График документооборота в бухгалтерии: образец

График документооборота — таблица, по которой видно путь каждого документа: кто его создаёт или получает, кто проверяет, кому и в какой срок передаёт, где хранит. Ниже — образец заполнения и бланк, по которому можно собрать свой график.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

График документооборота

на 2027 год

№ 7 от 15 декабря 2026 г.

Настоящий график устанавливает порядок создания, проверки, передачи и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учёта в ООО «Ромашка» с 1 января 2027 года.

Требования главного бухгалтера по оформлению документов и срокам их передачи обязательны для всех работников.

Контроль за исполнением графика возложить на главного бухгалтера.

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен график документооборота

График документооборота описывает путь документа внутри компании: от создания или получения до архива. В нём видно, кто оформляет документ, кто его проверяет, в какой срок и куда передаёт, где он хранится. Без такого графика бумаги застревают у менеджеров, а бухгалтерия узнаёт об отгрузке через неделю.

Форму закон не устанавливает. По ФСБУ 27/2021 компания сама решает, как организовать документооборот и проверку первичных документов, а требования главного бухгалтера по оформлению документов и срокам их передачи обязаны выполнять все работники. График — удобный способ закрепить эти правила письменно.

Что указать в графике

Название документа: накладная, акт, счёт, авансовый отчёт, табель.
Кто создаёт или получает документ: должность или отдел.
Кто проверяет: обычно главный бухгалтер или руководитель подразделения.
Кто подписывает и утверждает.
Кому и в какой срок документ передают: например, в бухгалтерию не позднее следующего рабочего дня.
Где и сколько документ хранится: подразделение, архив, срок по номенклатуре дел.
Отметка об исполнении, если в компании так принято.

Как составить график для своей компании

Выпишите документы. Возьмите номенклатуру дел и перечень первичных документов: договоры, накладные, акты, счета, кассовые документы, табели, авансовые отчёты.
Пройдите путь каждого документа. Спросите у сотрудников, откуда документ приходит и куда уходит. Заодно найдёте места, где бумаги теряются.
Назначьте сроки. Сроки ставьте реальные: передача в бухгалтерию на следующий рабочий день, проверка в течение двух дней, архив — по номенклатуре дел.
Соберите таблицу. Колонки: документ, кто оформляет, кто проверяет, кому передаёт, срок, место хранения. Одного листа хватает большинству небольших компаний.
Утвердите приказом. График утверждает руководитель, с ним знакомят всех, кто участвует в документообороте. С этого дня график становится внутренним правилом.
Проверяйте раз в год. Раз в год просматривайте график: меняются отделы, появляются новые документы, старые сроки перестают работать.

Частые ошибки

График есть, но о нём никто не знает: сотрудники оформляют документы по привычке, а не по графику.
Сроки нереальные: «в день отгрузки» невыполнимо, если накладную выписывает склад в другом городе.
В графике нет проверяющего: документ уходит в бухгалтерию с ошибками, и его возвращают.
График не обновляют: новые документы и отделы в него не попадают.
График путают с приказом об учётной политике: учётную политику утверждают отдельно, график — приложением или самостоятельным приказом.

Частые вопросы

Обязателен ли график документооборота?

Закон не требует графика как отдельного документа, но требует организовать документооборот и внутренний контроль операций. График — самый простой способ это выполнить и показать проверяющим, как устроена работа с документами.

Кто утверждает график документооборота?

Руководитель компании. Главный бухгалтер готовит проект и следит за исполнением, а утверждает документ директор своим приказом.

Можно ли оформить график в виде таблицы в Excel?

Да. Форма произвольная, поэтому подойдёт таблица в Excel или Word. Главное — утвердить её приказом и ознакомить сотрудников.

Что будет, если сотрудник нарушит график?

Требования главного бухгалтера по документам обязательны для работников. За нарушение возможна дисциплинарная ответственность по трудовому законодательству, а если из-за опоздания документа компания получила штраф — материальная.

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком под подпись?

Закон этого не требует, но на практике лист ознакомления помогает: сотрудник знает сроки, а компания может доказать, что правила ему сообщили.

Когда документы ходят по графику только на бумаге

Чтобы документы доходили до бухгалтерии сами

Даже хороший график не работает, если накладные лежат у менеджера, а счета приходят на личную почту. Руководитель узнаёт о проблеме, когда бухгалтерия не может закрыть месяц.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, сверяют их с заказом и передают в бухгалтерию или в 1С — по тем правилам, что записаны в графике.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»