полномочие заканчивается. Обязанности вести такой журнал закон не устанавливает, но без него легко потерять, кому и на какой срок выдана доверенность. Ниже — форма в Word и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 52 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат 11 января 2026 г.

Окончен «___» __________ 20__ г.

Журнал учёта выданных доверенностей

Ответственный за ведение журнала

Секретарь

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем нужен журнал учёта доверенностей

Доверенность — письменный документ, которым организация уполномочивает человека действовать от её имени: получать товар, подписывать документы, представлять компанию в контрагентских и государственных органах. Правила выдачи, передоверия и прекращения доверенности установлены статьями 185–189 ГК РФ.

Журнал учёта — внутренний документ компании. Он связывает выданную доверенность с её номером, датой, поверенным и сроком действия. Когда доверенностей десятки, журнал отвечает на вопросы: кому выдана, на что, до какого числа действует, отменена ли.

Обязанности вести журнал и единой формы закон не устанавливает. Компания утверждает бланк приказом или приложением к инструкции по делопроизводству и назначает ответственного за ведение.

Какие графы завести в журнале

Порядковый номер записи и номер доверенности, если номера присваивают.
Дату выдачи доверенности и дату записи в журнале.
Фамилию, имя и отчество поверенного, его должность и паспортные данные.
Что именно поручено: получать товар, подписывать договоры, представлять в суде — кратко и точно по тексту доверенности.
Срок действия: дату окончания или запись «без указания срока».
Признак нотариального удостоверения и реквизиты нотариального акта, если доверенность нотариальная.
Отметку о передоверии, если поверенный передал полномочия дальше.
Отметку о прекращении: дату отмены, возврата доверенности или истечения срока и подпись ответственного.

Как заполнять журнал

Заведите запись в день выдачи. Записывайте доверенность сразу после подписания руководителем: номер, дату, поверенного и полномочия.
Опишите полномочия по тексту. Не придумывайте формулировку — переносите из доверенности: «получать товарно-материальные ценности по договору поставки».
Отметьте срок. Если в доверенности срок не указан, она действует один год со дня совершения (ст. 186 ГК РФ). Запишите дату окончания, чтобы не пропустить.
Ведите отметки о прекращении. Отмену, возврат и истечение срока фиксируйте отдельной графой с датой и подписью ответственного.
Храните журнал вместе с доверенностями. Журнал и корешки или копии доверенностей держите в одном месте, чтобы проверить запись можно было за минуту.

Срок действия и отмена доверенности

Общего максимального срока доверенности закон не устанавливает. Если срок в доверенности не указан, она действует один год со дня совершения (ст. 186 ГК РФ). Нотариальная доверенность для действий за границей без указанного срока действует до отмены доверителем.

Прекращается доверенность по основаниям статьи 188 ГК РФ: истечение срока, отмена доверителем, отказ поверенного, прекращение юридического лица. Отмена требует уведомления поверенного и третьих лиц, с которыми действовала доверенность; для нотариальной — ещё и внесения сведений в реестр отмены.

Передоверие допускается по разрешению в доверенности либо вынужденно для охраны интересов доверителя, если доверенность его не запрещает (п. 1, 5 ст. 187 ГК РФ). В журнале такая запись тоже нужна: иначе теряется цепочка полномочий.

Частые вопросы

Обязательна ли форма журнала учёта доверенностей?

Нет. Единой формы закон не устанавливает. Компания утверждает свой бланк приказом или приложением к инструкции по делопроизводству. Форма М-3, утверждённая постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241, отменена в 1997 году, но её структуру многие используют как основу.

Кто подписывает журнал?

Ответственный за ведение: секретарь, делопроизводитель или сотрудник, назначенный приказом. Руководитель подписывает сам бланк при утверждении, а записи ведёт ответственный.

Нужно ли записывать в журнал нотариальные доверенности?

Да, если такие доверенности вы выдаёте. В журнале отмечают признак нотариального удостоверения и реквизиты нотариального акта, чтобы при споре подтвердить, что доверенность выдана и когда.

Что делать, если доверенность отменили?

Записать в журнале дату отмены, уведомить поверенного и третьих лиц, с которыми он действовал, а для нотариальной — внести сведения в реестр отмены. Саму доверенность вернуть в организацию и хранить вместе с журналом.

Сколько хранить журнал?

Срок зависит от содержания и от номенклатуры дел компании. Доверенности на совершение сделок и документы к ним обычно хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда доверенности, заявки и согласования собираются вручную

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Журналы, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую запись надо проверить, сверить сроки и напомнить ответственному.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют сроки и приносят руководителю готовую сводку на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»