Книга учёта доходов и расходов для ИП: образец

Книга учёта доходов и расходов — налоговый регистр, в котором ИП записывает поступления и траты, влияющие на налог. Ниже — образец заполнения по действующей форме, разбор разделов и правила, по которым книгу ведут на УСН, на патенте и на общей системе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Форма по ОКУД 0710001

на 2026 год

Индивидуальный предприниматель Смирнов Алексей Петрович

ИНН 770123456789

Объект налогообложения: доходы, уменьшенные на величину расходов

р/с 40702810200000000003 в АКБ «Резерв»

Книга учёта доходов и расходов

индивидуального предпринимателя, применяющего упрощённую систему налогообложения

Раздел I. Доходы и расходы

1 | 15.01.2026 № 3 | Поступила оплата от ООО «Вектор» за услуги по договору № 12 | 120 000 | —

2 | 20.01.2026 № 7 | Оплачены материалы поставщику ООО «Снаб» | — | 48 000

3 | 31.01.2026 № 11 | Начислена и выплачена зарплата за январь, страховые взносы | — | 90 000

Раздел II. Расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы

Раздел III. Расчёт убытка прошлых лет

Раздел IV. Торговый сбор

Раздел IV. Расчёт суммы торгового сбора, уменьшающей налог

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель

____________ / А. П. Смирнов /

Кому и зачем нужна книга

Книгу учёта доходов и расходов ведёт каждый индивидуальный предприниматель на упрощённой системе налогообложения — и при объекте «доходы», и при «доходах минус расходы». Записи в ней служат основанием для расчёта налога и для заполнения декларации. Инспекция вправе запросить книгу при проверке, и её отсутствие — нарушение правил учёта.

Форму утверждает ФНС приказом от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Предприниматель на патенте ведёт отдельную книгу учёта доходов — её форма в приложении № 3 к тому же приказу. Самозанятые на налоге на профессиональный доход книгу не ведут.

Что входит в книгу на УСН

Титульный лист: год, фамилия и инициалы предпринимателя, ИНН, объект налогообложения, номера счетов в банках.
Раздел I «Доходы и расходы»: записи по порядку — дата и номер первичного документа, содержание операции, сумма дохода, сумма расхода.
Раздел II «Расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы» — заполняют при объекте «доходы минус расходы», если предприниматель покупал или создавал такие объекты.
Раздел III «Расчёт убытка прошлых лет» — для тех, кто переносит убыток на текущий год.
Раздел IV «Расчёт суммы торгового сбора, уменьшающей сумму налога» — для плательщиков торгового сбора, применяющих УСН с объектом «доходы».

Как заполнить книгу: порядок записей

Заведите книгу на год. Книгу ведут на календарный год. На титульном листе укажите год, свои данные, ИНН, объект налогообложения и счета в банках.
Записывайте каждую операцию. В Раздел I вносите поступления и траты по первичным документам: платёжным поручениям, кассовым чекам, актам. В графах «Доходы» и «Расходы» ставьте сумму или прочерк.
Соблюдайте очерёдность. Записи идут по порядку в хронологии операций, каждая получает свой номер. Пропускать строки и вписывать задним числом нельзя.
Заполните расчётные разделы. Разделы II и III заполняют при объекте «доходы минус расходы»: в них показывают, как списываются основные средства и переносится убыток. Раздел IV заполняют плательщики торгового сбора при объекте «доходы».
Закройте год и заверьте книгу. По окончании года книгу распечатывают и подписывают. На бумаге её заверяют подписью предпринимателя; сдавать в инспекцию заранее не нужно — книгу представляют по запросу.

Образец заполнения книги учёта доходов и расходов при подоходном налоге

У предпринимателя на общей системе налог с бизнеса — это НДФЛ, подоходный налог. Книгу учёта доходов и расходов при подоходном налоге ведут по форме, утверждённой приказами Минфина от 13.08.2002 № 86н и МНС от 13.08.2002 № БГ-3-04/430. Образец заполнения строится так же, как на упрощёнке: каждая операция подтверждена первичным документом, записи идут в хронологии и получают порядковый номер.

