Лист ознакомления с положением о защите персональных данных: образец

Лист ознакомления — документ, в котором работники подписью подтверждают, что прочитали положение о защите персональных данных и знают свои обязанности. Ниже — образец заполнения и бланк, который можно вести по компании или по подразделению.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Утверждено приказом ООО «Ромашка»

от 12 января 2026 г. № 4

Лист ознакомления с положением о защите персональных данных

ООО «Ромашка»

«12» января 2026 г.

Настоящий лист подтверждает, что перечисленные ниже работники ООО «Ромашка» ознакомлены под подпись с Положением о защите персональных данных, утверждённым приказом от 12 января 2026 г. № 3, Политикой в отношении обработки персональных данных и локальными актами по вопросам обработки и защиты персональных данных.

Работники подтверждают, что текст документов им прочитан, содержание понятно, обязанности по обработке и защите персональных данных приняты.

За нарушение порядка обработки и защиты персональных данных работник несёт дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ответственный за организацию обработки персональных данных

Ответственный за организацию обработки персональных данных

____________ / М. С. Иванова /

Зачем нужен лист ознакомления

Оператор персональных данных обязан до начала обработки ознакомить работников с документами, которые определяют порядок работы с персональными данными, и с требованиями к их защите. Подпись в листе — самое простое доказательство того, что ознакомление состоялось.

Лист пригодится в двух случаях. Первый — проверка Роскомнадзора: инспектор смотрит, знают ли сотрудники, что можно и чего нельзя делать с персональными данными. Второй — спор с работником: если он передал данные клиентов третьим лицам, компания доказывает, что работник был предупреждён об ответственности.

Лист ведут отдельно от самого положения. Положение утверждают один раз и меняют редко, а состав работников меняется постоянно: новые сотрудники подписывают лист при приёме на работу, уволенные остаются в прежних записях.

Что перечислить в листе

Положение о защите персональных данных — с датой и номером приказа, которым оно утверждено.
Политику в отношении обработки персональных данных — документ, к которому оператор обеспечивает неограниченный доступ; если данные собирают через информационно-телекоммуникационную сеть, политику публикуют и обеспечивают доступ к ней в этой сети.
Согласие на обработку персональных данных, если компания берёт его отдельным документом.
Должностную инструкцию или раздел трудового договора, где описаны обязанности по работе с персональными данными.
Локальные акты о порядке доступа к информационным системам и о хранении носителей, если они в компании есть.
Статьи закона об ответственности за нарушение порядка обработки персональных данных.

Как заполнить лист ознакомления

Утвердите форму приказом. Оформите лист как приложение к приказу об утверждении положения. Так у документа появляется дата и номер, а форма становится обязательной для компании.
Впишите документы. Перечислите положение, политику и другие акты с датами и номерами приказов. Работник должен понимать, с чем именно его знакомят.
Заполните таблицу. Внесите фамилию, имя, отчество, должность, дату ознакомления. Подпись работник ставит своей рукой, дату пишет рядом.
Ознакомьте под подпись. Дайте документы прочитать, ответьте на вопросы. Подписывать лист до того, как человек прочитал положение, нельзя.
Храните лист. Держите лист вместе с положением у ответственного за организацию обработки персональных данных. Новых работников вносите в тот же лист или заводите новый — по году или подразделению.

Частые ошибки

В листе нет даты и номера приказа, которым утверждено положение, — непонятно, с какой редакцией знакомили работника.
Стоит только подпись без даты: если положение менялось, нельзя доказать, что работник ознакомлен с новой редакцией.
Лист подписан за работника кадровиком — такая подпись ничего не подтверждает.
В лист не включают новых сотрудников: человек работает месяцами и формально не ознакомлен.
Лист хранят в бухгалтерии или у кадровика, а ответственный за персональные данные о нём не знает.

Частые вопросы

Обязателен ли лист ознакомления по закону?

Отдельной формы листа в законе нет. Обязанность ознакомить работников с документами по обработке персональных данных и требованиями к защите есть у оператора, а лист — способ это доказать. Компания вправе утвердить свою форму приказом.

Кого включать в лист?

Всех работников, которые получают доступ к персональным данным: кадровиков, бухгалтеров, менеджеров по продажам, администраторов сайта, сотрудников, которые ведут клиентскую базу. Руководитель компании подписывает лист как работник, если он тоже работает с данными.

Нужно ли знакомить с положением уволенных?

Нет. Работник подписывает лист, пока состоит в трудовых отношениях. Записи об уволенных из листа не удаляют: они подтверждают, что в своё время ознакомление было.

Что делать, если положение изменилось?

Утвердите новую редакцию приказом и проведите повторное ознакомление. Заведите отдельный лист со ссылкой на новый приказ — так видно, кто ознакомлен с каждой редакцией.

Сколько хранить лист ознакомления?

Лист относится к кадровым документам по организации обработки персональных данных. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел, ориентируясь на перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Пока работник работает, лист хранят в деле.

Можно ли вести лист в электронном виде?

Можно, если в компании есть система электронного документооборота и работник подписывает лист электронной подписью. Тогда храните файл и протокол подписания: при проверке нужны и документ, и подтверждение, кто и когда его подписал.

Когда ознакомление с положением держится на памяти кадровика

Чтобы листы и согласия собирались без ручной сверки

Новых сотрудников становится больше, и каждый должен подписать лист, согласие и политику. Кадровик помнит не всех, а проверка спрашивает документы, а не память.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по шаблону готовят лист к подписи, подставляют фамилию и должность нового работника и напоминают ответственному, кого ещё не ознакомили.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»