Образец обложки личного дела работника

Личное дело заводят на каждого работника, чтобы собрать в одной папке трудовой договор, заявление о приёме, приказы, копии документов об образовании и другие кадровые документы. Обложка — первый лист папки. По ней дело идентифицируют: чьё оно, из какого подразделения, когда начато и закончено, сколько листов и сколько хранится.

Без обложки папки в архиве не различить: одинаковые скоросшиватели с документами разных людей легко перепутать. Обложка связывает дело с работником и с номенклатурой дел организации.

Дело по личному составу — это папка с кадровыми документами, сгруппированными по видам: приказы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки, лицевые счета. Обложка такого дела оформляется по тем же правилам, что и обложка личного дела, но заголовок шире: вместо ФИО одного работника указывают вид документов и период, например «Приказы по личному составу за 2026 год».

На обложке дела по личному составу указывают название организации, подразделение (если дело ведётся по подразделению), номер дела по номенклатуре, заголовок, крайние даты, количество листов и срок хранения. Срок хранения определяют по виду документов и соответствующей статье перечня. Например, приказы о приёме и увольнении хранят 50 или 75 лет, а приказы о ежегодных отпусках обычно пять лет.