Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Журнал регистрации внутренних документов: образец

Журнал регистрации внутренних документов ведут, чтобы в любой момент найти приказ, распоряжение или служебную записку по номеру и дате и доказать, что документ существует. Ниже — заполненный образец и бланк, который можно повторить в таблице.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел документационного обеспечения

Начат 11 января 2026 г.

Окончен 31 декабря 2026 г.

Журнал регистрации внутренних документов

на 2026 год

2026 г.

№ п/п — 1; дата регистрации — 15.06.2026; регистрационный номер — ПР-2026-015; вид документа — приказ; краткое содержание — об утверждении штатного расписания; исполнитель — отдел кадров; статус — исполнен.

№ п/п — 2; дата регистрации — 16.06.2026; регистрационный номер — Р-2026-008; вид документа — распоряжение; краткое содержание — о проведении инвентаризации; исполнитель — бухгалтерия; статус — в работе.

№ п/п — 3; дата регистрации — 18.06.2026; регистрационный номер — СЗ-2026-041; вид документа — служебная записка; краткое содержание — о закупке ноутбуков для отдела продаж; исполнитель — отдел продаж; статус — на рассмотрении.

Ответственный за ведение журнала

Секретарь руководителя

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен журнал регистрации внутренних документов

Внутренние документы — приказы, распоряжения, служебные записки, положения, инструкции, регламенты, протоколы — создаются внутри компании и подписываются её руководителями. Журнал регистрации даёт каждому из них номер и дату, по которым документ потом находят.

Без журнала спор о том, был ли приказ и когда его подписали, решается по памяти сотрудников. С журналом достаточно назвать регистрационный номер: по нему находят сам документ, дату подписания и того, кто его готовил.

Форму журнала закон не устанавливает. Компания закрепляет её в инструкции по делопроизводству, а графы удобно собирать по ГОСТ Р 7.0.97-2025: он задаёт состав реквизитов документа, а не вид учётной таблицы.

Какие графы завести в журнале

  • Порядковый номер записи — сквозной по журналу, чтобы посчитать, сколько документов зарегистрировано.
  • Дата регистрации — день, когда документ подписан и поступил на регистрацию.
  • Регистрационный номер — по нему документ ищут: он же стоит на самом документе.
  • Вид документа — приказ, распоряжение, служебная записка, положение, инструкция, протокол.
  • Краткое содержание — о чём документ, одной строкой, как заголовок к тексту.
  • Исполнитель или подразделение — кто готовил документ и отвечает за исполнение.
  • Статус — исполнен, в работе, на рассмотрении, отменён: по нему видно, что ещё не закрыто.
  • Примечание — куда подшит документ или где лежит его электронная копия.

Как вести журнал

  1. Заведите отдельный журнал для внутренних документов. Входящие, исходящие и внутренние документы считают раздельно: у каждого вида своя нумерация и свой журнал.
  2. Присвойте документу номер в день подписания. Регистрируют внутренний документ в день, когда его подписал руководитель. Номер ставят на самом документе и повторяют в журнале.
  3. Стройте номер по виду документа. Удобная схема — буквенный индекс вида, год и порядковый номер: ПР-2026-015 для приказа, СЗ-2026-041 для служебной записки. Индекс не даёт перепутать приказ с распоряжением.
  4. Обнуляйте нумерацию с 1 января. Порядковые номера ведут в пределах календарного года, а с нового года начинают заново и открывают новый журнал.
  5. Отмечайте статус и место хранения. Когда документ исполнен, в журнале меняют статус и записывают, куда подшит оригинал или где лежит электронная копия.
  6. Закрывайте журнал в конце года. На последней странице пишут, сколько листов в журнале, и заверяют запись подписью ответственного.

Как нумеровать внутренние документы

Номер внутреннего документа состоит из индекса вида, года и порядкового номера. Индекс отделяет приказы от распоряжений и записок, год показывает, к какому журналу относится запись, а порядковый номер идёт от первого документа года.

Если приказов много, внутри вида заводят второй уровень: приказы по основной деятельности, по личному составу и об отпусках нумеруют отдельными рядами. Такой порядок закрепляют в инструкции по делопроизводству, чтобы нумерация не сбивалась при смене секретаря.

Частые ошибки

  • Номер ставят на документ, но не записывают в журнал: документ существует, а найти его по учёту нельзя.
  • Один журнал на входящие и внутренние документы: номера пересекаются, и по номеру не понять, откуда документ.
  • Нумерация переходит через год: в январе появляется номер 348, и по нему не видно, к какому году относится документ.
  • Дату регистрации ставят задним числом через неделю после подписания: журнал перестаёт подтверждать, когда документ появился.
  • Журнал ведут в одном файле без резервных копий: при сбое теряется вся история регистрации.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал регистрации внутренних документов?

Закон форму журнала не устанавливает, но компания обязана обеспечивать сохранность документов и их учёт, если это следует из её инструкции по делопроизводству или номенклатуры дел. На практике журнал и есть тот учёт, по которому документ находят и подтверждают его существование.

Какие документы записывают в журнал внутренних документов?

Приказы, распоряжения, служебные записки, положения, инструкции, регламенты и протоколы — всё, что создаётся внутри компании и подписывается её руководителями. Договоры, входящую и исходящую корреспонденцию ведут в отдельных журналах.

Когда регистрировать внутренний документ?

В день подписания. Дата регистрации в журнале и дата на самом документе должны совпадать, иначе журнал не подтвердит, когда документ появился.

Можно ли вести журнал в Excel?

Можно. Таблица с теми же графами заменяет бумажный журнал, если в инструкции по делопроизводству записано, что учёт ведут в электронном виде. Тогда делают резервные копии и закрывают файл от правок: заполненные записи не исправляют, а дополняют новыми.

Сколько хранить журнал регистрации внутренних документов?

Срок зависит от документов, которые в нём записаны. Журналы регистрации приказов по личному составу хранят долго, а журнал распоряжений по основной деятельности — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Когда регистрация документов держится на одном человеке

Чтобы учёт документов не зависел от памяти секретаря

Журнал, нумерация и подшивка держатся на одном сотруднике: пока он на месте, документы находятся, а в отпуске или после увольнения начинается поиск по папкам и почте.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают документ из почты или мессенджера, присваивают ему номер по вашей схеме, вносят запись в журнал и складывают копию в нужную папку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы