Уведомление об отправке трудовой книжки почтой при увольнении

Если в последний день работы выдать бумажную трудовую книжку невозможно — работник не пришёл или отказался её брать, — работодатель направляет ему уведомление: явиться за книжкой или дать согласие на пересылку по почте. С этого дня ответственность за задержку выдачи снимается. Ниже — образец и правила оформления.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Иванову Петру Сергеевичу

г. Москва, ул. Лесная, д. 12, кв. 45

от ООО «Ромашка»

ИНН 7700000000, 125047, г. Москва, ул. Тверская, д. 8

Уведомление

о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте

16 ноября 2026 г. № 27

Трудовой договор с Вами прекращён 13 ноября 2026 года по пункту 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации (по инициативе работника).

В день увольнения выдать Вам трудовую книжку на руки не представилось возможным: в последний рабочий день Вы отсутствовали на рабочем месте, от получения книжки отказались.

Прошу Вас в течение трёх рабочих дней со дня получения настоящего уведомления явиться в отдел кадров по адресу: 125047, г. Москва, ул. Тверская, д. 8, каб. 214, в рабочие дни с 9:00 до 18:00, для получения трудовой книжки либо направить письменное согласие на отправку её по почте по указанному Вами адресу.

Со дня направления настоящего уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (пункт 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Приложение: копия приказа об увольнении на 1 л. в 1 экз.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Когда уведомление обязательно

В день прекращения трудового договора работодатель выдаёт работнику бумажную трудовую книжку с записью об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Если книжку выдать невозможно — работник отсутствует или отказывается её брать, — работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку её по почте (п. 37 того же Порядка).

Уведомление решает две задачи: сообщает работнику, где и когда забрать документ, и снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи со дня направления. До этой даты за задержку возможна ответственность по ст. 234 ТК РФ — возмещение заработка за все дни, когда работник не мог трудоустроиться без книжки.

Отправить книжку почтой работодатель вправе только с согласия работника. Без согласия книжка хранится у работодателя до востребования (п. 43 Порядка), а по письменному обращению работника её выдают не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.

Что указать в уведомлении

Кому адресовано: фамилия, имя, отчество работника и почтовый адрес, по которому он зарегистрирован или просил направлять документы.
От кого: наименование организации, её адрес и ИНН.
Дата и номер уведомления, если в компании ведут регистрацию исходящих.
Когда и по какому основанию прекращён трудовой договор — статья ТК РФ.
Почему книжку не выдали в день увольнения: отсутствие работника или его отказ.
Куда и в какие часы явиться за книжкой.
Просьба дать письменное согласие на отправку по почте, если работник хочет получить книжку удалённо.
Норма об освобождении от ответственности со дня направления уведомления.
Подпись руководителя или уполномоченного лица и способ направления уведомления.

Как направить уведомление

Зафиксируйте, что выдать книжку не удалось. Составьте акт об отсутствии работника или его отказе получить книжку в день увольнения. Акт подписывают несколько свидетелей — он подтвердит правомерность уведомления.
Оформите уведомление. Заполните бланк: адресат, основание увольнения, причина невыдачи, адрес и часы выдачи, просьба о согласии на пересылку.
Отправьте заказным письмом. Направьте уведомление по адресу работника заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Сохраните квитанцию и опись — они подтверждают дату направления.
Дождитесь ответа. Если работник дал согласие на отправку, направьте книжку почтой с объявленной ценностью и описью вложения. Если он явился лично — выдайте под подпись в книге учёта движения трудовых книжек.
Храните книжку до востребования. Если ответа нет, книжка остаётся у работодателя. По письменному обращению работника выдайте её не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.

Частые ошибки

Отправляют книжку почтой без письменного согласия работника — это нарушение, и работодатель отвечает за возможную утрату документа.
Уведомление направляют до дня увольнения или задним числом, чтобы прикрыть задержку. Уведомление составляют после того, как выдача в последний рабочий день не состоялась.
Не сохраняют квитанцию и опись вложения — тогда нечем доказать дату направления, и ответственность за задержку не снимается.
Указывают неверный адрес из личного дела, не проверив его. Письмо возвращается, а срок направления уходит.
Забывают, что уведомление не отменяет обязанности выдать книжку по первому письменному обращению работника в течение трёх рабочих дней.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель отправить трудовую книжку почтой, если работник не пришёл?

Нет. Отправка возможна только с письменного согласия работника. Без согласия книжка хранится у работодателя до востребования, а работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за ней (п. 37 и 43 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

С какого дня работодатель освобождается от ответственности за задержку?

Со дня направления уведомления работнику. Поэтому так важно сохранить доказательства отправки: квитанцию заказного письма с уведомлением о вручении и опись вложения.

Как работник даёт согласие на отправку книжки почтой?

Письменно: отдельным заявлением или ответом на уведомление. В согласии он указывает адрес, по которому просит направить книжку. Устного согласия или согласия по телефону недостаточно.

Что делать, если работник не отвечает на уведомление?

Книжка хранится у работодателя до востребования. Если работник позже обратится письменно, книжку выдают не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.

Каким письмом отправлять уведомление?

Заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения по адресу работника. Опись подтверждает, что в конверте было именно уведомление, а квитанция — дату отправки.

Нужно ли уведомление, если работник получает сведения о трудовой деятельности электронно?

Нет. Если работник отказался от бумажной книжки и получает сведения о трудовой деятельности в электронном виде, книжки у работодателя нет, и уведомление не составляют.

Читать в журнале

Как уволить сотрудника и не получить управленческий хаос

Когда увольнения и кадровые бумаги отнимают время у руководителя

Чтобы кадровые документы собирались без ручной работы

Уведомления, акты, приказы и согласия по каждому увольнению готовятся вручную, и одна пропущенная бумага оборачивается спором с работником.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют сроки и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»