Журнал учёта лекарственных средств: образец и бланк

Журнал учёта лекарственных средств ведут там, где препараты хранят, выдают и расходуют: в аптеке, на складе, в процедурном кабинете. Ниже — бланк и заполненный образец с приходом, расходом и остатком по каждой серии.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Здоровье»

Аптечный склад, ул. Лесная, 4

Начат 11 января 2026 г.

Окончен 31 декабря 2026 г.

Журнал учёта лекарственных средств

учёт прихода, расхода и остатка по наименованиям и сериям

Записи № 1–148 за 2026 год

Учёт ведёт заведующий складом. Каждая партия вносится отдельной строкой с указанием серии, срока годности и документа поставки.

Расход списывается по требованию-накладной или рецепту, остаток выводится после каждой операции.

Исправления заверяются подписью ответственного лица с указанием даты.

Ответственный за ведение

Заведующий складом

____________ / А. С. Морозов /

Руководитель

Генеральный директор ООО «Здоровье»

____________ / В. П. Крылов /

Зачем нужен журнал учёта лекарственных средств

Журнал показывает движение каждого препарата: сколько пришло, от кого, сколько ушло и сколько осталось. По нему сверяют фактическое наличие с данными учёта и находят расхождения до того, как их обнаружит проверка.

Единой формы, обязательной для всех организаций, нет. Аптеки, склады и медицинские кабинеты ведут журнал по правилам своей отрасли и своему внутреннему порядку, а бланк утверждает руководитель организации.

Какие графы включить в журнал

Порядковый номер записи и дата операции.
Наименование препарата, лекарственная форма, дозировка.
Серия и срок годности партии.
Документ поставки: номер и дата накладной или счёта.
Приход: количество упаковок или единиц.
Расход: количество и основание — требование-накладная, рецепт, заявка подразделения.
Остаток после операции.
Подпись того, кто принял или выдал препарат.

Как заполнять журнал

Откройте журнал на год. На титульном листе укажите организацию, подразделение, даты начала и окончания записей и ответственного за ведение.
Внесите приход. Каждую поступившую партию записывайте отдельной строкой: серия, срок годности, документ поставки, количество.
Спишите расход. Выдачу препарата оформляйте документом и переносите в журнал количество и основание.
Выведите остаток. После каждой операции считайте остаток по наименованию и серии — так расхождение видно сразу.
Сверяйте и подписывайте. Периодически сверяйте записи с фактическим наличием; исправления заверяйте подписью с датой.

Частые ошибки

Партии разных серий записывают одной строкой — тогда не видно, какая именно серия израсходована.
Не указывают срок годности, и просроченный препарат остаётся в обороте незамеченным.
Расход пишут без основания: неясно, по какому документу выдали препарат.
Исправления замазывают или зачёркивают без подписи и даты.
Журнал ведут нерегулярно, записи восстанавливают задним числом — при сверке это видно.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма журнала?

Для общего внутреннего учёта организация может утвердить собственный бланк. Для препаратов, подлежащих предметно-количественному учёту, ведут специальные журналы по установленным правилам и формам.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если организация закрепила такой порядок и обеспечила защиту данных от изменений и потерь. Бумажный журнал удобнее при проверке: записи видны сразу и подписаны ответственным.

Кто подписывает журнал?

Ответственный за ведение — заведующий складом, старшая медицинская сестра, провизор — и руководитель подразделения или организации. Каждую операцию подписывает тот, кто принял или выдал препарат.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения организация устанавливает по своему перечню дел с учётом отраслевых правил. Для документов, нужных для налогового учёта, действует общее правило: пять лет.

Чем журнал на складе отличается от журнала в кабинете?

На складе учитывают партии и серии с документами поставки, в кабинете — выдачу и расход по подразделениям и процедурам. Графы похожи, но основание расхода разное.

Когда журналы и накладные собираются вручную

Чтобы учёт препаратов не держался на одной тетради

Журнал, накладные и остатки по сериям сходятся только тогда, когда их кто-то сводит каждый день. Уходит ответственный — и расхождения всплывают уже на сверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые переносят данные из накладных в журнал, сверяют остатки по сериям и показывают расхождения до проверки.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»