Служебная записка на командировку: образец 2023

Служебная записка на командировку — внутренний документ, которым работник просит руководителя направить его в поездку по делам компании. Ниже — бланк и заполненный образец: кому адресовать, что сказать о цели и сроке, откуда взять деньги.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

от руководителя отдела закупок

Д. В. Орлова

Служебная записка

о направлении в командировку

10 апреля 2023 г. № 7

С 17 по 21 апреля 2023 года в Казани проходит выставка оборудования для пищевого производства. На стенде ключевого поставщика нужно согласовать условия поставки на третий квартал: поставщик готов зафиксировать цену только при личной встрече.

Прошу направить меня в командировку в Казань с 17 по 21 апреля 2023 года для переговоров с поставщиком и осмотра оборудования. Расходы — проезд, проживание и суточные — прошу отнести на бюджет отдела закупок.

Приложение: программа выставки на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Руководитель отдела закупок

____________ / Д. В. Орлов /

Зачем нужна служебная записка на командировку

Командировкой по статье 166 ТК РФ считается поездка работника за пределы населённого пункта постоянной работы по распоряжению работодателя на определённый срок. На это время за работником сохраняется средний заработок, а расходы на проезд, жильё и суточные работодатель возмещает по статье 168 ТК РФ.

Обязательных документов для поездки два: приказ или распоряжение руководителя о направлении в командировку и авансовый отчёт работника о потраченных деньгах. Служебная записка в этот перечень не входит — её компания вводит сама. Записка нужна, когда решение о поездке принимает не сам работник: он объясняет, зачем ехать, что там делать и сколько это стоит, а руководитель согласовывает.

Что указать в записке

Адресата: должность и фамилию с инициалами того, кто решает вопрос о поездке.
Автора: должность, подразделение и фамилию с инициалами.
Название документа и заголовок к тексту: «о направлении в командировку».
Дату и номер, если внутренние записки в компании регистрируют.
Цель поездки: переговоры, выставка, приёмка товара, подписание договора — то, ради чего работник едет.
Город и срок: даты начала и окончания поездки.
Источник оплаты: бюджет подразделения, статья расходов, счёт конкретного проекта.
Приложения: программа выставки, приглашение, расчёт расходов, проект договора.

Как составить записку

Проверьте, есть ли положение о командировках. Если оно есть, посмотрите, что компания требует от записки: форму, порядок согласования, кто подписывает. С правилами работников знакомят под подпись.
Начните с причины. Первый абзац — факты: что происходит и почему нужна поездка именно сейчас.
Назовите город, даты и цель. Руководителю нужно увидеть, куда и на сколько едет работник и что там будет делать.
Скажите, откуда деньги. Бюджет отдела, статья расходов, проект — так решение принимают быстрее.
Приложите подтверждения. Программа выставки, приглашение, расчёт — всё, что снимает вопросы.
Подпишите и передайте на согласование. Дальше руководитель ставит резолюцию, а кадры издают приказ о направлении в командировку.

Частые ошибки

Нет цели поездки: «прошу командировать в Казань» без объяснения, что там делать.
Нет дат или источника оплаты — записку возвращают на доработку.
Записку путают с приказом: приказ издаёт работодатель, записка лишь просит направить в поездку.
Записку оформляют вместо авансового отчёта: расходы подтверждает отчёт с чеками и билетами, а не записка.
Несколько поездок в одной записке — лучше по одной, чтобы решения не ждали друг друга.

Частые вопросы

Обязательна ли служебная записка на командировку?

Нет. Закон требует приказ о направлении в командировку и авансовый отчёт. Записку компания вводит своим положением о командировках или инструкцией по делопроизводству; тогда её пишут по правилам компании.

Кому адресовать записку?

Тому, кто принимает решение о поездке и деньгах: директору, его заместителю по направлению, руководителю филиала. Если в компании записку сначала визирует начальник отдела, адресатом всё равно остаётся тот, кто подписывает приказ.

Можно ли написать записку от руки?

Да. Форма свободная, если компания не утвердила обязательный бланк. Рукописная записка с подписью имеет ту же силу, что и напечатанная.

Нужна ли печать?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель ставит резолюцией.

Что делать, если поездка отменилась?

Работодатель отменяет приказ или издаёт новый. Работник возвращает выданный аванс, а уже понесённые расходы — билеты, бронь — подтверждает документами в авансовом отчёте.

Когда записки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»