Приказ о подотчётных лицах 2023: образец

Приказ о подотчётных лицах закрепляет, кто в компании получает деньги под отчёт и на каких условиях: предельная сумма, срок отчёта, перечень расходов. Ниже — бланк и заполненный образец, а также что поменялось после 2023 года.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

ПРИКАЗ № 7

г. Москва

Приказ о подотчётных лицах

об утверждении перечня подотчётных лиц и порядка выдачи денег под отчёт

16 января 2023 г.

В целях упорядочения выдачи денежных средств под отчёт и контроля за их расходованием, на основании пункта 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить перечень подотчётных лиц: заместителя директора П. П. Петрова, менеджера по закупкам И. И. Иванову, водителя С. С. Сидорова.

2. Выдавать под отчёт наличные деньги в пределах 100 000 рублей на одного работника на хозяйственные расходы и расходы на служебные командировки.

3. Установить срок представления авансового отчёта: не позднее трёх рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги, или со дня возврата из командировки.

4. Запретить выдачу новых подотчётных сумм работнику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / А. А. Смирнов /

С приказом ознакомлены

Заместитель директора

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен приказ о подотчётных лицах

Под отчёт выдают деньги на расходы компании: канцтовары, заправку, гостиницу в командировке, курьерские услуги. Работник тратит их от имени компании и потом отчитывается авансовым отчётом с чеками и накладными.

Приказ закрепляет правила такой выдачи: кто именно может получить деньги, сколько и на какой срок, когда обязан отчитаться. Без приказа бухгалтерия выдаёт деньги наугад, а при проверке нечем подтвердить, что расход законный.

Кассовый порядок устанавливает Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Пункт 6.3 говорит: наличные выдают по распорядительному документу или письменному заявлению работника. Один распорядительный документ может охватывать несколько выдач, если в нём указаны получатели, суммы и сроки, на которые выдаются деньги.

Что указать в приказе

Перечень подотчётных лиц: должность, фамилия и инициалы каждого, кто получает деньги.
Предельная сумма на одного работника и на какие расходы её выдают.
Срок, на который выдаются деньги: конкретный или до наступления события, например до возврата из командировки.
Срок сдачи авансового отчёта: обычно три рабочих дня после истечения срока выдачи или после возврата из командировки.
Запрет выдавать новую сумму тому, кто не отчитался за предыдущую.
Кто контролирует исполнение приказа и где хранится оригинал.

Как оформить приказ

Составьте список. Выпишите работников, которым действительно нужны деньги под отчёт: закупщик, водитель, администратор, руководитель. Чем короче список, тем проще контроль.
Задайте лимит. Укажите предельную сумму на человека и виды расходов. Лимит по кассе на расчёты наличными с контрагентами — 100 000 ₽ по одному договору по Указанию Банка России от 09.12.2019 № 5348-У; подотчётные суммы на работника этот лимит не ограничивает, но свой предел в приказе задать полезно.
Определите срок. Напишите, на какой срок выдаются деньги и когда сдаётся авансовый отчёт. Срок должен быть исполнимым: три рабочих дня после командировки — обычная практика.
Ознакомьте работников. Каждый подотчётный работник ставит подпись об ознакомлении. Так он не сможет сказать, что не знал о сроках.
Обновите при смене состава. Приняли нового закупщика или уволили водителя — издайте новый приказ или приказ об изменении перечня. Старый приказ с неактуальным списком создаёт путаницу в бухгалтерии.

Что изменилось после 2023 года

В 2023 году приказ о подотчётных лицах оформляли так же, как сейчас: отдельного бланка закон не устанавливает, компания составляет его сама. Изменились детали, которые в приказе стоит учесть.

С 30.11.2020 действует Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У о лимите наличных расчётов: 100 000 ₽ по одному договору между организациями и предпринимателями. На выдачу денег работнику под отчёт этот предел не распространяется, но многие компании переносят его в приказ как внутренний лимит.

С 01.01.2023 работодатель платит страховые взносы и удерживает НДФЛ с суточных свыше установленных пределов: 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ в день за границей. Если в приказе упоминаются суточные, эти суммы лучше указать прямо.

С 2023 года действует единый налоговый счёт: авансовый отчёт и возврат остатка подотчётных сумм оформляют по прежним правилам, но налоги компания платит через единый налоговый платёж. На сам приказ это не влияет.

Частые ошибки

В приказе нет суммы и срока — пункт 6.3 Указания № 3210-У требует их указать, иначе выдача под отчёт не подтверждена.
Список подотчётных лиц не обновляется: уволенный работник остаётся в приказе, а новый получает деньги без основания.
Срок отчёта нереальный: «в течение месяца после возврата» противоречит смыслу контроля, бухгалтерия не может закрыть аванс.
Приказ подписан, но работники не ознакомлены — при споре о возврате денег сложно доказать, что сроки им известны.
Лимит наличных расчётов с контрагентами путают с лимитом подотчётных сумм: это разные вещи.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о подотчётных лицах?

Отдельный приказ о перечне подотчётных лиц не обязателен. Наличные выдают по распорядительному документу или письменному заявлению работника; в распоряжении на несколько выдач указывают получателей, суммы и сроки выдач.

Можно ли издать один приказ на всех работников?

Можно, если перечень небольшой и понятный. Крупные компании чаще делают приказ с приложением-списком по отделам и обновляют его при кадровых изменениях.

Нужен ли приказ, если деньги под отчёт получает только директор?

Да. Директор тоже получает деньги под отчёт, и распоряжение о выдаче нужно. Если директор — единственный учредитель, он подписывает приказ сам как руководитель.

Какой срок отчёта указывать?

Для хозяйственных расходов срок отчёта устанавливает руководитель. После возвращения из командировки работник представляет авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней. Срок должен быть в приказе, иначе работник не знает, когда отчитываться.

Что будет, если работник не отчитался?

Компания вправе принять решение об удержании невозвращённого аванса не позднее месяца после окончания срока его возврата, если работник не оспаривает основание и размер удержания. При удержании из каждой выплаты соблюдают пределы статьи 138 ТК РФ; спорную задолженность можно взыскивать через суд. Приказ с запретом новых выдач до отчёта помогает не накапливать долги.

Подотчётные деньги теряются в чеках и переписке

Чтобы авансовые отчёты собирались сами

Согласование подотчётных сумм и сбор чеков отнимают время у бухгалтерии и руководителя: каждый отчёт надо проверить, сверить с лимитом и закрыть в учёте.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают авансовые отчёты по шаблону, проверяют суммы и сроки по приказу и приносят бухгалтеру готовый пакет на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»