Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Опись договоров в папке: образец

Опись договоров в папке — лист, по которому видно, какие договоры лежат в деле, на какую сумму и на каком основании. Ниже — образец заполнения и бланк для своей папки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел снабжения

Дело № 03-05

Заведено 11 января 2026 г.

Опись документов дела

договоры подряда за 2026 год

7 ноября 2026 г.

В дело подшиты договоры подряда, заключённые отделом снабжения в 2026 году, и приложения к ним. Договоры расположены в порядке возрастания номеров, каждый занимает отдельный лист описи.

Опись составлена для передачи дела в архив организации. Физическое состояние документов проверено, все листы на месте, повреждений нет.

Всего в дело включено 14 документов на 96 листах.

Составитель описи

Специалист отдела снабжения

____________ / А. А. Смирнова /

Согласовано

Начальник отдела снабжения

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна опись договоров в папке

Папка с договорами без описи — это стопка бумаг: чтобы найти нужный договор, приходится перелистывать всё дело, а при передаче в архив никто не подтвердит, что документы на месте.

Опись решает три задачи: показывает состав папки, фиксирует количество листов и служит учётным документом при передаче дела в архив или другому сотруднику. Для внутреннего учёта достаточно листа описи, для архива — по правилам архивного дела.

Что указать по каждому договору

  • Порядковый номер записи в описи.
  • Номер и дату договора — так, как они напечатаны в самом документе.
  • Контрагента: краткое наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя.
  • Предмет договора одной строкой: поставка, подряд, услуги, аренда.
  • Цену договора, если она определена; для рамочных договоров пишут «цена не определена».
  • Количество листов договора и приложений к нему.
  • Отметку о приложениях: спецификации, акты, дополнительные соглашения.
  • Примечание: продлён, расторгнут, есть допсоглашение.

Как составить опись

  1. Разложите договоры по порядку. Обычно по возрастанию номера или по дате заключения. Один порядок на всю папку, чтобы записи не путались.
  2. Заполните шапку. Название организации, подразделение, номер дела и дата заведения — по номенклатуре дел, если она в компании есть.
  3. Внесите записи. По одному договору в строку: номер, дата, контрагент, предмет, цена, листы.
  4. Посчитайте итог. Общее число документов и листов в деле — цифрами и прописью не обязательно, достаточно цифр.
  5. Подпишите и подшейте. Опись подписывает составитель, согласует руководитель подразделения. Лист описи подшивают первым в папку.

Частые ошибки

  • В описи номер договора записан иначе, чем в самом документе, — при сверке такой договор считается ненайденным.
  • Не указаны листы приложений: итог по делу не сходится с фактическим количеством бумаг.
  • Опись составили после того, как часть договоров забрали из папки, и записи не соответствуют содержимому.
  • Нет подписи и даты — лист не подтверждает, кто и когда проверял дело.
  • Одна опись на несколько папок: при передаче одной папки невозможно понять, какие договоры ушли вместе с ней.

Частые вопросы

Обязательна ли опись договоров в папке?

Для внутреннего хранения закон её не требует. Опись становится обязательной, когда дело передают в архив: состав и оформление дел регулируют правила архивного дела, а сроки хранения — перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Сколько хранить папку с договорами?

Срок зависит от вида договора и отрасли. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов; для договоров он обычно отсчитывается от истечения срока действия. Данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, нужные для расчёта налогов, хранят не меньше пяти лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Можно ли вести опись в электронной таблице?

Можно, если папка хранится в электронном виде и таблица подписана или защищена от правок. Для бумажного дела распечатанный лист описи подшивают первым и подписывают — так он подтверждает состав папки.

Что делать, если договор из папки забрали?

В строке описи ставят отметку о выдаче: кому, когда и на какой срок. Возвращённый договор отмечают обратно. Так опись остаётся верной, а дело — полным.

Нужна ли отдельная опись для приложений?

Нет. Приложения перечисляют в строке своего договора с количеством листов: так видно, что спецификация или акт относятся именно к этому договору.

Читать в журнале

Когда папки с договорами ищут всем отделом

Чтобы документы находились за секунды

Договоры, заявки и приложения к ним приходят из почты, мессенджеров и от контрагентов. Пока их разбирают вручную, часть теряется, а опись приходится собирать заново.

Я настраиваю ИИ-агента, который разбирает входящие документы, вытаскивает номер, дату, контрагента и сумму и складывает их в реестр — опись собирается сама.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы