Реестр чеков: образец скачать и бланк в Word

Реестр чеков — внутренняя опись, в которой перечисляют кассовые чеки, приложенные к авансовому отчёту или к отчёту о потраченных подотчётных деньгах. По ней бухгалтерия видит, какие покупки подтверждают чеки и на какую сумму, не перелистывая каждый чек. Ниже — бланк в Word и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Подотчётное лицо: менеджер И. И. Иванов

Авансовый отчёт № 27 от 16.11.2026

Реестр кассовых чеков

к авансовому отчёту № 27 от 16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 г.

Реестр составлен к авансовому отчёту № 27. В нём перечислены кассовые чеки на покупки для отдела продаж, сделанные 12–15 ноября 2026 года.

Итого по реестру — 4 чека на сумму 12 340 рублей 00 копеек. Сумма совпадает с итогом авансового отчёта.

Составил подотчётное лицо

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Принял бухгалтер

Бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен реестр чеков

Чек подтверждает покупку, но когда к авансовому отчёту приложены десятки чеков, бухгалтерии трудно проверить, все ли они учтены и совпадает ли сумма. Реестр решает эту задачу: в одной таблице видно дату, продавца, сумму и назначение каждой покупки.

Закон не требует реестра чеков как отдельного документа. Его вводят внутренним порядком компании — в учётной политике или инструкции по документообороту. Для расчётов с подотчётными лицами реестр удобен и бухгалтерии, и самому сотруднику: он показывает, что деньги потрачены по назначению и подтверждены.

Что указать в реестре чеков

Номер и дату реестра, к какому авансовому отчёту он составлен.
Подотчётное лицо: фамилию, инициалы, должность.
По каждому чеку — порядковый номер, дату покупки, продавца и его ИНН, если он есть в чеке.
Назначение покупки: что куплено и для какой задачи отдела.
Сумму чека цифрами и итог по всем чекам.
Подписи составителя и бухгалтера, принявшего реестр.

Как заполнить реестр чеков

Соберите чеки и проверьте реквизиты. Убедитесь, что на каждом чеке читаются дата, продавец, сумма и признак расчёта. Чек без обязательных реквизитов расходы не подтверждает.
Пронумеруйте чеки. Разложите чеки в том же порядке, в каком они пойдут в реестре, и подпишите номера на обороте — так бухгалтерия быстро найдёт нужный.
Заполните таблицу. По каждому чеку внесите дату, продавца, назначение и сумму. Назначение пишите словами: «бумага для офиса», «картридж для принтера», а не «хозтовары».
Сведите итог. Сложите суммы и сверьте с итогом авансового отчёта. Расхождение ищите до передачи документов, а не после.
Подпишите и передайте в бухгалтерию. Реестр подписывает подотчётное лицо, принимает бухгалтер. Копию оставьте у себя.

Частые ошибки

В реестре нет назначения покупки — бухгалтерии приходится уточнять, к какой задаче отнести расход.
Суммы в реестре не совпадают с итогом авансового отчёта: чек потерян или внесён дважды.
Чеки приложены в другом порядке, чем в реестре, и поиск нужного занимает время.
В реестр вносят чеки без обязательных реквизитов — такие расходы не подтверждают затраты.
Реестр не подписан составителем или бухгалтером, и непонятно, кто и когда его принял.

Частые вопросы

Обязателен ли реестр чеков по закону?

Нет. Закон не устанавливает реестр чеков как обязательный документ. Компания вводит его своим порядком, если так удобнее проверять расходы подотчётных лиц. Для подтверждения расхода нужен сам чек с обязательными реквизитами.

Где скачать образец реестра чеков?

Бланк и заполненный образец есть на этой странице — их можно скачать и заполнить под свою организацию. Готовой формы, утверждённой законом, нет, поэтому за основу берут бланк компании и дополняют графами, которые нужны бухгалтерии.

Можно ли вести реестр в Excel?

Можно. Форму компания выбирает сама: таблица в Excel, бланк в Word или учёт в бухгалтерской программе. Важно, чтобы по реестру можно было сверить каждый чек с суммой авансового отчёта.

Какие чеки нельзя включать в реестр?

Чеки без обязательных реквизитов, чеки на покупки, не связанные с деятельностью компании, и чеки, по которым уже отчитались в другом авансовом отчёте. Повторно один и тот же чек не проводят.

Нужно ли прикладывать копии чеков к реестру?

Обычно прикладывают подлинники чеков, а реестр служит описью. Если чеки выцвели, сделайте копии и приложите их вместе с подлинниками — так расход подтвердится и через годы.

Сколько хранить реестр чеков и сами чеки?

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранят 5 лет, если Налоговый кодекс не устанавливает иной срок. Компания может установить более долгий срок в своей номенклатуре дел.

Когда бумаги отнимают время у дела

Чтобы рутинные документы собирались сами

Реестры, описи и авансовые отчёты отнимают у сотрудников часы: каждый чек надо сверить, внести в таблицу и передать в бухгалтерию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы и приносят готовый реестр на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»