Калькуляция затрат на услуги: образец и бланк

Калькуляция показывает, из чего складывается цена услуги: сколько стоит труд исполнителя, материалы, накладные расходы и какая остаётся прибыль. Ниже — бланк в Word и заполненный образец расчёта к договору оказания услуг.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Заказчик: ООО «Ромашка»

Исполнитель: ИП Иванов И. И.

Услуга: сопровождение сайта, 1 месяц

Калькуляция затрат на услуги

к договору оказания услуг № 27 от 12 октября 2026 г.

16 ноября 2026 г.

Статья 1. Оплата труда исполнителей: 60 часов × 1 200 руб. = 72 000 руб.

Статья 2. Страховые взносы с выплат исполнителям: 72 000 руб. × 30 % = 21 600 руб.

Статья 3. Материалы и подряд: хостинг и домен — 4 800 руб., подрядчик-дизайнер — 15 000 руб. Итого 19 800 руб.

Статья 4. Накладные расходы: аренда, связь, программы — 9 000 руб.

Итого себестоимость: 72 000 + 21 600 + 19 800 + 9 000 = 122 400 руб. Прибыль 20 %: 24 480 руб. Цена без НДС: 146 880 руб.

Исполнитель

Индивидуальный предприниматель

____________ / И. И. Иванов /

Заказчик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Что такое калькуляция затрат на услуги

Калькуляция — расчёт, в котором затраты на услугу собраны по статьям и сведены в себестоимость, а к ней добавлена прибыль. У товара есть склад и накладные на партию, у услуги опора — время специалистов и расходы, которые нельзя отложить на склад.

Обязательной формы калькуляции закон не устанавливает. Компания утверждает свою форму в учётной политике или приложении к договору. Для внутреннего расчёта можно использовать классификацию расходов по обычным видам деятельности из ПБУ 10/99 «Расходы организации», утверждённого приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н, и отраслевые методики: перечень статей там примерный, состав затрат каждая организация определяет сама.

Какие статьи затрат включить

Оплата труда специалистов, которые оказывают услугу: часы × ставка или оклад с долей занятости на услуге.
Страховые взносы с выплат: единый тариф 30 % в пределах единой предельной базы 2 979 000 ₽ в 2026 году и 15,1 % сверх неё (п. 3 ст. 425 НК), плюс взносы на травматизм по тарифу класса риска — от 0,2 до 8,5 %.
Материалы и подряд: расходники, лицензии, хостинг, оплата привлечённых исполнителей.
Накладные расходы: аренда, связь, программы, зарплата административного персонала — та доля, что приходится на услугу.
Амортизация оборудования и программ, если они используются в работе.
Прибыль и налоги: НДС, если исполнитель его платит, и налог по применяемому режиму.

Как составить калькуляцию на услугу

Опишите единицу услуги. Решите, что считаете: час работы, месяц сопровождения, один проект, одну консультацию. Дальше все затраты приводите к этой единице.
Посчитайте время. Сколько часов специалистов уходит на единицу услуги — по факту прошлых заказов или по хронометражу, а не по ощущению.
Умножьте часы на стоимость. Ставка часа включает оклад, взносы и оплачиваемые простои. Если берёте оклад, разделите его на норму рабочих часов месяца.
Добавьте материалы и подряд. Всё, что покупаете под конкретную услугу: расходники, лицензии, работу сторонних исполнителей.
Распределите накладные. Соберите постоянные расходы за месяц и разделите на количество единиц услуги или пропорционально прямым затратам.
Добавьте прибыль и налоги. Заложите норму прибыли — процент от себестоимости или сумму, — а сверху посчитайте налог по своему режиму. Получится цена для договора.
Сверьте с рынком. Сравните цену с тем, что берут конкуренты за такую же услугу. Если ваша выше — проверьте, нет ли лишних накладных; если ниже — не забыли ли прибыль.

Калькуляция к договору оказания услуг

К договору калькуляцию прикладывают, когда цена зависит от объёма работ или стороны хотят зафиксировать состав затрат. По п. 1 ст. 432 ГК существенным для договора оказания услуг остаётся предмет: какие именно услуги и в каком объёме. Калькуляция помогает описать объём — перечень работ, часы, материалы — и служит приложением, на которое ссылается текст договора.

Если цена твёрдая, калькуляция остаётся внутренним документом: заказчику её не показывают, чтобы не раскрывать маржу. Если цена складывается из затрат плюс вознаграждение, калькуляцию подписывают обе стороны, а в договоре пишут, как пересматривают цену при изменении объёма.

Частые ошибки

В калькуляцию не попали страховые взносы — себестоимость занижена на треть от фонда оплаты труда.
Накладные расходы распределили «на глаз», и одни услуги дотируются за счёт других.
В цену заложили прибыль, но забыли налог по режиму: после уплаты остаётся меньше, чем планировали.
Считают часы по нормативу, а по факту работа занимает вдвое больше — цена не покрывает труд.
Калькуляцию составили один раз и не пересматривают, хотя выросли ставки и аренда.

Частые вопросы

Обязательна ли калькуляция для услуг?

Нет. Закон не требует калькуляции для каждой услуги. Она нужна для внутреннего управления ценой и становится обязательной, если её требует договор, госзаказчик или отраслевое регулирование тарифов.

Чем калькуляция отличается от сметы?

Смета — расчёт стоимости по конкретному объекту или проекту с перечнем работ и объёмов, часто по нормативным расценкам. Калькуляция считает себестоимость единицы услуги по статьям затрат. Смету обычно составляют для строительства и ремонта, калькуляцию — для регулярных или типовых услуг.

Что такое калькуляционная единица?

Единица, на которую считают затраты: час, день, месяц, один заказ, одна консультация. Выбирают ту, в которой услугу продают, чтобы цена и расчёт совпадали.

Как заложить прибыль в цену услуги?

Двумя способами: процентом от себестоимости или целевой суммой на месяц. Первый проще для расчёта, второй точнее показывает, сколько нужно заработать. Норму прибыли закон не устанавливает — её определяет владелец, оглядываясь на рынок и загрузку.

Нужно ли включать в калькуляцию НДС?

НДС с продажи показывают отдельной строкой после цены без налога. Налог к уплате рассчитывают с учётом доступных вычетов. Входной НДС, который нельзя принять к вычету, в предусмотренных законом случаях учитывают в стоимости приобретений. На упрощённой системе НДС может не быть, но с 2026 года при доходе выше 20 млн ₽ за прошлый год плательщик УСН выбирает спецставку 5 или 7 % либо общие ставки.

Сколько хранить калькуляции?

Срок зависит от того, к чему относится документ: калькуляции к договорам хранят вместе с договорами по правилам бухгалтерского и налогового учёта, обычно не меньше пяти лет после года использования. Точный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Читать в журнале

Когда расчёт цены повторяется под каждого клиента

Чтобы калькуляции собирались сами

Калькуляция на каждую услугу и каждого заказчика отнимает часы: надо свести часы, ставки, материалы и накладные, проверить, что ничего не забыто, и переложить в договор.

Я настраиваю ИИ-агента, который собирает калькуляцию по вашей форме из данных CRM и табеля, сверяет суммы и приносит готовый расчёт на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»