Запись в трудовой книжке о переводе на другую должность

Постоянный перевод на другую должность отмечают в трудовой книжке записью со ссылкой на приказ. Ниже — образец заполнения по Порядку, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н: что писать в каждой графе, когда запись не нужна и как исправить уже внесённую.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Фамилия, имя, отчество: Иванова Мария Сергеевна

Дата рождения: 14.03.1991

Образование: высшее

Профессия, специальность: экономист

Запись в трудовой книжке о переводе

сведения о работе

20 августа 2026 г.

Запись № 3, графа 2 — 20.08.2026. Графа 3: «Переведена в бухгалтерию на должность главного бухгалтера». Графа 4: «Приказ от 18.08.2026 № 41-к».

Запись № 4, графа 2 — 01.09.2026. Графа 3: «Переведена в филиал в г. Твери на должность ведущего экономиста». Графа 4: «Приказ от 27.08.2026 № 44-к».

Запись внёс

Специалист по кадрам

____________ / М. С. Орлова /

Когда в трудовую книжку вносят запись о переводе

Запись делают при переводе на другую постоянную работу: меняется должность, профессия или структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре. Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, относит перевод на другую постоянную работу к сведениям о работе, которые вносят в книжку.

Временный перевод в книжку не записывают: он не меняет трудовую функцию насовсем. Если работник переходит в другое подразделение, а должность, трудовая функция и условия договора остаются прежними, оформляют перемещение — согласия работника оно не требует, дополнительного соглашения и записи в книжке тоже.

Что написать в каждой графе

Графа 1 — порядковый номер записи, сквозная нумерация по всей книжке.
Графа 2 — дата перевода: число, месяц и год, когда работник приступил к новой работе по приказу.
Графа 3 — запись: «Переведена в бухгалтерию на должность главного бухгалтера» или «Переведён на должность…», если подразделение в договоре не указано.
Графа 4 — реквизиты приказа о переводе: дата и номер.
Запись вносят в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа, а не со дня, когда работник вышел на новое место.

Как оформить перевод и запись по шагам

Получите согласие работника. Постоянный перевод на другую должность возможен только по письменному согласию работника — ст. 72 ТК РФ. Согласие оформляют дополнительным соглашением к трудовому договору.
Издайте приказ. Приказ о переводе фиксирует новую должность, подразделение, дату начала работы и оклад. Трудовой кодекс издание приказа прямо не требует, но без него запись в книжке останется без основания.
Внесите запись. В графе 3 укажите должность и подразделение так, как они названы в трудовом договоре и штатном расписании. В графе 4 — приказ о переводе.
Заверьте запись. Внесите запись о переводе на основании приказа или иного решения работодателя. Отдельно заверять её подписью работника и печатью не требуется.
Внесите сведения о работе в электронную форму. Если работник выбрал электронную трудовую книжку, сведения о переводе подают в СФР по форме ЕФС-1 не позднее 25-го числа следующего месяца.

Частые ошибки

Указывают в графе 4 дополнительное соглашение вместо приказа. Запись о переводе вносят на основании приказа: именно он фиксирует кадровое решение.
Ставят в графу 2 дату приказа, а не дату перевода. Если приказ подписан 18-го, а работа начинается 20-го, в книжке будет 20-е.
Пишут только новую должность без подразделения, хотя подразделение указано в трудовом договоре.
Записывают временный перевод — его в книжку не вносят.
Забывают поменять запись в личной карточке и в графике отпусков: книжка и кадровые документы должны совпадать.

Запись об образовании в трудовой книжке: образец

Сведения об образовании заполняют на первой странице книжки при её оформлении: уровень образования, профессия и специальность — по документу об образовании. Например, в строке «Образование» пишут «высшее», в строке «Профессия, специальность» — «экономист» так, как записано в дипломе.

Если работник получил образование уже после трудоустройства, сведения на титульном листе дополняют: прежнюю запись не зачёркивают, а вносят новую ниже или рядом, заверяя подписью и печатью. Сокращать слова и вписывать уровень «бакалавр» вместо «высшее» не нужно — пишут так, как в документе об образовании.

Частые вопросы

Нужна ли запись в трудовой книжке при переводе на другую должность в том же отделе?

Да, если меняется должность, то есть трудовая функция. Перевод на другую постоянную работу вносят в книжку независимо от того, остался работник в том же отделе или перешёл в другой.

Можно ли указать в графе 4 дополнительное соглашение вместо приказа?

Надёжнее указывать приказ: запись о переводе вносят на основании кадрового решения, а приказ фиксирует дату и новую должность. Минтруд в письме от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-499 допускает ссылку на трудовой договор, когда приказа о приёме не было; для перевода такой практики придерживаются не все инспекторы.

Что писать, если работник перешёл в другой филиал?

В графе 3 указывают филиал и новую должность: «Переведена в филиал в г. Твери на должность ведущего экономиста». Если работник меняет подразделение внутри того же филиала, а подразделение указано в трудовом договоре, его тоже отражают в записи.

Как исправить ошибочную запись о переводе?

Неверную запись признают недействительной: в графе 1 ставят следующий номер, в графе 3 пишут «Запись за № __ недействительна», затем вносят правильную запись. Зачёркивать и замазывать текст нельзя.

Что делать, если работник отказался от бумажной книжки?

Запись в бумажную книжку не вносят. Сведения о переводе подают в СФР по форме ЕФС-1 в срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода, — работник увидит их в выписке из электронной трудовой книжки.

Кадровые документы тонут в ручной работе

Чтобы приказы и записи собирались без ошибок

Каждый перевод — это соглашение, приказ, запись в книжке, отметка в карточке и сведения в СФР. На десятке сотрудников это часы, на сотне — отдельная ставка кадровика.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по данным из заявки готовят проект приказа и запись в трудовой книжке, сверяют должность со штатным расписанием и приносят кадровику готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»