Акт приёма-передачи кадровых документов: образец и бланк

Акт приёма-передачи кадровых документов составляют, когда меняется человек, отвечающий за кадровое делопроизводство: уходит кадровик, обязанности передают другому сотруднику или кадры забирает директор. Ниже — бланк и простой образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ: генеральный директор ООО «Ромашка» П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Акт приёма-передачи кадровых документов

при смене ответственного за кадровое делопроизводство

16 ноября 2026 г. № 3

Во исполнение приказа ООО «Ромашка» от 10.11.2026 № 8 о приёме-передаче дел в связи с увольнением специалиста по кадрам Я. С. Бережной комиссия в составе: председатель — заместитель директора А. В. Соколов, члены комиссии — главный бухгалтер М. И. Орлова, юрист Д. С. Крылов, составила настоящий акт о нижеследующем.

Специалист по кадрам Я. С. Бережная передала, а менеджер по персоналу Е. А. Гусева приняла следующие кадровые документы: трудовые книжки работников — 46 (сорок шесть) штук, в том числе 3 книжки работников, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком; книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — 1 штука, заполнена по 15.11.2026; личные карточки работников — 46 штук; трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним — 46 комплектов; приказы по личному составу за 2024–2026 годы — 6 папок; личные дела работников — 46 штук; график отпусков на 2026 год — 1 экземпляр; положение об обработке персональных данных и согласия работников — 1 папка.

При сверке количество трудовых книжек совпадает с записями книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них и с числом личных карточек. Все документы подшиты, страницы в папках пронумерованы, повреждений и утрат нет. Документы переданы по описи, опись прилагается.

Акт составлен в двух экземплярах: первый хранится в деле кадровой службы, второй выдан передающему. Приложение: опись передаваемых документов на 4 л. в 1 экз.

Передал

Специалист по кадрам

____________ / Я. С. Бережная /

Принял

Менеджер по персоналу

____________ / Е. А. Гусева /

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / А. В. Соколов /

Члены комиссии

Главный бухгалтер

____________ / М. И. Орлова /

Зачем нужен акт приёма-передачи кадровых документов

Кадровые документы содержат персональные данные работников, и закон требует их защищать: хранить в сейфах или в помещениях с ограниченным доступом. Когда ответственный за кадровое делопроизводство меняется, удобно составить акт приёма-передачи кадровых документов: он поможет зафиксировать состав и состояние переданных дел.

Акт фиксирует три вещи: какие документы передали, в каком они состоянии и кто за них теперь отвечает. Если позже обнаружится пропавшая трудовая книжка или недостающий приказ, по акту видно, на чьей стороне это случилось.

Формы акта закон не устанавливает, поэтому компания составляет его в свободной форме или по своему шаблону, утверждённому руководителем.

Что перечислить в акте

Трудовые книжки и вкладыши в них — с количеством, сверенным по книге учёта движения трудовых книжек.
Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — с датой последней записи.
Личные карточки работников и личные дела.
Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Приказы по личному составу: о приёме, переводе, увольнении, отпусках.
График отпусков, положения о персональных данных, согласия работников на обработку.
Журналы и книги учёта, которые ведёт кадровая служба.
Опись передаваемых документов — отдельным приложением к акту.

Как составить акт

Издайте приказ о передаче дел. В приказе назовите передающего и принимающего, причину передачи и дату. Акт составляют во исполнение этого приказа, номер приказа в нём указывают.
Соберите комиссию. Передачу принимает не только новый ответственный: в комиссию включают руководителя или его заместителя, бухгалтера и юриста. Комиссия подтверждает, что документы на месте.
Сверьте трудовые книжки. Пересчитайте книжки и сверьте их с записями в книге учёта движения трудовых книжек и с личными карточками. Расхождение фиксируют в акте отдельной строкой.
Составьте опись. Перечислите документы по папкам и делам с количеством листов. Опись — приложение к акту, в акте на неё ссылаются.
Опишите состояние. Отметьте, подшиты ли документы, пронумерованы ли страницы, есть ли повреждения и утраты.
Подпишите и утвердите. Акт подписывают передающий, принимающий и члены комиссии, утверждает руководитель. Один экземпляр хранится в кадровой службе, второй отдают передающему.

Частые ошибки

Передают документы «россыпью», без описи: потом невозможно доказать, что именно было в папке.
Не сверяют число трудовых книжек с книгой учёта — расхождение всплывает через год при увольнении работника.
В акте нет причины передачи и номера приказа: непонятно, почему документы сменили ответственного.
Акт подписывают только двое, а комиссия указана в шапке без подписей.
Забывают про электронные документы и доступы к системам кадрового учёта — их тоже передают и фиксируют в акте.

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи кадровых документов?

Да, при смене ответственного за кадровое делопроизводство. Кадровые документы содержат персональные данные, и общей обязанности составлять акт при смене кадровика закон не устанавливает. Акт помогает зафиксировать, какие документы и в каком состоянии передали новому ответственному.

Можно ли составить акт в простой форме, без комиссии?

Можно. Закон форму не задаёт: достаточно перечня документов, их состояния, даты и подписей передающего и принимающего. Комиссию собирают, когда документов много или передача идёт на фоне конфликта — её подписи защищают обе стороны.

Кто утверждает акт?

Руководитель компании. Он же издаёт приказ о передаче дел, на который акт ссылается.

Что делать, если при сверке не хватает трудовой книжки?

Записать расхождение в акте с указанием, какой книжки нет и что известно о её местонахождении, и провести служебную проверку. Скрывать недостачу нельзя: работник при увольнении потребует книжку, и отвечать будет тот, кто её принял.

Сколько хранится акт?

Акт относится к документам кадровой службы и хранится по правилам архива компании. Сроки устанавливает номенклатура дел организации по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Нужно ли передавать по акту электронные трудовые книжки?

Сведения о трудовой деятельности хранятся в информационной системе, а не в папке. В акте фиксируют доступы к системам кадрового учёта и электронные документы, которые передают новому ответственному.

Передача дел не должна останавливать кадровый учёт

Чтобы документы и заявки переходили без потерь

Когда кадровик уходит, вместе с папками передают привычку отвечать на заявки, готовить приказы и напоминать о сроках. Без неё новый человек неделями разбирает архивы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, разбирают заявки и сверяют данные — новый ответственный получает рабочий процесс, а не только папки с бумагами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»