Смета расходов на командировку: образец

Смета на командировку считает, сколько денег выдать работнику до поездки и на что он их потратит. Ниже — бланк и образец заполнения сметы на командировочные расходы для поездки в другой город на три дня.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начальник отдела продаж И. И. Иванов

Москва — Казань — Москва

16–18 ноября 2026 г. (3 дня)

Смета расходов на командировку

к приказу о направлении в командировку

16 ноября 2026 г.

Цель поездки — переговоры с ключевым клиентом и подписание дополнительного соглашения к договору поставки.

Проезд: железнодорожный билет Москва — Казань — 3 200 рублей, Казань — Москва — 3 400 рублей. Итого 6 600 рублей.

Проживание: гостиница в Казани, 2 ночи по 4 500 рублей. Итого 9 000 рублей.

Суточные: 3 дня по 700 рублей. Итого 2 100 рублей.

Иные расходы: такси до вокзала и обратно — 900 рублей.

Всего к выдаче авансом: 18 600 рублей.

Составил

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна смета на командировку

Смета показывает, из чего сложилась сумма аванса на поездку: сколько стоит проезд туда и обратно, сколько уйдёт на жильё, сколько составят суточные. Бухгалтерия выдаёт деньги под эту сумму, а после возвращения сверяет смету с документами работника.

Обязательной формы сметы закон не устанавливает. Компания утверждает свой бланк в локальном акте о командировках, а расчёт прикладывает к приказу о направлении в командировку или к служебной записке руководителя подразделения.

Что включить в смету

Проезд к месту командировки и обратно: билеты на поезд, самолёт, автобус, а также страховку пассажира, если она входит в билет.
Проживание: счёт гостиницы или квартиры за каждую ночь поездки.
Суточные за каждый день командировки, включая дни в пути.
Иные расходы, согласованные с руководителем: такси, парковка, оплата связи, представительские траты.
Итог — сумма, которую выдают работнику авансом до поездки.

Как заполнить смету

Возьмите приказ о командировке. Из него перенесите маршрут, срок поездки и цель — они задают состав расходов.
Посчитайте проезд. Возьмите цены билетов на нужные даты: туда и обратно, с учётом класса, который разрешён локальным актом.
Посчитайте жильё. Умножьте стоимость ночи на число ночей. Ночь в поезде, если она есть, идёт в проезд, а не в проживание.
Посчитайте суточные. Умножьте размер суточных, установленный в компании, на число дней командировки.
Сложите и подпишите. Выведите итог, подпишите смету у руководителя и передайте в бухгалтерию — по ней выдадут аванс.

Частые ошибки

Суточные считают только за рабочие дни, а не за все календарные дни поездки, включая выходные и дни в пути.
В проживание записывают ночь в поезде — она уже оплачена билетом.
Не отделяют расходы, которые работник оплачивает сам, от тех, что оплачивает принимающая сторона.
Не прикладывают подтверждающие документы к отчёту после возвращения, и смета расходится с фактом.

Частые вопросы

Обязательна ли смета по закону?

Нет. Закон не требует сметы как отдельного документа. Компания вводит её своим локальным актом, чтобы заранее посчитать аванс и не выдавать сумму наугад.

Чем смета отличается от авансового отчёта?

Смету составляют до поездки: она считает будущие расходы и размер аванса. Авансовый отчёт работник сдаёт после возвращения: в нём фактические траты и подтверждающие документы. Смета и отчёт сверяются между собой.

Какие документы подтверждают расходы после поездки?

Билеты и посадочные талоны — проезд, счёт и кассовый чек гостиницы — проживание. Суточные подтверждать не нужно: они выплачиваются по установленной в компании норме за каждый день командировки.

Что делать, если фактические расходы больше сметы?

Работник сдаёт авансовый отчёт с документами, а компания возмещает перерасход, если траты согласованы и подтверждены. Если расходы меньше аванса, остаток работник возвращает в кассу или он удерживается из следующих выплат по согласованию.

Можно ли составить смету на несколько командировок сразу?

Можно, если поездки идут по одному приказу или в рамках одного проекта. На каждую отдельную командировку удобнее своя смета: так проще сверять её с отчётом работника.

Когда сметы и отчёты по командировкам собираются вручную

Чтобы расчёт аванса собирался сам

Сметы на поездки, заявки на билеты и авансовые отчёты отнимают у бухгалтерии и руководителей часы: каждую цифру надо сверить с приказом, лимитами и документами работника.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с лимитами компании и приносят готовый расчёт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»