Журнал учёта посетителей: образец и бланк

Журнал учёта посетителей ведут там, где на входе нужен пропускной режим или где по записи принимают клиентов: в офисе, сервисе, клинике, салоне. Ниже — бланк и заполненный образец: время прихода и ухода, к кому и по какому вопросу пришёл человек, кто его принял.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начат 1 октября 2026 г.

Окончен 31 декабря 2026 г.

Ответственный за ведение: администратор Е. А. Смирнова

Журнал учёта посетителей

ООО «Ромашка», офис на Ленинском проспекте

Запись № 47

14:05. Иванов Пётр Сергеевич, ООО «Вектор», паспорт 45 12 № 345678, к коммерческому директору, по вопросу заключения договора поставки, пропуск № 12. Принял: коммерческий директор А. Н. Орлов. Ушёл 14:50.

15:20. Соколова Мария Игоревна, физическое лицо, паспорт 50 18 № 112233, к менеджеру по работе с клиентами, на подписание акта выполненных работ, пропуск № 13. Приняла: менеджер И. В. Крылова. Ушла 15:40.

16:10. Группа из трёх человек от АО «Стройтрест», к главному инженеру, на совещание по проекту, пропуска № 14–16. Принял: главный инженер С. П. Гусев. Ушли 17:30.

Ответственный за ведение журнала

Администратор

____________ / Е. А. Смирнова /

Зачем нужен журнал учёта посетителей

Журнал учёта посетителей фиксирует, кто и когда приходил в офис или в клиентскую зону и к кому. Он решает три задачи: пропускной режим на входе, подтверждение встречи, если клиент потом спорит о её содержании, и разбор происшествий — кто из посторонних был в помещении в это время.

Обязанность вести журнал возникает не сама по себе, а из режима, который установила компания: пропускной режим, охрана объекта, работа по записи. Форму закон не задаёт, поэтому компания утверждает её приказом руководителя и назначает ответственного — обычно администратора или сотрудника охраны.

Какие графы завести

Порядковый номер записи.
Дата.
Время прихода и время ухода — по факту, а не по записи.
Фамилия, имя, отчество посетителя.
Организация, которую он представляет, или отметка «физическое лицо».
Документ, удостоверяющий личность: название, серия и номер.
К кому прибыл: должность и фамилия сотрудника.
Цель визита: коротко, одной строкой.
Номер пропуска или отметка о пропуске.
Кто принял посетителя и его подпись.
Подпись посетителя об уходе или отметка охраны.

Как заполнять журнал

Проверьте документ на входе. Сверьте фамилию в документе с той, что называет посетитель, и запишите серию и номер. Без документа в журнал не вносят.
Запишите, к кому и зачем. Должность и фамилия сотрудника, цель визита. Формулировка «по личному вопросу» годится, только если так принято в инструкции.
Выдайте пропуск. Номер пропуска связывает запись в журнале с фактическим проходом через турникет или пост охраны.
Отметьте уход. Время ухода и подпись посетителя или отметку охраны ставят в тот же день. Открытая запись без времени ухода — самая частая ошибка.
Закройте журнал. В конце журнала указывают дату окончания, ответственный ставит подпись. Исправления заверяют подписью того, кто их внёс.

Чем журнал учёта отличается от журнала приёма посетителей

Журнал приёма посетителей — тот же документ, если речь о компании, где клиентов принимают по записи: он показывает, кто вёл приём и когда. Разница в акценте: в журнале учёта важнее контроль доступа, в журнале приёма — история обращений клиента.

На практике оба называют одинаково и ведут одной формой. Если компания принимает и посетителей по делу, и клиентов по записи, хватит одного журнала с графой «цель визита»: она отделит встречу с подрядчиком от приёма клиента.

Частые ошибки

Пишут только фамилию без документа — при споре не доказать, кто именно приходил.
Не ставят время ухода: журнал показывает приход, но не нахождение человека в помещении.
Заполняют задним числом целыми страницами — по чернилам и подписям видно, что записи сделаны разом.
Хранят журнал в открытом виде на стойке: персональные данные посетителей доступны любому, кто подошёл.
Путают журнал с книгой отзывов и предложений — это разные документы, и книга отзывов ведётся по своему порядку.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта посетителей по закону?

Общей обязанности для всех компаний нет. Журнал вводят приказом, когда есть пропускной режим, охрана или приём по записи. Для отдельных видов деятельности порядок пропуска задают отраслевые правила, и тогда журнал становится их частью.

Какие данные посетителя можно записывать?

Только то, что нужно для пропуска и подтверждения встречи: фамилию, имя, отчество, организацию, документ, время, сотрудника и цель визита. Паспортные данные относят к персональным, поэтому журнал хранят так, чтобы доступ к нему был только у ответственного, а посетитель знал, зачем его данные записывают.

Сколько хранить журнал?

Срок компания устанавливает сама в номенклатуре дел, обычно от одного года до трёх лет. Журнал с персональными данными дольше нужного срока не держат: по достижении цели обработки данные уничтожают.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если вход оборудован системой контроля доступа и запись создаётся автоматически или администратором в программе. Тогда бумажный журнал не нужен, но выгрузку по запросу надо уметь показать.

Нужно ли вписывать курьеров и почтальонов?

Да, если они заходят в помещение. Для них хватает короткой записи: время, организация, к кому, номер пропуска. Документ у курьера проверяют, но серию и номер в журнал можно не переносить, если так решил руководитель.

Что делать с испорченной записью?

Зачеркнуть одной чертой, рядом написать верные сведения, поставить подпись и дату исправления. Замазывать или вырывать листы нельзя: журнал — учётный документ.

Журнал заполняется, а порядка на входе нет

Чтобы учёт посетителей не держался на одном администраторе

Журнал на стойке работает, пока администратор на месте: в час пик записи пропускают, время ухода не ставят, а по итогам месяца никто не сводит визиты с записями к клиентам.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают данные о визитах из системы контроля доступа и календаря, сверяют их с записями и приносят руководителю сводку по дням без ручного ввода.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»