Референт лист: образец скачать и заполнить

Референт лист — короткая карточка документа: что это за бумага, от кого, о чём и куда её передали. Ниже — бланк и заполненный образец на примере письма поставщика.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Канцелярия

Референт лист № 47

Референт лист

к письму ООО «Снабторг» от 10 ноября 2026 г. № 218

11 ноября 2026 г.

Вид документа: письмо. Автор: ООО «Снабторг», коммерческий директор А. С. Мельников. Адресат: генеральный директор ООО «Ромашка» П. П. Петров.

Содержание: предложение о поставке упаковочной плёнки с 1 декабря 2026 года, коммерческое предложение на 4 л. в 1 экз.

Резолюция: «Бухгалтерии — проверить цены, ответ до 18.11.2026. П. Петров, 11.11.2026». Передано: главному бухгалтеру Н. В. Соколовой под подпись.

Заполнил

Секретарь канцелярии

____________ / И. И. Иванова /

Что такое референт лист

Референт лист — учётная карточка на документ. В нём коротко записано, что за документ поступил или ушёл, кто его автор, о чём он и что с ним сделали дальше: кому передали, какую резолюцию поставил руководитель, куда подшили.

Ведут его в канцелярии или у секретаря, когда документов много и по одному журналу входящей корреспонденции уже не найти нужную бумагу. Лист кладут вместе с документом в дело или оставляют в картотеке — тогда по нему видно судьбу бумаги, не перелистывая всю папку.

Образец ниже можно скачать и взять за основу: графы простые, заполняются за пару минут, а бланк подходит и для писем, и для договоров, и для актов.

Что указать в референт листе

Название организации и подразделение, где ведут учёт.
Номер референт листа и дату заполнения.
Вид документа: письмо, договор, акт, претензия, служебная записка.
Автора: организация или сотрудник, должность, фамилия и инициалы.
Адресата: кому документ адресован.
Содержание: о чём документ, одной-двумя строками, с датой и номером самого документа.
Резолюцию руководителя и кому документ передан на исполнение.
Отметку о том, куда подшит документ: номер дела по номенклатуре.

Как заполнить референт лист

Заведите карточку в день поступления. Пока документ на виду: впишите его дату, номер и автора — по ним потом ищут в архиве.
Опишите содержание коротко. Одна-две строки: что предлагают, о чём просят, что сообщают. Пересказывать весь текст не нужно.
Перенесите резолюцию. Запишите формулировку руководителя и дату дословно, чтобы исполнитель и проверяющий видели одно и то же.
Отметьте передачу. Кому и когда отдали документ, под подпись получателя — так видно, у кого бумага.
Укажите место хранения. Номер дела по номенклатуре дел или номер папки: по нему документ найдут через год и через пять лет.

Частые ошибки

Пишут только «письмо от поставщика» без даты и номера — потом такой документ не найти.
Пересказывают содержание на полстраницы вместо двух строк.
Не переносят резолюцию: в карточке пусто, а в документе стоит решение руководителя.
Не отмечают, кому передан документ, и он теряется между отделами.
Путают референт лист с внутренней описью дела: опись описывает все документы дела подряд, а референт лист — один документ.

Частые вопросы

Где скачать бланк референт листа?

Бланк — в начале страницы: скопируйте его в Word или распечатайте и заполняйте от руки. Образец заполнения там же, на примере письма поставщика.

Чем референт лист отличается от внутренней описи дела?

Внутренняя опись перечисляет все документы дела по порядку с номерами листов — она нужна, чтобы сохранить состав дела. Референт лист заводится на один документ и показывает его путь: от поступления до подшивки.

Обязателен ли референт лист по закону?

Нет. Обязательной формы в законе нет, компания вводит её своей инструкцией по делопроизводству. Реквизиты удобно оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование организации, дата, регистрационный номер, подпись.

Можно ли вести референт листы в электронном виде?

Можно, если в компании есть система электронного документооборота: карточка документа там и есть референт лист. Для бумажных документов, которые подшивают в дело, карточку печатают и кладут вместе с документом.

Сколько хранить референт листы?

Столько же, сколько документы, к которым они относятся. Сроки компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Нужна ли печать на референт листе?

Нет. Это внутренняя учётная карточка, её подписывает сотрудник, который её заполнил.

Когда карточки и описи собирают вручную

Чтобы документы учитывались сами

Референт листы, описи и журналы регистрации отнимают время у секретаря и канцелярии: каждую бумагу надо описать, передать и отметить, где она лежит.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, заполняют по ним карточки и передают исполнителю готовую запись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»