Приказ о подотчётных лицах: образец и бланк

Приказ о подотчётных лицах утверждает список сотрудников, которым компания выдаёт деньги на расходы. Закон его не требует, но с ним бухгалтерия и кассир знают, кому можно выдать аванс, а кому нет. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

Приказ об утверждении списка подотчётных лиц

о сотрудниках, имеющих право получать подотчётные суммы

16 ноября 2026 г.

В целях упорядочения расчётов с подотчётными лицами и на основании пункта 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

1. Утвердить список сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчёт на хозяйственные и командировочные расходы: Петров Пётр Петрович — менеджер по закупкам; Сидорова Анна Ивановна — секретарь-референт.

2. Выдавать подотчётные суммы на срок не более 30 календарных дней. Авансовый отчёт по полученным суммам представлять в бухгалтерию не позднее трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги.

3. Назначить старшего бухгалтера Иванову Марию Сергеевну ответственной за проверку авансовых отчётов и контроль сроков.

4. Настоящий приказ вступает в силу с 16 ноября 2026 года. Контроль исполнения оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлены

Менеджер по закупкам

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен приказ о подотчётных лицах

Подотчётные суммы — деньги, которые компания выдаёт сотруднику на покупки для нужд бизнеса: канцелярию, топливо, запчасти, гостиницу в командировке. Сотрудник тратит их от имени компании, а потом отчитывается авансовым отчётом и прикладывает чеки.

Приказ со списком таких сотрудников закон не требует. Банк России в письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 пояснил: утверждать перечень подотчётников необязательно, но если компании так удобнее, она вправе его оформить. На практике приказ пригодится, когда выдача денег поставлена на поток: он снимает вопрос «кому можно выдать аванс» и служит опорой, если налоговая спросит, почему деньги ушли именно этому работнику.

Что указать в приказе

Название компании и номер приказа с датой — как в любом распорядительном документе.
Список сотрудников: должность, фамилия, имя и отчество полностью, чтобы не путать однофамильцев.
На какие цели выдаются деньги: хозяйственные расходы, командировки, представительские нужды.
Срок, на который выдаются суммы, и срок сдачи авансового отчёта — компания устанавливает их сама.
Кто проверяет авансовые отчёты и следит за сроками: бухгалтер, главный бухгалтер или сам руководитель.
Дата вступления в силу и подпись руководителя; лист ознакомления для сотрудников из списка.

Как оформить приказ

Решите, нужен ли отдельный приказ. Если в компании есть положение о расчётах с подотчётными лицами, проверьте, не прописан ли список уже там. Дублировать правила не нужно.
Составьте список. Включите только тех, кто действительно покупает для компании: закупщика, водителя, секретаря, руководителей отделов. Любой работник вправе получить деньги под отчёт, но список задаёт порядок.
Задайте сроки. Напишите, на сколько дней выдаются деньги и за сколько дней после этого сотрудник сдаёт отчёт. Закон конкретный срок не устанавливает, его определяет компания.
Подпишите и ознакомьте. Подпишите приказ и дайте прочитать сотрудникам из списка под подпись. Копию передайте в бухгалтерию.
Обновляйте при смене состава. Приняли нового закупщика или уволили подотчётника — издайте новый приказ или приказ об изменении списка.

Частые ошибки

Путают приказ о списке с приказом на выдачу конкретной суммы: во втором указывают сумму, цель и срок по каждой выдаче.
В списке только фамилии без должностей — при проверке непонятно, почему этот сотрудник получает деньги.
Не указан срок отчёта, и бухгалтерия не может потребовать авансовый отчёт к конкретной дате.
Список устарел: сотрудник уволился, а приказ не обновили, и деньги по привычке выдают на его имя.
Нарушают лимит наличных расчётов: одна сделка с поставщиком наличными — не больше 100 000 ₽, иначе штраф по статье 15.1 КоАП.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о подотчётных лицах по закону?

Нет. Банк России в письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 указал, что утверждать список подотчётников необязательно. Компания оформляет его, если так удобнее вести расчёты.

Чем приказ о подотчётных лицах отличается от приказа на выдачу подотчётных сумм?

Первый утверждает, кто вообще имеет право получать деньги под отчёт. Второй — распоряжение выдать конкретную сумму конкретному сотруднику: в нём указывают сумму, цель и срок. Один приказ на несколько выдач тоже допустим — это разрешает Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Кому можно выдать деньги под отчёт?

Любому работнику компании по трудовому договору. Человеку, который работает по гражданско-правовому договору, деньги под отчёт выдают, только если это предусмотрено договором.

Какой срок отчёта по подотчётным суммам?

Тот, который установила компания. Обязательный трёхдневный срок отменили с 30 ноября 2020 года, теперь его прописывают в локальном акте или в приказе.

Что будет, если сотрудник не отчитался в срок?

Неподтверждённая сумма может быть признана его доходом: с неё начислят НДФЛ и страховые взносы. Поэтому срок отчёта и контроль за ним лучше прописать в приказе и напоминать о нём заранее.

Нужен ли приказ, если деньги переводят на карту сотрудника?

Да, порядок тот же: компания перечисляет сумму на карту, а сотрудник отчитывается авансовым отчётом с чеками. Список подотчётников помогает бухгалтерии не переводить деньги случайным людям.

Когда выдача денег и отчёты держатся на памяти бухгалтера

Чтобы заявки на подотчёт собирались сами

Согласование суммы, проверка чека, напоминание о сроке отчёта — рутина, которая занимает часы и всё равно где-то рвётся.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие заявки по шаблону, сверяют данные с учётной системой и приносят бухгалтеру готовый пакет на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»