В графе доходов показывают выручку от предпринимательской деятельности, в графе расходов — документально подтверждённые затраты, которые уменьшают базу по НДФЛ: материалы, аренду, оплату услуг, зарплату и взносы. По итогам года книгу закрывают, подписывает её предприниматель, и на её основе заполняют декларацию 3-НДФЛ. Инспекция вправе запросить книгу при проверке декларации.

Скачать книгу доходов и расходов для ИП на ОСНО

Скачать книгу доходов и расходов для ИП на ОСНО можно в формате бланка: пустой шаблон заполняют от руки или в таблице, а заполненный образец страницы выше показывает, как выглядит запись. Бланк книги на общей системе утверждён приказом Минфина от 13.08.2002 № 86н и приказом МНС от 13.08.2002 № БГ-3-04/430; его берут из правовых баз или из учётной программы, в которой ведут книгу.

Отдельный бланк нужен и предпринимателю на упрощёнке — форма из приказа ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Скачивать шаблон стоит только из источника, где указан этот приказ: в сети много старых бланков, которые инспекция не примет.

Перед первым заполнением проверьте на титульном листе год, ИНН и объект налогообложения — эти данные задают весь расчёт налога за год.

Частые ошибки

Записи делают не по каждой операции, а итогом за месяц — тогда книгу нельзя сверить с первичными документами.
Забывают пронумеровать записи или нарушают хронологию, вписывая операции задним числом.
На патенте ведут книгу для УСН вместо отдельной книги учёта доходов.
Не заверяют книгу по итогам года и не сохраняют распечатку.
Включают в книгу личные траты, которые не связаны с бизнесом и не уменьшают налог.
Скачивают бланк без ссылки на приказ, которым утверждена форма, и заполняют устаревший шаблон.

Частые вопросы

Нужно ли сдавать книгу учёта доходов и расходов в налоговую?

Сдавать заранее не нужно. Книгу ведут в течение года, а по окончании распечатывают и подписывают. Инспекция может запросить её при камеральной или выездной проверке — тогда книгу представляют в срок, указанный в требовании.

Можно ли вести книгу в электронном виде?

Да. Книгу можно вести в электронной форме и распечатать по окончании года. Бумажный экземпляр подписывают и хранят; при ведении в программе распечатка подтверждает записи.

Что делать, если деятельность не велась?

Книгу всё равно заводят на год и заполняют титульный лист. Раздел I остаётся без записей; нулевую декларацию подают в обычные сроки.

Чем книга ИП на УСН отличается от книги на патенте?

На УСН книга включает доходы и расходы по форме из приложения № 2 к приказу ФНС № ЕА-7-3/816@. На патенте ведут отдельную книгу учёта доходов по приложению № 3 к тому же приказу — расходы в ней не отражают, потому что налог считают от потенциального дохода.

Где скачать книгу доходов и расходов для ИП на ОСНО?

Бланк берут из правовых баз или из бухгалтерской программы, где указан приказ Минфина от 13.08.2002 № 86н и приказ МНС от 13.08.2002 № БГ-3-04/430. Заполненный образец страницы этой статьи показывает, как выглядит запись в книге.

За какой период хранят книгу?

Документы, нужные для расчёта и уплаты налогов, хранят в течение пяти лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, если для конкретного документа не установлен другой срок.

Когда записи в книге отнимают вечера

Чтобы первичка сама собиралась в книгу

Предприниматель тратит часы на то, чтобы разобрать выписку, найти документы и перенести операции в книгу. Ошибка в одной строке тянет за собой неверную декларацию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают первичные документы, сверяют суммы с выпиской и готовят записи для книги и отчётности — вам остаётся проверить результат.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»