Уведомление о смене юридического адреса для контрагентов: образец

Смена юридического адреса вступает в силу после того, как налоговая внесла запись в ЕГРЮЛ. Для этого в инспекцию подают заявление по форме Р13014, утверждённой приказом ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@: при переезде в другой населённый пункт меняется место нахождения и правят устав, при смене адреса внутри того же муниципального образования устав обычно не трогают.

Закон рассылку писем партнёрам не требует: сведения в ЕГРЮЛ открыты, и любой контрагент может их проверить. Но в деловой практике письмо нужно. Пока партнёры не знают о новом адресе, счета и претензии идут на прежний офис, а в счетах-фактурах и договорах остаются старые реквизиты.

Обязательным письмо становится, если в договоре есть условие уведомлять об изменении реквизитов: тогда соблюдают срок, форму и способ отправки, прописанные в договоре.

Письмо о смене юр адреса контрагентам — это короткий официальный документ на фирменном бланке или на обычном листе с реквизитами компании. Строгой формы нет, поэтому бланк выше подходит и для ООО, и для других организаций: замените наименование, ИНН и адреса.

Если организация сменила адрес, а не только офис, письмо адресуют всем, с кем есть действующие договоры: поставщикам, покупателям, арендодателю, банку, страховой компании. Отдельно пишут в налоговую — но это не письмо, а заявление по форме Р13014, и оно подаётся до рассылки.

Когда меняется юридическое лицо целиком — например, вместо одного ООО появляется другое, — партнёрам нужно письмо о смене юридического лица с просьбой переоформить договоры на новую организацию. Это уже не смена адреса, а замена стороны договора, и одной строки о новом адресе здесь мало: нужны новые ИНН, ОГРН и дата, с которой договор действует уже с новым лицом.