Внутренняя опись личных карточек Т-2 уволенных: образец

Внутренняя опись — учётный лист перед массивом личных карточек в деле. В ней видно, чьи карточки лежат в папке, сколько листов в каждой и сколько всего листов в деле. Ниже — образец для карточек уволенных и бланк, который заполняют от руки или в Word.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Наименование организации: ООО «Ромашка»

Индекс дела: 02-05

Заголовок дела: Личные карточки работников (Т-2), уволенных в 2026 году

Всего в деле 4 (четыре) документа, 9 (девять) листов

Внутренняя опись документов дела

личных карточек работников (форма Т-2), уволенных в 2026 году

«___» __________ 20__ г.

Опись составлена при подготовке дела к передаче в архив организации. Карточки уволенных сгруппированы по алфавиту фамилий, внутри массива пронумерованы листы дела.

Каждая карточка внесена в опись отдельной строкой; графа «Примечание» заполняется, если карточка содержит несколько листов или в неё внесены изменения.

Составитель описи

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужна внутренняя опись

Внутренняя опись перечисляет документы внутри дела и показывает, на каких листах дела каждый из них лежит. Она нужна, когда дело формируют из документов, у которых нет собственной нумерации по описи: личные карточки, заявления, справки.

Личные карточки уволенных хранят отдельно от карточек работающих: их группируют в дело по году увольнения. Опись к такому делу позволяет найти нужную карточку, не перелистывая папку, и подтвердить при проверке, что ни один документ не потерян.

Требования к оформлению дел и описей задают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утверждённые приказом Росархива от 31.03.2023 № 77. Форму описи компания закрепляет в инструкции по делопроизводству.

Что указать в описи

Наименование организации и структурного подразделения, если дело ведёт отдел кадров.
Индекс и заголовок дела: «Личные карточки работников (Т-2), уволенных в 2026 году».
Номера листов дела по порядку — по одному на каждую карточку.
Фамилию, имя и отчество работника, чья карточка лежит под этим номером.
Дату увольнения и номер приказа об увольнении, если компания так учитывает карточки.
Количество листов самой карточки.
Итог: сколько документов и сколько листов в деле.
Подпись составителя с должностью и расшифровкой.

Как составить опись

Соберите карточки уволенных. Возьмите карточки тех, кто уволился в отчётном году, и разложите их по алфавиту фамилий.
Пронумеруйте листы дела. Поставьте номера в правом верхнем углу каждой карточки — сквозной нумерацией по всему делу, начиная с единицы.
Заполните строки описи. На каждую карточку — строка: номер листа, фамилия и инициалы, дата увольнения, число листов карточки.
Подведите итог. Посчитайте документы и листы, запишите числа цифрами и прописью в итоговой строке.
Подпишите и подшейте. Подпишите опись, положите её первой в дело перед карточками и подшейте вместе с ними.

Частые ошибки

Опись нумеруют вместе с карточками, а не отдельно: листы самой описи нумеруют отдельно от документов дела, а их количество включают в лист-заверитель.
В опись попадают карточки работающих: уволенных группируют в отдельное дело по году увольнения.
Нет итоговой строки: без числа документов и листов опись не выполняет учётной роли.
Строки идут не по алфавиту, и карточку приходится искать по всей папке.
Опись подписывает руководитель, хотя её составляет и подписывает тот, кто формировал дело.

Частые вопросы

Обязательна ли внутренняя опись для дела личных карточек?

Закон прямо её для этого дела не требует. Опись составляют, если так установлено инструкцией по делопроизводству компании или если дело готовят к передаче в архив. Для карточек уволенных опись удобна и без архива: она заменяет перелистывание папки.

Сколько хранят личные карточки уволенных?

Личные карточки работников хранят 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если после этой даты, — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Чем внутренняя опись отличается от описи дел?

Опись дел перечисляет дела целиком — по годам и заголовкам. Внутренняя опись лежит внутри одного дела и перечисляет документы в нём: карточку за карточкой.

Нужно ли включать в опись карточки тех, кто уволился в декабре?

Да, если увольнение состоялось в этом году. Карточки группируют по году увольнения, поэтому декабрьские попадают в дело текущего года.

Можно ли вести опись в электронном виде?

Можно, если в компании работает система электронного документооборота и она формирует опись по утверждённой форме. Бумажное дело с карточками всё равно требует описи на бумаге — её подшивают первой.

Опись — мелочь, пока дело не выросло в сотни карточек

Чтобы кадровые документы собирались сами

Пока уволенных единицы, опись заполняют вручную за полчаса. Когда карточек сотни, а проверка или архив просят выборку по году, ручная работа превращается в дни перелистывания папок.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие учётные документы по шаблону, сверяют данные карточек и приносят готовую опись на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»