Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт приёма-передачи товара: образец и бланк

Акт приёма-передачи товара фиксирует, что именно и в каком состоянии одна сторона передала, а другая приняла. Ниже — бланк в Word и заполненный образец по договору поставки: с перечнем товара, состоянием упаковки, недостатками и подписями обеих сторон.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка», 620014, г. Екатеринбург, ул. Малышева, д. 51, ИНН 6600000000

в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава

ООО «Василёк», 620000, г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 10, ИНН 6600000001

в лице директора И. И. Иванова, действующего на основании устава

Акт приёма-передачи товара

к договору поставки от 12 октября 2026 г. № 47/П

16 ноября 2026 г. № 112

Поставщик передал, а покупатель принял товар по договору поставки от 12 октября 2026 г. № 47/П на общую сумму 348 000 рублей, в том числе НДС 22 % — 62 754 рубля 10 копеек.

Товар передан в количестве 6 наименований, 120 единиц, в упаковке производителя, без повреждений. Упаковка целая, пломбы не нарушены.

При приёмке обнаружены расхождения: по позиции 3 (кофемолка КМ-200, арт. 2004) на корпусе скол 1 см, по позиции 5 (чайник ЧТ-15, арт. 1501) не хватает 2 единиц из 20. Остальные позиции соответствуют договору.

Вместе с товаром переданы: товарная накладная № 112 от 16.11.2026, счёт-фактура № 112 от 16.11.2026, сертификаты соответствия на 4 л. в 1 экз., руководства по эксплуатации на 6 л. в 1 экз.

Претензий по количеству и качеству по остальным позициям покупатель не имеет. По выявленным расхождениям стороны составят отдельный акт.

Передающая сторона

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Принимающая сторона

Директор ООО «Василёк»

____________ / И. И. Иванов /

Что фиксирует акт приёма-передачи товара

Акт приёма-передачи подтверждает, что товар перешёл от одной стороны к другой: поставщик выполнил обязательство по поставке, а покупатель получил товар и увидел, в каком он состоянии. Без акта спор о том, что именно и когда передали, решается только перепиской и накладными.

Унифицированной формы нет: с 2013 года организации и ИП оформляют первичные документы по своим бланкам. Но у акта есть обязательные реквизиты — их перечисляет статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Если хотя бы одного нет, документ не подтвердит хозяйственную операцию.

Обязательные реквизиты акта

  • Название документа — «Акт приёма-передачи товара».
  • Дата составления: обязательный реквизит; место составления указывают по желанию.
  • Стороны: полные наименования организаций, ИНН, адреса, должности и фамилии представителей; для ИП — ФИО и реквизиты.
  • Основание: номер и дата договора, по которому передают товар.
  • Содержание операции: что передали, сколько, по какой цене и на какую сумму.
  • Подписи ответственных лиц обеих сторон с расшифровкой должности и фамилии.

Как описать товар, чтобы акт защитил

Чем подробнее описан товар, тем труднее покупателю позже заявить, что получил не то. В перечне указывают наименование, артикул или модель, серийные номера, количество, единицу измерения, цену и сумму по каждой позиции. Для техники добавляют заводские номера, для одежды — размер и цвет, для материалов — партию и срок годности.

Если вместе с товаром передают документы, без которых его не использовать или не продать, — сертификаты, паспорта, инструкции, гарантийные талоны, — их перечисляют в акте с числом листов. Иначе покупатель вправе заявить, что поставщик исполнил обязательство ненадлежащим образом, и отказаться от товара.

Как составить акт при приёмке

  1. Сверьте товар с договором и накладной. Проверьте наименования, количество, артикулы и цены по каждой позиции. Расхождение сразу записывайте.
  2. Осмотрите упаковку и товар. Зафиксируйте состояние упаковки, пломб, внешние повреждения. Если товар в закрытой упаковке, отметьте, что проверяли только по внешнему виду.
  3. Опишите недостатки. Укажите, по какой позиции и что именно обнаружено: скол, царапина, недостача, пересорт. Не пишите общими словами «есть замечания».
  4. Перечислите документы. Внесите в акт все сопроводительные документы с номерами, датами и числом листов.
  5. Подпишите в двух экземплярах. По одному для каждой стороны. Если кто-то отказывается подписывать, сделайте отметку об этом в акте и привлеките свидетеля.

Частые ошибки

  • Общие слова вместо перечня: «товар в ассортименте» не позволяет доказать, что именно передали.
  • Нет ссылки на договор — непонятно, по какому обязательству передавали товар.
  • Не отмечены недостатки, которые были видны при осмотре: позже покупатель не докажет, что они возникли до передачи.
  • Акт подписал сотрудник без доверенности — подпись не подтверждает полномочия.
  • Один экземпляр на обе стороны: у каждой стороны должен остаться свой подписанный акт.

Частые вопросы

Обязательно ли составлять акт приёма-передачи товара?

Закон не требует акта при каждой передаче, но без него труднее доказать факт и состояние передачи. Если акт предусмотрен договором как приложение, он обязателен для обеих сторон и становится частью сделки.

Можно ли составить акт в свободной форме?

Да. Унифицированной формы нет, бланк разрабатывает сама организация и закрепляет в учётной политике. Главное — обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Что делать, если покупатель отказывается подписывать акт?

Сделайте в акте отметку об отказе с датой и привлеките свидетеля, а товар отправьте обратно или оставьте на ответственное хранение. Отказ от подписи сам по себе не отменяет передачу, но доказать её без отметки сложнее.

Нужна ли печать на акте?

Нет. Печать не входит в обязательные реквизиты, достаточно подписей уполномоченных представителей. Если компания применяет печать, её ставят по желанию.

Сколько хранить акты приёма-передачи товара?

Срок зависит от вида операции и отрасли. Компания закрепляет его в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для бухгалтерских документов по общему правилу — не меньше пяти лет после отчётного года.

Читать в журнале

Когда акты и накладные собираются вручную

Чтобы документы по отгрузкам собирались сами

Приёмка, акты, накладные и сверка с договором отнимают у кладовщика и менеджера часы, а расхождения всплывают уже после отгрузки.

Я собираю ИИ-агентов, которые сверяют документы с заказом и договором, готовят акт по шаблону и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы