Служебная записка на командировку: образец и бланк

Служебная записка на командировку — внутренний документ, которым руководитель подразделения или сам сотрудник просит направить его в поездку и обосновывает расходы. Ниже — бланк в Word и образец заполнения: поездка на выставку в другой город.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о направлении в командировку

16 ноября 2026 г. № 21

С 24 по 26 ноября 2026 года в Казани проходит выставка оборудования для пищевой промышленности. Наша компания участвует в ней впервые, стенд оплачен. Без представителя отдела продаж переговоры с тремя потенциальными клиентами, которые подтвердили встречу, провести некому.

Прошу направить в командировку в Казань менеджера отдела продаж С. А. Кузнецова сроком на 4 календарных дня — с 23 по 26 ноября 2026 года. Цель поездки — работа на стенде и переговоры с клиентами. Ориентировочные расходы: проезд 12 000 рублей, проживание 9 000 рублей, суточные по норме компании. Аванс прошу выдать 20 ноября.

Приложение: программа выставки и список встреч на 2 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на командировку

Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. На это время за ним сохраняется средний заработок (ст. 166 и 167 ТК РФ).

Служебная записка — необязательный документ: направить сотрудника можно и одним приказом. Но записка помогает объяснить, зачем ехать и сколько это стоит, до того как руководитель подпишет приказ и бухгалтерия выдаст аванс. Если записки в компании пишут часто, порядок закрепляют в положении о командировках и знакомят с ним работников под подпись.

Что указать в записке

Адресата: руководителя компании или того, кто решает вопрос о поездке.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название документа и заголовок к тексту: о направлении в командировку.
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
Кого направляют: фамилию, имя, отчество и должность сотрудника.
Место командировки, цель и срок — с какого по какое число.
Ориентировочные расходы: проезд, проживание, суточные, когда нужен аванс.
Приложения: программа мероприятия, приглашение, смета, переписка с принимающей стороной.
Подпись автора с расшифровкой.

Как написать служебную записку на командировку

Определите, кто пишет. Обычно записку составляет руководитель подразделения на имя руководителя компании. Сотрудник может написать её сам, если так принято в компании или если поездку инициирует он.
Объясните причину. Первый абзац — факты: какое событие или задача требуют поездки, почему без сотрудника не обойтись, какие сроки.
Назовите сотрудника, место и срок. Фамилия, имя, отчество, должность, город, даты — чтобы приказ можно было подготовить без переспросов.
Посчитайте расходы. Проезд, проживание, суточные — ориентировочно, с датой, к которой нужен аванс. Точные суммы подтверждают билетами и счетами уже после поездки.
Приложите подтверждения. Приглашение, программа выставки, переписка с клиентом — всё, что объясняет необходимость поездки.
Подпишите и передайте. Передайте записку адресату или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Нет цели поездки: указан только город и даты, и руководителю непонятно, зачем ехать.
Не указан сотрудник или указан без должности — приказ приходится готовить после уточнений.
Расходы названы одной суммой без разбивки на проезд, проживание и суточные.
Записку путают с приказом: записка только предлагает поездку, а направляет в командировку приказ руководителя.
Записка написана после поездки: расходы без предварительного согласования вызывают вопросы у бухгалтерии и проверяющих.

Частые вопросы

Обязательна ли служебная записка на командировку?

Нет. Закон требует приказа о направлении в командировку и отчёта о расходах. Записка — внутренний документ, который помогает обосновать поездку и расходы до приказа; компания сама решает, нужна ли она.

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладная сообщает руководителю о событии или нарушении, служебная — просит или предлагает решение. Строгого деления в законе нет: разницу задаёт инструкция по делопроизводству компании. По поездке чаще пишут служебную записку, хотя в обиходе её могут называть докладной.

Можно ли написать «прошу командировать меня»?

Можно, если сотрудник пишет о себе. Тогда в тексте называют его должность, место и срок поездки, цель и расходы — так же, как в записке от руководителя подразделения.

Чем записка отличается от рапорта?

Рапорт — документ воинского и служебного обихода, его пишут по установленной форме в силовых структурах. В обычной компании поездку оформляют служебной запиской, если внутренние правила не требуют другой формы.

Нужно ли прикладывать смету расходов?

Закон этого не требует, но смета или разбивка по статьям помогает руководителю принять решение, а бухгалтерии — выдать аванс. После поездки расходы подтверждают билетами, счетами и отчётом.

Сколько хранят служебные записки о командировках?

Срок зависит от содержания: записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Когда записки, заявки и согласования съедают рабочий день

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Записки о поездках, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждую надо прочитать, сверить с бюджетом и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по бюджету и приносят руководителю уже готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»