Положение о ведении личных дел сотрудников

Личные дела компания ведёт по своему решению: Трудовой кодекс такой обязанности не устанавливает. Но как только дела появились, порядок работы с ними закрепляют локальным актом — положением. Ниже бланк и образец заполнения: что входит в дело, кто его формирует, где хранит и как защищает сведения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Положение о ведении личных дел работников

ООО «Ромашка»

№ 12

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок формирования, ведения, хранения и передачи личных дел работников ООО «Ромашка», а также правила обработки и защиты персональных данных, содержащихся в личных делах. 1.2. Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». 1.3. Личное дело — совокупность документов, содержащих персональные данные работника и сведения о его трудовой деятельности в ООО «Ромашка».

2. Состав личного дела. 2.1. В личное дело включаются: заявление о приёме на работу; трудовой договор и дополнительные соглашения к нему; копия документа, удостоверяющего личность; копии документов об образовании и квалификации; копия свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе; копия документа о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта; копия военного билета — для военнообязанных; согласие на обработку персональных данных; приказы о приёме, переводах, поощрениях и увольнении; личная карточка по форме № Т-2; иные документы, предусмотренные законодательством.

3. Порядок формирования и ведения. 3.1. Личное дело формирует специалист по кадрам в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа о приёме на работу. 3.2. Все документы личного дела вносятся в опись; листы дела нумеруются. 3.3. Изменения сведений о работнике (фамилия, образование, должность) вносятся в дело на основании подтверждающих документов в течение пяти рабочих дней. 3.4. Личные дела хранятся в сейфе в помещении отдела кадров; выдача дела работнику или иным лицам допускается только с письменного разрешения руководителя.

4. Защита персональных данных. 4.1. Доступ к личным делам имеют генеральный директор, специалист по кадрам и главный бухгалтер в объёме, необходимом для выполнения трудовых обязанностей. 4.2. Работодатель не получает и не обрабатывает персональные данные работника о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, кроме случаев, непосредственно связанных с трудовыми отношениями и при наличии письменного согласия работника. 4.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не основывается на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки.

5. Хранение и передача. 5.1. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве ООО «Ромашка» в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, после чего уничтожаются по акту. 5.2. Передача личного дела другому работодателю допускается только с письменного согласия работника. 5.3. При реорганизации или ликвидации общества личные дела передаются в установленном порядке в архив.

Разработал

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Согласовано

Юрисконсульт

____________ / С. С. Сидоров /

Зачем компании положение о личных делах

Трудовой кодекс не обязывает работодателя вести личные дела: это его право. Но как только дела начали формировать, порядок работы с ними нужен на бумаге — иначе каждый кадровик ведёт их по-своему, а при проверке Роскомнадзора или ГИТ компания не покажет, на каком основании собирает и хранит сведения о работниках.

Положение о личном деле работника решает три задачи: приводит кадровый учёт к одному порядку, защищает персональные данные и подтверждает законность их обработки. Документ утверждает руководитель, а работников знакомят с ним под подпись при приёме.

Что прописать в положении

Какие документы входят в личное дело и какие не входят.
Кто формирует дело и в какой срок после приёма на работу.
Как ведётся опись и нумерация листов, как вносят изменения.
Где хранятся дела и кто имеет к ним доступ.
Как работник даёт согласие на обработку персональных данных.
Сколько хранят дела уволенных и как их уничтожают.
Кто отвечает за сохранность и передачу дел.

Какие документы включают в личное дело

Закон не даёт закрытого перечня документов личного дела — исключение сделано только для государственных гражданских служащих. Компания определяет состав сама и закрепляет его в положении.

Обычно в дело кладут заявление о приёме, трудовой договор с дополнительными соглашениями, копии паспорта, документов об образовании и квалификации, ИНН и документа о регистрации в системе персонифицированного учёта, военного билета для военнообязанных, согласие на обработку персональных данных, приказы о приёме, переводах, поощрениях и увольнении, личную карточку по форме № Т-2.

Часть документов в дело не попадает: медицинские справки о состоянии здоровья, сведения о судимости, если должность не требует их по закону, данные о политических и религиозных убеждениях, о частной жизни. Такие сведения работодатель не вправе получать и обрабатывать, кроме случаев, прямо связанных с трудовыми отношениями и с письменного согласия работника.

Как разработать и принять положение

Определите состав дела. Решите, какие документы компания будет собирать. Возьмите за основу перечень из примерной формы и уберите лишнее: чем меньше данных, тем проще их защищать.
Опишите порядок работы. Кто формирует дело, в какой срок, как ведётся опись, как вносят изменения, где хранят и кто имеет доступ.
Пропишите защиту данных. Ограничьте доступ к делам, закрепите запрет на сбор сведений о частной жизни без согласия, порядок уничтожения дел.
Согласуйте и утвердите. Положение согласует юрист, утверждает руководитель приказом. Дату и номер приказа укажите в самом положении.
Ознакомьте работников. Каждый работник знакомится с положением под подпись при приёме на работу; лист ознакомления храните вместе с трудовым договором.

Частые ошибки

В положении нет перечня документов — кадровик кладёт в дело что придётся, а при проверке нечем подтвердить состав.
У обработки персональных данных нет законного основания: для одних сведений достаточно обязанности работодателя по закону, для других может понадобиться согласие работника.
Доступ к делам открыт всем сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии без ограничения по объёму сведений.
Сроки хранения дел уволенных не указаны или взяты произвольно, без ссылки на архивное законодательство.
Положение утверждено, но работники с ним не ознакомлены — документ не действует для них.

Частые вопросы

Обязательна ли компания вести личные дела работников?

Нет. Трудовой кодекс такой обязанности не устанавливает: это право работодателя. Обязательны личные дела только для государственных гражданских служащих, где состав документов определён законом.

Можно ли вести личные дела в электронном виде?

Можно, если компания обеспечивает защиту данных и может представить документы по требованию проверяющих. Порядок электронного ведения закрепите в положении: кто подписывает документы электронной подписью, где хранятся файлы, как ограничен доступ.

Нужно ли согласие работника на хранение его документов в личном деле?

Не всегда. Данные, необходимые для выполнения обязанностей работодателя по закону, можно обрабатывать и хранить без отдельного согласия. Для обработки, у которой нет другого предусмотренного законом основания, получите согласие работника. Отдельно согласие требуется на обработку сведений о частной жизни, если они нужны в связи с трудовыми отношениями. Форму согласия приложите к положению.

Сколько хранят личные дела уволенных работников?

Срок устанавливает архивное законодательство и перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В положении укажите срок и порядок уничтожения дел по акту.

Можно ли передать личное дело работника новому работодателю?

Только с письменного согласия работника. Без согласия сведения из дела третьим лицам не передают.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы положение и дела собирались по шаблону

Кадровые документы повторяются от работника к работнику: заявление, согласие, приказ, опись. Вручную на каждое дело уходит час, а ошибки всплывают при проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют комплектность и приносят кадровику готовое дело на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»