Расчётный лист по заработной плате: образец Excel

Расчётный листок работодатель выдаёт при окончательном расчёте за месяц: так работник видит начисления и удержания по ст. 136 ТК РФ. Ниже — бланк в Excel и заполненный образец: какие строки оставить, что писать в начислениях и удержаниях, как не получить штраф по ст. 5.27 КоАП.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Иванов Иван Иванович

Менеджер по продажам, таб. № 014

Оклад 90 000 ₽, 21 рабочий день

Расчётный листок

за октябрь 2026 года

Период: 01.10.2026 — 31.10.2026

Начислено: оклад за 21 отработанный день — 90 000 ₽; премия по итогам месяца — 9 000 ₽. Итого начислено 99 000 ₽.

Удержано: НДФЛ 13 % — 12 870 ₽, так как доход с начала года не превысил 2,4 млн ₽ и работник — налоговый резидент. Итого удержано 12 870 ₽.

К выплате за октябрь 2026 года после НДФЛ — 86 130 ₽. Аванс 20.10.2026 — 39 150 ₽; остаток к выплате 05.11.2026 — 46 980 ₽.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

Зачем нужен расчётный листок

Расчётный листок — документ, которым работодатель извещает работника о расчёте зарплаты при её выплате (ст. 136 ТК РФ). Его можно выдавать при окончательном расчёте за месяц. В нём видно, из чего сложилась сумма: сколько начислено за месяц, что удержали и сколько осталось к выплате.

Работник по листку проверяет расчёт: сошлись ли дни, вошли ли премия и доплаты, правильно ли посчитан НДФЛ. Работодателю листок закрывает обязанность извещать работника о составных частях зарплаты, иначе — предупреждение или штраф по ст. 5.27 КоАП.

Что должно быть в расчётном листке

Название организации, фамилия, имя, отчество работника, должность и табельный номер.
Период, за который считают зарплату, и дата выплаты.
Начисления: оклад или тариф, премии, надбавки и доплаты, отпускные и больничные за счёт работодателя, районный коэффициент.
Удержания: НДФЛ, алименты по исполнительному листу, профсоюзные взносы и другие суммы по заявлению работника.
Итог к выплате и суммы уже выданного аванса за первую половину месяца.
Подпись ответственного — обычно главного бухгалтера или руководителя.

Как заполнить бланк в Excel

Скачайте бланк и сохраните копию на месяц. В Excel удобно держать один файл на месяц: лист на каждого работника или строка на работника в сводной таблице.
Заполните шапку. Название организации, фамилия и должность работника, табельный номер, период и оклад — эти поля не меняются из месяца в месяц.
Внесите начисления. Поставьте отработанные дни и часы, оклад за них, премии и доплаты. Каждую сумму — отдельной строкой, чтобы работник видел, за что она.
Посчитайте удержания. НДФЛ по ставке 13 % для резидента, если доход с начала года не превысил 2,4 млн ₽; дальше — 15 % с превышения (п. 1 ст. 224 НК РФ). Алименты и профвзносы — по исполнительному листу или заявлению.
Проверьте итог и выдайте листок. Итог к выплате должен совпасть с платёжной ведомостью. Выдайте листок при выплате — на бумаге или в электронном виде, если так закреплено в локальном акте.

Частые ошибки в расчётных листках

Нет строки с авансом за первую половину месяца — работник не понимает, почему итог меньше оклада.
НДФЛ посчитан по старой ставке 20 % или без учёта вычетов на детей.
В листке нет названия организации и периода — при проверке такой документ не подтверждает выдачу.
Листок выдают раз в год или только по требованию, а не при окончательном расчёте за месяц.
В листке нет подписи ответственного — неясно, кто отвечает за правильность расчёта.

Частые вопросы

Обязателен ли расчётный листок, если работник не просит?

Да. Ст. 136 ТК РФ обязывает письменно извещать работника о составных частях зарплаты и удержаниях. Листок можно выдавать при окончательном расчёте за месяц; просьба работника для этого не нужна.

Можно ли выдавать расчётный листок в электронном виде?

Можно, если порядок выдачи закреплён в локальном акте, коллективном или трудовом договоре и работник может получить листок в электронной форме. Бумажный вариант тоже допустим.

Когда выдавать листок — до или после выплаты?

При выплате зарплаты. На практике листок готовят к дате выплаты за вторую половину месяца, чтобы суммы совпали с платёжной ведомостью.

Что грозит за отсутствие расчётных листков?

Ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает предупреждение или штраф: для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — до 5 000 ₽, для организаций — до 50 000 ₽. При повторном нарушении суммы выше.

Нужно ли хранить расчётные листки?

Да, как документ по расчётам с работниками. Срок хранения компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда листки собирают вручную и всё равно ошибаются

Чтобы расчётные листки собирались сами

Каждый месяц бухгалтер переносит оклады, дни, премии и удержания в листки вручную — на десятках работников это часы работы и риск опечатки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных учётной системы и приносят бухгалтеру готовые листки на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»