Заполнение трудовой книжки при приёме на работу: образец

Запись о приёме в бумажную трудовую книжку делают по Порядку, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Ниже — заполненный образец и разбор граф: что писать в каждой, откуда брать дату и как указать отдел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Образец заполнения

Сведения о работе

№ записи — Дата — Сведения о приёме на работу, переводе, увольнении — Наименование, дата и номер документа

Трудовая книжка

Сведения о работе

Графа 3, заголовок: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)

Графа 3, заголовок: Отдел продаж

Графа 1: 1 | Графа 2: 16.11.2026 | Графа 3: Принят на должность менеджера по продажам | Графа 4: Приказ от 16.11.2026 № 14

Запись внёс

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

С записью ознакомлен

Менеджер по продажам

____________ / П. П. Петров /

Кому и когда делают запись

Запись о приёме в бумажную трудовую книжку делают работникам, которые её сохранили. Кто перешёл на сведения о трудовой деятельности в электронном виде, бумажную книжку не ведут.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждён приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Он действует до 1 сентября 2027 года — по крайней мере так записано в самом документе.

Запись о приёме вносят в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (запись об увольнении — в день увольнения). Дату в графе 2 берут из приказа — это день, с которого человек приступил к работе, а не день, когда кадровик открыл книжку.

Как заполнить трудовую книжку при приёме

Проверьте книжку. Посмотрите, что она оформлена, титульный лист заполнен, нет ли исправлений и вкладыша. Испорченный бланк заменяют по правилам раздела о дубликате.
Впишите заголовок работодателя. В графе 3 раздела «Сведения о работе» одной строкой укажите полное наименование организации, а в скобках — сокращённое, если оно есть в уставе. У ИП пишут «Индивидуальный предприниматель» и фамилию, имя, отчество без кавычек.
Укажите подразделение. Если сотрудник принят в конкретный отдел или филиал и это записано в трудовом договоре, следующим заголовком в графе 3 напишите название подразделения.
Внесите запись о приёме. В графе 1 — порядковый номер записи, в графе 2 — дата приёма, в графе 3 — «Принят» или «Принята» и должность в соответствии со штатным расписанием и трудовым договором, в графе 4 — дату и номер приказа.
Ознакомьте работника. Дайте работнику прочитать запись и расписаться в личной карточке; подпись в самой книжке Порядок не требует.

Что писать в каждой графе

Графа 1 — номер записи по порядку, без пропусков и повторов.
Графа 2 — дата приёма в формате ДД.ММ.ГГГГ, как в приказе.
Графа 3 — заголовок работодателя, при необходимости подразделение, затем сама запись о приёме и должности.
Графа 4 — наименование документа, на основании которого внесена запись: «Приказ от 16.11.2026 № 14».

Заголовок работодателя: полное и сокращённое название

В графе 3 в виде заголовка пишут полное наименование организации, а рядом в скобках — сокращённое, если оно есть. Порядок № 320н требует указывать оба, когда оба закреплены в учредительных документах.

Если сокращённого названия у компании нет, в заголовке остаётся только полное. Кавычки, лишние знаки и произвольные сокращения не нужны: название переписывают так, как оно записано в уставе.

Заголовок отдельной строкой отделяет одну организацию от другой. Если работник возвращается к прежнему работодателю, заголовок повторяют заново.

Приём к индивидуальному предпринимателю

У ИП в графе 3 заголовком пишут «Индивидуальный предприниматель» и фамилию, имя, отчество полностью. Сокращать имя и отчество до инициалов в заголовке не нужно.

Структурное подразделение у ИП указывают, только если оно есть и записано в трудовом договоре. В остальных случаях сразу переходят к записи о приёме.

Сама запись о приёме не отличается от записи в организацию: «Принят на должность…», дата и приказ.

Частые вопросы

Какую дату ставить в графе 2 — приказа или фактического выхода?

Дату приёма на работу, то есть день, с которого человек начал работать по приказу. Если в приказе стоит одно число, а сотрудник вышел позже, запись всё равно делают по приказу; расхождение решают отдельным приказом.

Нужно ли указывать структурное подразделение?

Если оно есть в трудовом договоре и важно для должности — да, заголовком перед записью о приёме. Если договор не выделяет отдел, подразделение в книжку не пишут.

Как исправить неправильную запись?

Зачёркивать нельзя. Рядом вносят новую запись с номером и датой и повторяют прежние сведения, а в графе 4 ссылаются на приказ об исправлении. Порядок исправлений описан в приказе № 320н.

Что делать, если у работника нет трудовой книжки?

Бумажную книжку ведут только у тех, кто её сохранил: пришедшим на работу до 2021 года и не отказавшимся от бумажной. Впервые поступающим после 31.12.2020 книжку не заводят — подают только ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности). Взамен утраченной книжки оформляют дубликат по заявлению работника.

Нужно ли сообщать о приёме в СФР?

Да. Сведения о приёме подают по форме ЕФС-1, раздел 1 подраздел 1.1, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, — ч. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В графе 3 указывают мероприятие «ПРИЁМ».

Можно ли принять работника без записи в трудовой книжке?

Нет, если книжка бумажная. Запись о приёме — обязательный элемент; её отсутствие создаёт спор о стаже и работе у данного работодателя.

Пока кадровые бумаги идут вручную, приём затягивается

Чтобы документы по приёму собирались сами

Приказ, запись в книжке, отчёт в СФР, личная карточка — на одного человека уходит несколько форм, и каждая должна совпасть с остальными по дате, должности и названию подразделения.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные по трудовому договору и приносят кадровику готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»