Журнал выдачи трудовых книжек при увольнении: образец и бланк

При увольнении трудовую книжку выдают в день увольнения и фиксируют выдачу в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — её и называют журналом выдачи. Ниже бланк и образец заполнения записи об увольнении.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начата 12 января 2026 г.

Окончена ________________

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

запись о выдаче трудовой книжки при увольнении

Запись № 47

Принята трудовая книжка серии ТК-IV № 1234567 от менеджера по продажам Смирновой Анны Павловны 03.02.2025, расписка работника в получении бланка вкладыша не требуется.

Выдана трудовая книжка серии ТК-IV № 1234567 Смирновой Анне Павловне 16 ноября 2026 г. при увольнении по собственному желанию, приказ № 88-к от 16.11.2026.

Получила трудовую книжку и ознакомлена с записью об увольнении: А. П. Смирнова, 16.11.2026.

Запись внёс

Менеджер по персоналу

____________ / О. В. Кузнецова /

Что это за журнал

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них фиксирует, когда книжку приняли от работника при приёме на работу и когда выдали ему на руки. При увольнении это единственный документ, где работник расписывается за получение трудовой книжки, — поэтому её и называют журналом выдачи.

Форму закон не устанавливает: по п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, работодатель разрабатывает книгу сам. Проверяющие смотрят на другое — что запись о выдаче есть и что работник в ней расписался.

Реестр трудовых книжек — то же самое под другим названием: перечень книжек и вкладышей с сериями, номерами и датами движения. Отдельного реестра закон не требует, его роль играет книга учёта, где по номеру книжки видно, у кого она сейчас.

Какие графы завести

Порядковый номер записи.
Дата записи.
От кого принята книжка или вкладыш: должность, фамилия, имя, отчество работника.
Серия и номер трудовой книжки или вкладыша.
Дата приёма книжки.
Кому выдана книжка или вкладыш и дата выдачи.
Основание выдачи: приказ об увольнении с номером и датой.
Подпись работника в получении и дата.
Должность и подпись того, кто внёс запись.

Как заполнить запись при увольнении

Найдите запись о приёме. Книжка уже зарегистрирована в книге, когда работник поступал на работу. Новую строку заводите под тем же номером книжки, чтобы движение читалось по серии и номеру.
Внесите дату и основание. Дата выдачи — день увольнения. Основание — приказ об увольнении: номер и дата. Трудовую книжку выдают в день прекращения трудового договора; если выдать её невозможно из-за отсутствия работника или его отказа, направляют уведомление о необходимости получить книжку либо согласиться на отправку почтой.
Отдайте книжку под подпись. Работник расписывается в графе получения и ставит дату. Без подписи запись не доказывает, что книжку выдали.
Отметьте отказ или отправку почтой. Если работник отказался получать книжку, составьте акт и укажите его реквизиты в книге. Если книжку отправили почтой с письменного согласия работника, запишите дату и номер отправления.
Закройте книгу по окончании. Когда книга заполнена, укажите дату окончания. Храните её вместе с приказами по личному составу.

Оформление книги учёта движения трудовых книжек

Оформление книги учёта движения трудовых книжек начинается с титульного листа: название компании, даты начала и окончания книги. Листы прошнуровывают, нумеруют и скрепляют подписью руководителя и печатью, если печать есть, — так книгу не подменить и не вырвать страницу.

Записи вносят ручкой или печатают и заверяют подписью. Исправление делают по общим правилам делопроизводства: неверную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут верную и заверяют подписью того, кто исправил. Подчистки и замазка в книге недопустимы.

Отдельную книгу по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей ведут, когда компания сама закупает бланки: там фиксируют поступление и расход бланков. Движение книжек работников идёт в книге учёта движения — это два разных журнала.

Выдача почтой и отказ работника

Трудовую книжку выдают в день увольнения. Если работник в этот день на работе отсутствует или отказался получать книжку, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за книжкой либо согласовать отправку почтой — с этого дня работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.

Когда работник письменно согласился на отправку, в книге учёта делают запись: книжка направлена почтой, с указанием даты и реквизитов отправления. Такой записи достаточно, чтобы подтвердить, что книжка ушла с согласия работника, — подписи работника в этом случае нет.

Частые ошибки

Запись о выдаче не сделана, хотя книжку отдали: при споре работодателю нечем подтвердить, что книжка у работника.
Нет подписи работника в получении — запись не доказывает выдачу.
В графе основания нет номера и даты приказа об увольнении, и запись не связать с увольнением.
Книжку отправили почтой без письменного согласия работника и не отметили отправку в книге.
Книгу ведут в свободной форме без серии и номера — по записям не проследить движение конкретной книжки.
Книгу не прошнуровали и не заверили — при проверке её нельзя считать документом.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал выдачи трудовых книжек?

Да, если у работников есть бумажные трудовые книжки. По п. 40 Порядка, утверждённого приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, работодатель ведёт книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них и фиксирует в ней выдачу книжки при увольнении.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Книгу учёта движения трудовых книжек ведут на бумаге: её нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя и печатью организации при её наличии. Работник расписывается в получении книжки. Бумажный журнал с живыми подписями проще предъявить при проверке.

Что писать, если работник отказался получать книжку?

Составьте акт об отказе и укажите его реквизиты в книге учёта. Отправьте работнику уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласовать отправку почтой — с этого дня задержка выдачи перестаёт быть на стороне работодателя.

Кто расписывается в журнале — работник или кадровик?

Оба. Работник — в графе получения книжки, кадровик или другое уполномоченное лицо — в графе того, кто внёс запись. Такая пара подписей и закрывает движение книжки.

Сколько хранить книгу учёта?

Книгу хранят вместе с приказами по личному составу: сроки задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и номенклатура дел компании.

Увольнения и кадровые бумаги

Чтобы кадровый учёт не держался на одном человеке

Журнал, приказы и уведомления при увольнении собирает кадровик, и стоит он уйти в отпуск — движение бумаг встаёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, проверяют реквизиты приказа и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»