Образец протокола экспертной комиссии по уничтожению документов

Экспертная комиссия — постоянный орган компании, который оценивает ценность документов: что оставить в архиве, что передать на государственное хранение, а что уничтожить по истечении срока. Работает она по положению, утверждённому руководителем, и по номенклатуре дел, где у каждого дела стоит срок хранения.

Когда срок подошёл, комиссия проверяет дела, сверяет их с перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и решает судьбу каждой папки. Решение заседания оформляют протоколом, а сам перечень дел к уничтожению — актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это два разных документа: протокол фиксирует решение комиссии, акт перечисляет конкретные дела.

Протокол и акт работают в паре. Сначала комиссия рассматривает акт и согласовывает его протоколом, затем руководитель утверждает акт, и только после этого документы можно уничтожать.

Акт составляется, когда у дел истёк срок хранения и комиссия признала их не имеющими ценности. Его готовят до уничтожения, а не после: сначала перечень, потом решение комиссии, потом утверждение руководителем.

Дела включают в акт только после того, как закончился срок их хранения и прошёл год, в котором они закончились делопроизводством. Если по делу идёт судебный спор, налоговая проверка или следствие, уничтожать его нельзя до окончания разбирательства, даже когда срок хранения истёк.

Акт составляют отдельно на дела каждого года или группы лет. В нём указывают: заголовки дел, крайние даты, индексы по номенклатуре, количество дел, сроки хранения и статьи перечня. В конце подводят итог — сколько дел отобрано за какие годы, цифрами и прописью.