Заявление на беспроцентный займ сотруднику: образец

Беспроцентный займ работнику оформляют двумя документами: заявлением сотрудника с просьбой выдать деньги и договором займа, который подписывает компания. Заявление фиксирует просьбу и сумму, договор задаёт срок и порядок возврата. Ниже — образец заявления и разбор того, что происходит с налогами.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Заявление на выдачу беспроцентного займа

16 ноября 2026 г.

Прошу выдать мне беспроцентный займ в размере 200 000 рублей на срок до 31 декабря 2027 года для ремонта квартиры.

Возврат буду производить равными частями ежемесячно из заработной платы по 12 500 рублей начиная с января 2027 года. Проценты за пользование займом не начисляются.

С условиями договора займа и порядком удержания налога с дохода в виде материальной выгоды ознакомлен.

Заявитель

Менеджер отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Согласование руководителя

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужно заявление, если есть договор

Деньги компании работнику передают по договору займа — письменному, с суммой, сроком и порядком возврата. Заявление сотрудника нужно раньше: в нём он просит выдать деньги, объясняет цель и предлагает график возврата. На заявлении руководитель ставит резолюцию, и бухгалтерия получает основание готовить договор и платёжку.

Без заявления руководитель не видит, на что уходят деньги и когда они вернутся. Без договора займ превращается в выдачу наличных без основания: при проверке компания не докажет, что это займ, а не выплата работнику, и с суммы придётся считать налоги и взносы.

Что указать в заявлении

Адресата — руководителя компании или того, кто распоряжается деньгами по уставу и доверенности.
Автора: должность, фамилию и инициалы работника.
Сумму займа цифрами и словами.
Цель, на которую берут деньги: ремонт, лечение, обучение, покупка.
Срок возврата — конкретную дату или период.
Порядок возврата: разово, частями, удержанием из зарплаты, переводом на счёт компании.
Отсутствие процентов — прямо, чтобы не возникло спора о плате за пользование деньгами.
Дату и подпись; место для резолюции руководителя.

Как оформить займ работнику

Работник пишет заявление. Указывает сумму, цель, срок и способ возврата, ставит дату и подпись.
Руководитель ставит резолюцию. «Согласен», дата, подпись — или отказ с причиной.
Стороны подписывают договор займа. В договоре — сумма, отсутствие процентов, срок, порядок возврата, ответственность за просрочку. Условия договора не должны противоречить заявлению.
Деньги перечисляют на счёт работника. Перевод с расчётного счёта компании оставляет след: в назначении платежа — «по договору займа № … от …».
Возврат учитывают по графику. Каждое поступление от работника фиксируют в учёте; при удержании из зарплаты — с письменного согласия работника в договоре или заявлении.

Налоги: материальная выгода от экономии на процентах

Беспроцентный займ — не подарок: работник экономит на процентах, и с этой экономии платят НДФЛ. Доход в виде материальной выгоды возникает у работника при получении займа от организации или предпринимателя, если заём беспроцентный или проценты ниже двух третей ключевой ставки Банка России (ст. 212 НК РФ).

Налоговая база — превышение суммы процентов, рассчитанных по двум третям ключевой ставки на дату получения дохода, над суммой процентов по договору. Для беспроцентного займа это вся сумма, посчитанная по двум третям ставки. Ставка НДФЛ для налогового резидента — 35 % (ст. 224 НК РФ).

Дата получения дохода — последний день каждого месяца, пока работник пользуется деньгами. Считать выгоду нужно ежемесячно, а не один раз при выдаче. Налог удерживают из ближайшей денежной выплаты работнику, обычно из зарплаты, и перечисляют в бюджет в сроки, установленные для НДФЛ с зарплаты.

Ключевая ставка Банка России на 28 октября 2026 года — 14,00 %; следующее заседание совета директоров — 18 декабря 2026 года. Ставку берут на дату фактического получения дохода, то есть на последний день месяца.

Частые ошибки

Оформляют только заявление без договора — компания не может подтвердить, что выдала заём, а не премию.
Не считают материальную выгоду, потому что «заём беспроцентный и дохода нет». Доход есть, и с него платят НДФЛ.
Считают выгоду один раз при выдаче, а не на последний день каждого месяца пользования деньгами.
Удерживают весь заём из зарплаты без письменного согласия работника: по ст. 137 ТК РФ удержания по инициативе работодателя ограничены, а возврат займа — обязательство работника по договору.
Берут ставку НДФЛ 13 % вместо 35 %: материальная выгода от экономии на процентах облагается по повышенной ставке.
Не фиксируют в договоре срок возврата — тогда заём считается выданным до востребования, и компания не может планировать поступление денег.

Частые вопросы

Можно ли выдать беспроцентный займ сотруднику наличными?

Можно, но надёжнее перевести на счёт работника: в платёжном поручении остаётся назначение платежа со ссылкой на договор. При выдаче наличных работник подтверждает получение расходным кассовым ордером или распиской.

Нужно ли начислять страховые взносы на сумму займа?

Нет. Заём — возвратная сумма, а не выплата в пользу работника за труд; взносы на неё не начисляют. Материальная выгода от экономии на процентах страховыми взносами тоже не облагается; с неё при наличии оснований рассчитывают НДФЛ.

Какой максимальный размер займа работнику?

Закон суммы не ограничивает. Решение принимает руководитель с учётом финансов компании; крупную сумму выгоднее оформить с процентами, чтобы у работника не возникало материальной выгоды.

Что будет, если работник не вернёт заём в срок?

Договор займа даёт компании право требовать возврата, в том числе через суд. Если в договоре есть условие о неустойке, её начисляют по правилам ст. 330 ГК РФ. Удерживать долг из зарплаты без согласия работника нельзя, кроме случаев, прямо разрешённых ст. 137 ТК РФ.

Облагается ли НДФЛ сам заём?

Нет. Заём — возвратная сумма, дохода у работника от её получения не возникает. НДФЛ считают с материальной выгоды от экономии на процентах.

Можно ли простить заём работнику?

Да, но прощение превращает непогашенный долг в доход работника: с него считают НДФЛ по общим правилам, а у компании появляется обязанность сообщить о невозможности удержать налог, если сумма выплат не позволяет удержать его в срок.

Заявки и согласования на займы, отпуска и закупки

Чтобы заявки сотрудников не терялись в переписке

Заявления на займ, отпуск и закупку приходят в мессенджерах и на почту, лежат в папках и ждут резолюции. Руководитель тратит время на поиск суммы и графика возврата, а бухгалтерия — на переспросы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие заявки по шаблону, проверяют сумму и срок, собирают документы и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»