Уведомление об отсутствии вакантных должностей при сокращении: образец

Уведомление об отсутствии вакансий подтверждает, что работодатель выполнил обязанность предложить сокращаемому сотруднику другую работу. Ниже — заполненный образец и пустой бланк в Word.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

УВЕДОМЛЕНИЕ

об отсутствии вакантных должностей в организации

16 ноября 2026 г. № 27

Кому: ведущему инженеру Смирнову Андрею Викторовичу, г. Москва, ул. Лесная, д. 12, кв. 45.

Уважаемый Андрей Викторович!

Приказом от 10 ноября 2026 г. № 64-к занимаемая вами должность ведущего инженера сокращается с 20 января 2027 года по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ.

На дату составления уведомления в ООО «Ромашка» нет вакантных должностей, которые соответствуют вашей квалификации, а также вакантных нижестоящих должностей и нижеоплачиваемой работы, которую вы могли бы занимать с учётом состояния здоровья.

Перечень должностей и профессий, которые есть в штатном расписании на 16 ноября 2026 г., прилагаю.

Если до дня увольнения в организации появятся подходящие вакансии, они будут предложены вам в течение всего срока предупреждения о сокращении.

Уведомление составлено в двух экземплярах: один вручается работнику, второй хранится в личном деле.

Генеральный директор

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

С уведомлением ознакомлен

Ведущий инженер

____________ / А. В. Смирнов /

Зачем нужно уведомление об отсутствии вакансий

При сокращении численности или штата работодатель обязан предложить сотруднику другую работу, которую тот может выполнять с учётом квалификации и состояния здоровья. Это правило части 3 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Предлагать надо и нижестоящие должности, и нижеоплачиваемую работу, если она есть в организации в данной местности.

Уведомление об отсутствии вакансий фиксирует, что обязанность выполнена: подходящих должностей на дату его составления нет. Документ подшивают к приказу о сокращении вместе с самим предложением вакансий. Без него в споре суд может решить, что работодатель не предлагал перевод, и восстановить сотрудника.

Что указать в уведомлении

Наименование организации и место составления.
Должность, фамилию, имя, отчество работника и его адрес.
Название документа, дату и регистрационный номер.
Реквизиты приказа о сокращении: дату, номер и должность, которую сокращают.
Правовое основание: п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Формулировку об отсутствии подходящих вакансий: и по квалификации, и нижестоящих, и нижеоплачиваемых.
Ссылку на штатное расписание на дату составления.
Обещание предлагать вакансии, если они появятся до дня увольнения.
Подпись руководителя и отметку об ознакомлении работника.

Как оформить и вручить уведомление

Проверьте штатное расписание. Возьмите действующее штатное расписание на дату уведомления и убедитесь, что свободных должностей действительно нет.
Составьте уведомление. Заполните шапку, данные работника, реквизиты приказа о сокращении и формулировку об отсутствии вакансий.
Вручите под подпись. Отдайте работнику экземпляр и попросите поставить дату и подпись на вашем экземпляре.
Зафиксируйте отказ. Если работник отказался подписывать, составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей и прочитайте уведомление вслух.
Отправьте по почте. Если работник не пришёл или уклоняется, направьте уведомление заказным письмом с описью вложения на адрес из личного дела.
Повторяйте до дня увольнения. Если вакансии появятся, предложите их отдельным уведомлением в течение всего срока предупреждения.

Частые ошибки

Указывают только отсутствие должностей по квалификации и забывают про нижестоящие и нижеоплачиваемые — суд считает обязанность невыполненной.
Составляют уведомление один раз в начале срока предупреждения и больше не проверяют вакансии: к дню увольнения они могли появиться.
Не вручают документ под подпись и не фиксируют отказ актом — доказать выполнение обязанности нечем.
Берут штатное расписание не на дату уведомления, а старое, и в нём остаются открытые ставки.
Предлагают вакансии в другой местности, хотя закон этого не требует, и тем самым создают путаницу в документах.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель предлагать вакансии в других городах?

Нет. Часть 3 статьи 81 ТК РФ требует предлагать вакансии в данной местности. Вакансии в других населённых пунктах предлагают, только если это записано в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре.

Сколько раз нужно составлять уведомление об отсутствии вакансий?

Столько, сколько раз за срок предупреждения проверяют вакансии. Надёжный порядок — уведомить при вручении предупреждения о сокращении и повторно перед днём увольнения. Если вакансия появилась, её предлагают отдельным документом.

Что делать, если работник отказался подписывать уведомление?

Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей, укажите дату, время и суть отказа. Прочитайте уведомление работнику вслух и отметьте это в акте. Такой акт вместе с уведомлением подтверждает, что обязанность выполнена.

Можно ли отправить уведомление по почте?

Да, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес работника из личного дела. Датой вручения тогда считают дату, указанную в уведомлении о вручении, а если письмо вернулось — дату возврата.

Нужно ли знакомить работника со штатным расписанием?

Закон этого не требует. Достаточно указать в уведомлении, что перечень должностей из штатного расписания на дату составления приложен, и приложить выписку. Если работник просит ознакомиться, отказ может быть истолкован против работодателя.

Когда сокращение превращается в кипу бумаг и риск суда

Чтобы документы по сотрудникам собирались без ручной работы

Каждое уведомление, предложение вакансий и акт надо подготовить вовремя, вручить под подпись и сохранить доказательства. В потоке увольнений это занимает дни и легко упустить срок.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные из кадровой системы и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»