Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Служебная записка по результатам инвентаризации: образец

Служебная записка по результатам инвентаризации — внутренний документ, которым комиссия или бухгалтер сообщает руководителю, что показала сверка, и просит принять решение: списать недостачу, оприходовать излишки, взыскать ущерб. Ниже два образца — по итогам инвентаризации и на её проведение.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Склад-Сервис»

А. В. Смирнову

от главного бухгалтера

Т. Н. Кузнецовой

Служебная записка

по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе

20 ноября 2026 г. № 31

На основании приказа от 10 ноября 2026 г. № 48 в период с 12 по 18 ноября 2026 года комиссия провела инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складе по адресу: г. Тверь, ул. Заводская, д. 12. Сверены остатки по 214 позициям, пересчёт проведён сплошным методом, данные сопоставлены с учётом в 1С.

По результатам сверки выявлена недостача на сумму 128 400 рублей по 9 позициям и излишки на сумму 41 200 рублей по 4 позициям. По недостаче крепежа на 96 300 рублей кладовщик П. С. Орлов дал письменное объяснение: часть партии отгружена по устной заявке без оформления расходного ордера. По остальным расхождениям объяснения не получены.

Прошу утвердить результаты инвентаризации, разрешить зачёт излишков и недостачи по позициям одного наименования, списать недостачу в пределах норм естественной убыли, а по остатку недостачи поручить отделу кадров провести проверку и при подтверждении вины работника подготовить документы на взыскание. Сличительные ведомости и объяснительные прилагаю.

Приложение: инвентаризационная опись на 12 л. в 1 экз., сличительная ведомость на 3 л. в 1 экз., объяснительная П. С. Орлова на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Главный бухгалтер

____________ / Т. Н. Кузнецова /

Зачем нужна записка по результатам инвентаризации

Инвентаризация заканчивается не описью, а решением руководителя: что делать с расхождениями. Служебная записка переводит цифры из сличительной ведомости в понятный вопрос: списать, оприходовать, взыскать или разобраться.

Отдельной формы записки закон не устанавливает. Она опирается на документы инвентаризации: приказ о её проведении, описи, сличительные ведомости и объяснительные работников. Записка — это обращение к руководителю с выводом и просьбой, а не замена самих описей.

Что указать в записке по результатам

  • Основание: приказ о проведении инвентаризации — номер и дата.
  • Что и где проверяли: объект, склад или подразделение, период, число проверенных позиций.
  • Результат: суммы и число позиций по недостаче и по излишкам отдельно.
  • Объяснения: кто их дал, по какой части расхождений объяснений нет.
  • Просьба: утвердить результаты, разрешить зачёт, списать в пределах норм, провести проверку.
  • Приложения: описи, сличительные ведомости, объяснительные — с числом листов.

Как составить записку по шагам

  1. Соберите документы. Приказ, описи, сличительные ведомости, объяснительные. Записка ссылается на них, а не пересказывает построчно.
  2. Сведите итоги. Отдельно недостача и излишки: сумма и число позиций. Недостачу по виновным и по нормам убыли считайте раздельно.
  3. Сформулируйте просьбу. Каждое решение — отдельным пунктом: утвердить, зачесть, списать, проверить, взыскать. Руководитель должен видеть, что именно подписывает.
  4. Приложите подтверждения. Описи и ведомости с подписями членов комиссии, объяснительные работников.
  5. Передайте на резолюцию. Руководитель ставит резолюцию: кому и что сделать. По ней издают приказ об утверждении результатов.

Служебная записка на проведение инвентаризации

Вторая записка идёт до сверки: в ней просят назначить инвентаризацию, назвать срок и состав комиссии. Пишут её, когда срок по графику подошёл, когда сменился материально ответственный работник, после хищения или порчи имущества, при выявлении расхождений в учёте.

В записке указывают объект, причину, предлагаемые даты и состав комиссии. На её основе руководитель издаёт приказ по форме ИНВ-22 — решение о проведении инвентаризации принимает он, а не автор записки.

Частые ошибки

  • Записка пересказывает всю опись: руководителю нужны итог и решение, а не 214 строк.
  • Недостачу и излишки показывают одной суммой — тогда не видно, что зачитывать, а что списывать.
  • Нет ссылки на приказ о проведении инвентаризации — непонятно, на каком основании проводили сверку.
  • Просят «разобраться», но не говорят, какое решение нужно и к какому сроку.
  • Объяснительные упомянуты, но не приложены — руководитель не может оценить, есть ли виновный.

Частые вопросы

Кто подписывает служебную записку по результатам инвентаризации?

Тот, кто её составил: председатель инвентаризационной комиссии или главный бухгалтер. Если записку готовит комиссия, подписей может быть несколько — по инструкции компании.

Обязательна ли записка, если расхождений нет?

Нет. Если недостачи и излишков не выявлено, достаточно описей и акта о результатах инвентаризации. Записку пишут, когда нужно решение руководителя.

Можно ли зачесть недостачу излишками?

Зачёт при пересортице запасов и иных аналогичных активов допустим в исключительных случаях: за один период, у одного материально ответственного лица, по активам одного наименования и в одинаковом количестве. Разницу по стоимости учитывают в установленном порядке.

Нужна ли печать на записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель оформляет резолюцией и приказом.

Сколько хранить записку и документы инвентаризации?

Сроки устанавливает номенклатура дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы инвентаризации обычно хранят не меньше пяти лет.

Пока записки и ведомости собираются вручную, расхождения всплывают поздно

Чтобы сверка и решение шли без задержек

Инвентаризация тонет в бумаге: описи, ведомости, объяснительные, записка — и всё это держится на одном бухгалтере, который помнит, что с чем сверять.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные учёта с описями и приносят руководителю готовую записку с итогами и предложениями на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы