Журнал учёта материальных ценностей: образец и бланк

Журнал учёта материальных ценностей — внутренний документ компании, в котором по порядку записывают, что поступило на склад, что выдано и кому. Ниже — бланк и образец заполнения журнала выдачи ТМЦ со склада.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Склад № 1, ул. Заводская, 12

от 1 января 2026 г.

Кладовщик С. С. Сергеева

Журнал учёта материальных ценностей

выдачи товарно-материальных ценностей со склада

Записи с 1 января по 31 декабря 2026 г.

Записи ведут по порядку номеров в день, когда ценности выдали со склада. Каждая строка — одна выдача: кому, что, сколько и по какому документу.

Основание для выдачи — требование-накладная или лимитно-заборная карта, подписанные руководителем подразделения. В журнал переносят номер и дату этого документа.

Исправления заверяют подписью ответственного лица; незаполненные строки прочёркивают.

Ответственный за ведение

Кладовщик

____________ / С. С. Сергеева /

Руководитель

Директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Алексеев /

Зачем нужен журнал учёта материальных ценностей

Журнал показывает движение ценностей внутри компании: что пришло на склад, что ушло в цех или сотруднику, что осталось. По нему сверяют остатки и находят расхождения раньше, чем их покажет инвентаризация.

Обязательной формы для такого журнала закон не устанавливает. Компания сама решает, вести его на бумаге или в учётной программе, и утверждает бланк приказом руководителя. Но если журнал заменяет или дополняет первичные документы, в нём должны быть обязательные реквизиты первичного учётного документа — их перечисляет ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Какие графы включить в журнал

Номер записи по порядку и дата выдачи.
Наименование ценности, её номенклатурный номер, единица измерения.
Количество выданное и, если нужно, остаток после выдачи.
Кому выдали: подразделение, должность и фамилия получателя.
Основание: номер и дата требования-накладной, лимитно-заборной карты или другого документа.
Подпись получателя за полученную ценность.
Подпись ответственного за ведение журнала.

Как заполнять журнал выдачи ТМЦ

Заведите журнал на период. Обычно на календарный год: на обложке укажите организацию, склад или подразделение, даты начала и окончания записей и ответственное лицо.
Записывайте каждую выдачу. Строку заполняйте в день выдачи со склада: номер по порядку, дата, что и сколько выдано, кому.
Ссылайтесь на документ. В графе основания укажите номер и дату требования-накладной или другого документа, по которому отпустили ценности.
Берите подпись получателя. Получатель расписывается в журнале за то, что взял ценности; без подписи запись не подтверждает передачу.
Сверяйте с учётом. Периодически сравнивайте записи журнала с данными складского учёта и остатками, расхождения оформляйте актом.

Частые ошибки

Журнал ведут «для вида», а фактическую выдачу оформляют только накладными — тогда журнал не помогает сверять остатки.
Нет подписи получателя: непонятно, кто и когда взял ценность.
Записи вносят задним числом и без пометок об исправлении.
В журнале нет ссылки на первичный документ, поэтому выдача ничем не подтверждена.
Журнал хранят в единственном экземпляре у кладовщика и не показывают при инвентаризации.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта материальных ценностей по закону?

Обязательной формы нет. Закон 402-ФЗ требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным документом с обязательными реквизитами. Журнал — удобный внутренний регистр; компания вправе утвердить его бланк приказом и указать, какие документы он дополняет.

Чем журнал отличается от накладной?

Накладная подтверждает одну конкретную передачу ценностей и подписывается сторонами. Журнал собирает такие передачи в хронологическом порядке за период — по нему удобно смотреть историю и сверять остатки.

Можно ли вести журнал в Excel или в учётной программе?

Да. Закон не требует бумаги. Важно, чтобы записи были защищены от незаметного изменения, а при необходимости журнал можно было распечатать и заверить подписями.

Кто отвечает за ведение журнала?

Обычно кладовщик или материально ответственное лицо склада. Руководитель назначает его приказом и закрепляет обязанность в должностной инструкции или договоре о материальной ответственности.

Сколько хранить журнал?

Срок зависит от содержания и устанавливается номенклатурой дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для складских документов обычно отсчитывают срок от окончания года.

Когда журналы и накладные ведут вручную

Чтобы учёт ценностей шёл без бумажной рутины

Кладовщик тратит часы на перенос данных из накладных в журнал, а расхождения всплывают только на инвентаризации.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают накладные и требования, переносят записи в журнал и сверяют остатки, а расхождения показывают ответственному.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»